Organizowanie rodzinnej pracy papierkowej w 2019 roku: prosty system
Czy stosy papieru doprowadzają cię do szaleństwa?
Może zastanawiasz się nad najlepszym sposobem przechowywania całego tego papieru. Jakie papiery powinieneś zachować, a które możesz bezpiecznie poddać recyklingowi? Pozwól mi poświęcić chwilę i porozmawiać o organizowaniu papierkowej roboty.
Wszystkie te pytania znajdują się w tym mega poście o tym jak zorganizować papierkową robotę, taką jak rachunki i pliki.
Jedną z największych przeszkód w organizacji, jest papierkowa robota.
Faktury, poczta, szkolne prace i inne papiery trafiają do naszych domów codziennie. Jeżeli ty no utrzymujesz na wierzchu to, papierkowa robota może szybko zostać bałaganem! Nienawidzę tych papierów piętrzących się na moim blacie – doprowadza mnie to do szału! Ty też?
Przy okazji, linki afiliacyjne są obecne w tym poście.)
Dlatego właśnie podążam za systemem, aby utrzymać moją papierkową robotę zorganizowaną.
Mam dwa proste wymagania dla mojego systemu papierkowej roboty:
Łatwy w utrzymaniu.
Jeśli nie jest to proste i wygodne (jak super łatwe) dla mnie, aby nadążyć za papierkową robotą, zignoruję ją.
To utrudni mi życie w dół drogi (być może przegapione rachunki, przegapione powiadomienia o szkole, itp.) To jest moja motywacja, aby utrzymać się na szczycie naszej papierkowej roboty!
Pozwól mi łatwo znaleźć to, czego potrzebuję później.
Jeśli będę musiał spędzić dużo czasu przekopując się przez stos papierów lub kilka folderów, aby znaleźć coś później, mój system będzie bezużyteczny i ignorowany.
Wygoda jest ogromnym wymogiem w każdym systemie i ten nie jest wyjątkiem. Kiedy jestem gotowy do zrobienia mojego rocznego podsumowania finansowego, zebranie potrzebnych papierów zajmuje tylko minutę.
Przy tych dwóch celach, oto czym mój system papierkowej roboty NIE jest:
Ten system papierkowej roboty NIE jest w 100% elektroniczny.
Płacę większość naszych rachunków online i trzymam trochę „papierkowej roboty” online (więcej o tym później), ale nie spędzam czasu skanując rachunki lub paragony. Wiem, że niektórzy ludzie radzą sobie dobrze z systemem 100% bez papieru, ale to nie jest dla mnie.
Ten system nie jest idealny.
Mój system nie jest ładny. To nie jest warte Pinteresta!
Nie obchodzi mnie, czy papierkowa robota jest idealnie posegregowana, czy wszystkie moje pliki są oznaczone kolorami. Ja ręcznie piszę etykiety na moich plikach. Mój planer może mieć zbyt wiele papierów przypiętych do niego w danym dniu.
Jasne, ładny system segregowania lub pasujące tace na papiery byłyby świetne, ale nie jest to dla mnie priorytet, więc nie pozwalam, aby mnie pogrążały. Moim priorytetem jest prostota: proste do złożenia, proste do odzyskania.
Oto jak ja radzę sobie z całą tą papierkową robotą.
Przyszła poczta i papiery są sortowane tak szybko jak wchodzą do domu. Zajmuje to tylko kilka minut dziennie i w ten sposób nic się nie gubi ani nie zapomina, dopóki nie jest za późno.
Papiery trafiają w jedno z 4 miejsc:
Kosz na śmieci
(Kiedy masz wątpliwości, wyrzuć to!) Zazwyczaj nie trzymam zabłąkanych katalogów, które przychodzą. Poczta śmieciowa jest natychmiast wyrzucana. (Zmniejsz ilość wiadomości-śmieci tutaj)
Poczta dla mojego męża trafia do pojemnika zarezerwowanego dla niego w kuchni.
(Wskazówka: recykling kopert na tym etapie, również, aby zmniejszyć ilość papieru.)
Mój planista
Bills i inni papiery wymagające mój uwagę dostają spinający inside mój planista. I also usually jot a note on my running to-do list to attend to said item.
If it’s a bill that isn’t due for a while, I’ll create a reminder in my Google calendar so I won’t forget.
I try to process any papers that need my attention immediately. Może to być zapłacenie małego rachunku (poprzez płatność online), podpisanie pozwolenia lub wprowadzenie paragonu do mojego oprogramowania budżetowego.
Jeśli mogę to zrobić w minutę lub dwie, załatwię to teraz.
Przechowywanie (Tymczasowe / Stałe)
W tym momencie pozostały mi tylko papiery, które wymagają archiwizacji. Rozróżniam dwa rodzaje archiwizacji – tymczasową i stałą.
- Przechowywanie tymczasowe
Niektóre papiery muszą być przechowywane przez krótki czas (harmonogram wolontariatu, zaproszenie na imprezę, itp.)
Tego rodzaju rzeczy mogą być zaklejone taśmą w szafce (nasza lodówka nie jest magnetyczna, inaczej bym je tam powiesił).
Inne rzeczy zostają schowane w moim planerze, dopóki ich nie potrzebuję lub nie mogę się ich pozbyć (zazwyczaj podczas mojego cotygodniowego przeglądu, kiedy szybko przeglądam wszystkie papiery w planerze).
Inne papiery muszą być przechowywane bezterminowo. Obejmuje to zapłacone rachunki, dokumenty medyczne, rachunki za duże zakupy, itp. Te papiery mają tymczasowy dom w schowku w kuchni. (To musi być wygodne, pamiętasz?)
- Długoterminowe wypełnianie
Kiedy schowek się zapełnia, jest to dla mnie sygnał, aby poświęcić kilka minut na złożenie tych papierów na stałe. Zabieram stos na górę do pokoju szkolnego, gdzie trzymam kilka plastikowych pudełek (jak to).
Mogę złożyć pozostałe papiery w kilka minut.
Teraz mój system jest uporządkowany i gotowy na więcej papierkowej roboty.
Tylko kilka minut dziennie utrzymuje ten system w porządku. To może brzmieć jak wiele kroków, ale to naprawdę zajmuje tylko minutę lub dwie na co dzień, a potem może 5-10 minut raz w tygodniu lub tak, aby system działał sprawnie (i utrzymać tymczasowy schowek przed przepełnieniem).
Martha Stewart zaleca scentralizowanie swojej papierkowej roboty dla wygody.
Jak podzielić swoją papierkową robotę na kategorie
Aby złożyć swoje papiery, wybierz kategorie, które pozwolą ci łatwo znaleźć rzeczy później, a także utrzymać względny porządek.
Ja mam standardowy zestaw kategorii i mogę dodać nowy folder (i kategorię) w zależności od tego, co papierkowa robota musi być przechowywana.
Moje standardowe kategorie segregowania:
- Pokwitowania i gwarancje – duże zakupy
- Pokwitowania i gwarancje – małe zakupy (przechowuję tylko pokwitowania, do których mogę chcieć mieć dostęp później)
- Medyczne – rachunki (oddzielnie według osób, jeśli to konieczne)
- Medyczne – zapisy (oddzielnie według osób, jeśli to konieczne)
- Płatności za media i dokumenty (upewnij się, że negocjujesz najlepsze stawki na te rachunki)
- Zeznania podatkowe – bieżący rok
- Papier podatkowy
- Wyciągi z hipoteki i papiery
- Papier domowy (dopóki nie zostanie zebrany do teczki na koniec roku)
- Papier domowy (dopóki nie zostanie zebrany do teczki na koniec roku)
- Papier na koniec roku)
- Dokumenty dotyczące utrzymania domu
- Instrukcje obsługi urządzeń (przechowywane w osobnym pudełku ze względu na ich dużą ilość)
- Oficjalne dokumenty (akty urodzenia, tytuły samochodowe, kopie paszportów, itp.)
- Polisy ubezpieczeniowe na życie
- Ubezpieczenie samochodu, dokumentacja serwisowa i dokumenty rejestracyjne
- Pamiątki – przechowuję wiele osobistych listów, które otrzymuję – mam miękkie miejsce w moim sercu dla osobistych listów napisanych na fizycznym papierze!
Papiery, których nie przechowuję
- Wyciągi z banków i kart kredytowych – bilansuję moje konta co najmniej raz w miesiącu i zawsze mam dostęp do moich wyciągów online.
- Większość codziennych rachunków – po wprowadzeniu ich do moich kont, są one wyrzucane.
- Katalogi – nie lubię pozwalać, aby tego typu rzeczy się gromadziły. Uważam, że katalogi po prostu sprawiają, że ja (i moja rodzina) jesteśmy niezadowoleni z tego, co już mam.
- Kartki – wszelkie kartki, które otrzymujemy są wyświetlane w kuchni przez kilka dni, a następnie poddawane recyklingowi.
Klucze do tego, aby ten system pracował dla Ciebie:
- Mieć wyznaczone miejsce na rzeczy, szczególnie jedno dla innych ludzi, którzy również otrzymują papierkową robotę w twoim domu.
- Robić „małe” rzeczy natychmiast. Jest o wiele przyjemniej dotknąć tych rzeczy tylko raz i pozbyć się ich z drogi.
- Mieć system przypominania na miejscu dla rzeczy, z którymi nie radzisz sobie od razu.
- Mieć prosty, stały system segregacji. Kartonowe pudełko bankierskie i kilka folderów manilowych będzie działać dobrze.
Niektóre papiery JEST lepiej przechowywać elektronicznie.
Przechowywanie wielu moich papierów i prowadzenie rejestrów online jest ogromną pomocą w minimalizowaniu fizycznej papierkowej roboty. (Stay tuned for a future post on what records I do keep online.)
Co z zarządzaniem papierami szkolnymi dzieci?
Przechowuję wybór prac szkolnych dla naszego portfolio domowego. Dwoje z moich dzieci jest teraz w szkole, więc przechowuję tylko kilka ich prac tygodniowo, na wypadek gdybyśmy musieli spędzić nad czymś dodatkowy czas.
Wszystkie zawiadomienia ze szkoły są od razu podpisywane i wkładane z powrotem do plecaków na następny dzień. Ważne daty są zaznaczone w kalendarzu.
A co z tymi wszystkimi papierowymi rękodziełami, które dzieci tworzą?
Jestem okropną mamą w tej dziedzinie 🙂
Zazwyczaj przyklejam taśmą jedno lub dwa najnowsze dzieła w kuchni, a resztę poddaję recyklingowi. Moje dzieci nie wydają się tym przejmować – dla nich zabawa jest naprawdę w procesie, a nie w efekcie końcowym.
Jeśli mają coś, z czego są szczególnie dumne, możemy powiesić to w ich pokoju, złożyć na przechowanie lub po prostu zrobić zdjęcie i oddać do recyklingu.
Domowa robota papierkowa jest jak pranie.
Odnawia się codziennie! Upewnij się, że masz system na miejscu, aby utrzymać ją pod kontrolą.