Outlook Forms: Jak tworzyć wypełnialne formularze w Microsoft Office 2016 / 2019?

Uwaga: Treść tego postu dotyczy Office 2019,2016, 2013, 2010; wersji desktopowych i Office 365; Windows 10, 8 i 7;

Post updated on: Maj 2020

Oto pytanie od Deanne:

Pracuję w branży Retail. Używam programu Outlook do zarządzania moimi informacjami kontaktowymi. Jestem bardzo zadowolony z Outlooka jako mojego menedżera kontaktów, ale wyraźnie potrzebuję możliwości zwiększenia podstawowych możliwości formularza kontaktowego. Moim wymaganiem jest możliwość dodania kilku pól, które pozwolą mi przechowywać linki do profili mediów społecznościowych każdego z moich kontaktów. Krótko mówiąc, chyba mam kilka pytań: Po pierwsze, jak zrobić przyciski pozycji menu, które pozwolą mi na interakcję z formularzami Outlooka, a po drugie: jak faktycznie iść naprzód i stworzyć lub zmodyfikować mój formularz kontaktowy. Wszelkie podpowiedzi są bardzo mile widziane. Dzięki!

W tym poście, nauczymy Cię jak możesz łatwo tworzyć niestandardowe, wypełnialne formularze użytkownika w Microsoft Outlook. Dostosujemy formularz Kontakt jako przykład, jednakże proces ten jest w pełni możliwy do zastosowania dla emaili, zadań, zapytań o zadania, zaproszeń na spotkania, wpisów w dzienniku i tak dalej.

Zacznijmy.

Praca z formularzami w Outlooku nie jest szczególnie trudna. Outlook dostarcza kilka predefiniowanych szablonów, a podstawową ideą jest dostosowanie tych szablonów do twoich potrzeb.

Tworzenie własnych formularzy Outlooka

Oto proces wstawiania i edycji formularzy użytkownika Outlooka:

1. Ustaw swoją zakładkę Outlook Developer.
2. Otwórz istniejący formularz Outlooka.
3. Modyfikuj formularz tak, aby zawierał Twoje własne pola w razie potrzeby.
4. Zapisz swój własny formularz użytkownika.
5. Dokładnie przetestuj swoją pracę.
6. Podziel się z innymi użytkownikami Outlooka w swoim miejscu pracy lub grupie, aby mogli korzystać z użytecznego formularza, który właśnie stworzyłeś :-).

Formularze Outlooka: Szczegółowy przykład

Microsoft Outlook dostarcza ładną kolekcję formularzy związanych z głównymi obiektami Outlooka, które możesz wybrać i rozpocząć proces tworzenia formularzy. Jest to bardzo przydatne, ponieważ nie chcemy wymyślać koła na nowo. W tym tutorialu, po prostu pójdziemy dalej i rozszerzymy już istniejący formularz Kontakty przechowywany w twojej standardowej bibliotece formularzy.

Specjalnie, skupimy się na tym jak dostosować formularz Kontakty. Dla wygody, założymy, że będziesz chciał zarządzać następującymi informacjami o mediach społecznościowych dla swoich kontaktów:

• ProfilLinkedIn
• Profil Twitter
• Profil Facebook
• Grupa Facebook

A oto jak będzie wyglądał nasz niestandardowy formularz użytkownika Outlooka:

Krok 0: Konfiguracja zakładki Developer

Jak zauważył czytelnik powyżej, zanim zaczniemy pracę z naszymi niestandardowymi formularzami Outlooka, musimy włączyć tzw. zakładkę Developer. Pozwoli nam to na dostęp do możliwości Outlooka, których potrzebujemy do stworzenia naszych własnych formularzy.

Jak to zrobić:

1. Po pierwsze, otwórz Microsoft Outlook.
2. Teraz kliknij prawym przyciskiem myszy na Wstążkę i wybierz Dostosuj Wstążkę.

1. Kliknij na pole wyboru Deweloper i wybierz OK.

1. Zauważysz teraz nowo dodaną zakładkę Deweloper na wstążce.

Krok 1: Otwórz swój istniejący formularz

1. Na wstążce Outlooka, przejdź do menu Deweloper.
2. Teraz przejdź do przodu i naciśnij Design a form.
3. W polu Look In box upewnij się, że wybrana jest biblioteka Standard Forms.
4. Wybierz formularz Contact.
5. Hit Open.
6. Teraz przejdziemy do modyfikacji istniejącego formularza Contact.
7. Zauważysz, że nasz formularz został otwarty w widoku Design View.
8. W następnym kroku, dodamy kilka nowych pól do przechowywania informacji Social Media naszego kontaktu.

Krok 2: Dodaj niestandardowe pola formularza

W tym kroku, pójdziemy dalej i utworzymy niestandardowe pola formularza (kolumny0 dla informacji Social Media.

• W grupie Narzędzia wstążki, naciśnij przycisk Wybór pola.
• Otworzy się okno dialogowe.Na dole okna dialogowego Wybór pól, naciśnij Nowy.

• Utwórz pierwszą nową kolumnę, nazwij ją LinkedIn, wybierz Typ = Tekst i Format = Tekst, jak pokazano poniżej.

• Teraz powtórz powyższy proces dla kolejnych 3 pól: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Zauważysz swoje nowe pola w sekcji User defined fields in folder, jak pokazano poniżej:

Krok 3: Dodaj niestandardową stronę formularza

W tym kroku dodamy niestandardową stronę do formularza kontaktowego. Na tej stronie będziemy przechowywać pola profilu Social Media.

1. Teraz przejdź dalej i naciśnij (P.2) obok zakładki Ogólne, jak pokazano poniżej.

1. Teraz na wstążce kliknij przycisk Strona i wybierz Zmień nazwę strony.

1. W polu Nazwa strony wpisz Social Media i kliknij OK.
2. Następnie przeciągnij cztery pola z pola Wybierz pole na swoją stronę mediów społecznościowych i ustaw je tak, jak pokazano poniżej:

1. Uwaga: Aby wyrównać swoje pola niestandardowe, po prostu je zaznacz (upewnij się, że nacisnąłeś przycisk CTRL, gdy zaznaczasz je wszystkie), a następnie wykonaj prawy przycisk myszy i kliknij Wyrównaj, a następnie wybierz kierunek wyrównania.
2. Jako część rozwoju formularza powinieneś okresowo sprawdzać swoją pracę. Najlepszym sposobem na to jest kliknięcie przycisku Uruchom ten formularz. To pokaże Ci jak Twoja praca będzie wyglądała dla użytkownika.

Krok 4: Zapisz formularz Outlooka

Jak widziałeś wcześniej, Twój zmodyfikowany formularz kontaktowy jest nadal w trybie Design Mode. Jeśli chcesz zacząć go używać, powinieneś opublikować go w swojej bibliotece formularzy. W zależności od posiadanych uprawnień, możesz udostępnić go do własnego użytku lub pozwolić na korzystanie z niego innym pracownikom w Twojej organizacji.

1. Z twojej wstążki kliknij przycisk Publikuj.
2. Wybierz opcję Publikuj formularz jako….
3. Pod Display Name wpisz ContactFormSocial
4. Hit Publish.

Uwaga użytkownika zaawansowanego: Twój formularz zostanie zapisany jako plik .oft w katalogu AppData w katalogu domowym:: \\\Microsoft\Templates.

Krok 5: Wypróbuj swój nowy formularz

Jesteśmy prawie na miejscu. Teraz nadszedł czas, aby przejść dalej i wypróbować naszą pracę.

1. Otwórz zakładkę Kontakty w Outlooku.
2. Wybierz Nowe elementy.
3. Wybierz Formularze niestandardowe.
4. Wybierz swój wpis ContactFormSocial.
5. Wybierz przycisk Social Media na wstążce (właśnie go dodałeś w poprzednim kroku ;-))
6. Voila' – zrobione!

Krok 6: Użyj domyślnie swojego nowego formularza kontaktowego

Jeśli jesteś zadowolony z rezultatów swojej pracy, możesz ustawić swój nowy formularz jako domyślny formularz kontaktowy w Microsoft Outlook. Zrób to jednak dopiero po przejściu całego poradnika, gdyż w innym przypadku ten krok jest nieistotny.

Postępuj następująco:

1. Przejdź do zakładki Kontakt.
2. Podświetl folder biblioteki Kontakty (domyślnie nazywa się Kontakty).
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości.
4. W zakładce Ogólne, wybierz nazwę swojego formularza (w naszym przypadku ContactFormSocial) w polu Przy wysyłaniu do folderu.
5. Wciśnij OK.

Szablony formularzy spotkań w Outlooku

Jeśli szukasz bardziej dogłębnego tutorialu, odwiedź ten szczegółowy przykład projektu szablonu emaila i spotkania dla Outlooka (dotyczy zarówno Windows jak i macOSX)

Gdzie znaleźć moje szablony Outlooka?

Kilku czytelników miało problemy ze znalezieniem miejsca przechowywania ich niestandardowych formularzy użytkownika dla programu Outlook.

Domyślnie lokalizacja znajduje się pod kontem użytkownika. W Windows 10 /8 lub 7 będzie to więc prawdopodobnie: C:users<twoja_nazwa_użytkownika>AppDataRoamingMicrosoftTemplates.