Pięć elementów skutecznej komunikacji:
Podstawowe elementy komunikacji
Prosto, możemy zdefiniować komunikację jako „dzielenie się pomysłami lub uczuciami z innymi”. Komunikacja ma miejsce, gdy jedna osoba przekazuje informacje i zrozumienie drugiej osobie. Mamy do czynienia z komunikacją, kiedy odpowiadamy lub słuchamy kogoś. Ruchy warg, machanie rękami lub mrugnięcie okiem mogą przekazać więcej znaczeń niż nawet słowa pisane lub mówione. Podstawowe elementy procesu komunikacji to komunikator, odbiorca, komunikat, kanał i informacja zwrotna.
– Komunikator to nadawca, mówca, wydawca lub pisarz, który zamierza wyrazić lub wysłać komunikat.
– Odbiorca komunikatu to odbiorca, dla którego komunikat jest przeznaczony. Odbiorca komunikatu otrzymuje informację, zlecenie lub wiadomość.
– Komunikat, który jest również znany jako przedmiot tego procesu, tj. treść listu, przemówienia, zlecenia, informacji, idei lub sugestii.
– Kanał komunikacyjny lub media, przez które nadawca przekazuje informację i zrozumienie odbiorcy. Działa jako połączenie między komunikatorem a odbiorcą, tj. poziomy komunikacji lub relacje, które istnieją między różnymi osobami lub działami organizacji.
– Informacja zwrotna, która jest niezbędna, aby komunikacja była udana. Jest to efekt, odpowiedź lub reakcja przekazywanych informacji na komunikator.
Po pierwsze, komunikator rozwija dokładną ideę na temat pojęć, przekonań lub danych, które chce przekazać. Następnie przekłada ideę na słowa, symbole lub inną formę wiadomości, którą spodziewa się, że odbiorca zrozumie. Komunikator wybiera odpowiednie medium do przekazania wiadomości. Wiadomość jest następnie odbierana przez komunikatora. Komunikator działa na podstawie przekazu, tak jak go zrozumiał. Wreszcie, skuteczność komunikacji jest oceniana poprzez reakcję lub informację zwrotną. Jeśli komunikacja przynosi pożądane zmiany w działaniach, mówi się, że jest to udana komunikacja.
1. PODEJŚCIE
Czas komunikacji; wybór medium; ton i punkt widzenia (perspektywa, postawa i stosunek do odbiorców, cel i materiał); rozpoznanie odbiorców (orientacja na czytelnika i pisarza); prezentacja bezpośrednia i pośrednia (porządkowanie dowodów i wniosków); strategie perswazyjne i odwołania retoryczne (logos, patos, etos)
Punkty kontrolne:
□Czas i wybór medium są odpowiednie do celu, odbiorców i materiału.
□Ton jest odpowiedni do celu, odbiorców i materiału.
□Materiał jest odpowiedni dla czytelnika (zainteresowania i obawy czytelnika są rozpoznane).
□Wnioski są przedstawione bezpośrednio (wniosek jako pierwszy, dowód jako ostatni) dla przychylnej publiczności, pośrednio (dowód jako pierwszy, wniosek jako ostatni) dla niesympatycznej lub wrogiej publiczności.
□Strategia perswazyjna zawiera mieszankę podejść retorycznych (odwołania do logiki, uczuć i etyki lub wiarygodności).
2. ROZWÓJ
Organizacja (logiczny układ i kolejność); dowody i wsparcie (adekwatność, specyficzność, dokładność i wystarczalność szczegółów); znajomość tematu i materiału; jakość percepcji, analizy i wglądu
Punkty kontrolne:
□Materiał jest ułożony w logiczną i spójną sekwencję.
□Konkluzja lub zakończenie podsumowuje argumentację i określa działania, które należy podjąć.
□Przykłady są istotne, konkretne, szczegółowe, wystarczające i przekonujące.
□Cytaty wspierają argumentację.
□Przetłumaczenie materiału świadczy o wiedzy i wnikliwości.
3. Klarowność
Przedstawienie tezy lub głównego argumentu (określenie celu, określenie lub zawężenie tematu, trafność argumentów podrzędnych lub drugorzędnych); dobór słów; język techniczny i żargon; struktura (zdanie, akapit, dokument); elementy spójności (zdanie organizacyjne, powtórzenie słów i zwrotów, przejście od znanego do nieznanego, temat i zdania przejściowe); znaczniki tekstowe (nagłówki, podkreślenia, funkcje formatowania)
Punkty kontrolne:
□ Cel lub centralna idea są wystarczająco ograniczone, aby można było przeprowadzić sensowną dyskusję.
□Cel lub myśl przewodnia jest jasno określona, zazwyczaj na początku.
□Stwierdzenie organizacyjne jest zaproponowane, zazwyczaj na końcu wstępu.
□Podrzędne idee są skutecznie zidentyfikowane i wyraźnie powiązane z głównym celem lub główną ideą.
□Język jest jasny, konkretny, dokładny i odpowiedni dla odbiorców, celu i materiału.
□Dobór słów jest jasny, konkretny, dokładny, nieelegancki i wolny od frazesów i nadużywanego żargonu.
□Język techniczny i terminy są zdefiniowane i wyjaśnione w razie potrzeby (w zależności od wiedzy odbiorców).
□Zdania są wolne od dwuznaczności.
□Tekst jest spójny, nowe informacje są powiązane z wcześniej omawianymi (uporządkowane w zdaniach jako „coś starego/ coś nowego”).
□Przejścia między akapitami są jasne i pomocne.
□Tekst jest odpowiednio wyróżniony (wypunktowanie, akapitowanie, pogrubienie, kursywa, podkreślenie, itp.), aby zaangażować czytelnika i wzmocnić główne punkty.
4. STYL
Dobór słów (oszczędność, precyzja i konkretność języka i szczegółów; język abstrakcyjny vs. konkretny; czasowniki akcji vs. czasowniki łączące lub słabe z mianownikami). łączenie lub słabe czasowniki z nominalizacjami; figury mowy: schematy i tropizmy); ton (osobowość i humor); głos czynny vs. bierny; odmiana zdań
Punkty kontrolne:
□Dobór słów jest oszczędny, jasny, konkretny, dokładny, nieelegancki, wolny od frazesów i nadużywanego żargonu.
□ Czasowniki czynnościowe są preferowane w stosunku do słabych czasowników z nominalizacją (jak w zalecać w stosunku do robić zalecenie).
□Język jest odpowiednio konkretny lub abstrakcyjny (oznaczający lub nie oznaczający rzeczy, które mogą być postrzegane przez zmysły).
□Język obrazowy (metafory i porównania, a także inne tropy i schematy) wzbogaca i pogłębia wywód.
□Głos czynny jest preferowany w stosunku do głosu biernego (głos czynny służy do podkreślenia wykonawcy czynności; głos bierny służy do podkreślenia odbiorcy czynności).
□Zdania są pozbawione słowotwórstwa i niepotrzebnie złożonych konstrukcji.
□Różnorodność w budowie i długości zdań tworzy akcent.
□Wartości, osobowość i – w stosownych przypadkach – humor autora są przekazywane w sposób wzmacniający przekaz.
5. POPRAWNOŚĆ
Reguły i konwencje ortograficzne, gramatyczne, interpunkcyjne, użytkowe i idiomatyczne; styl (odpowiedni dobór słów i poziom formalności do odbiorców, celu i materiału); stosowność społeczna i kulturowa; dokładność w korekcie
Punkty kontrolne:
□Poprawna pisownia (w tym terminy techniczne i nazwy własne).
□Poprawne słowa są używane w celu przekazania zamierzonego znaczenia.
□Przestrzegane są zasady gramatyki i składni, włączając w to zgodność zaimków z rzeczownikami, zgodność podmiot-czasownik, odpowiedni czas czas czasownika, przypadek zaimka, formy dzierżawcze, konstrukcję równoległą, itp.
□ Interpunkcja (zwłaszcza stawianie przecinków) odzwierciedla standardowy sposób użycia.
