Porady dla skutecznego pisania listów do ustawodawców stanowych i innych urzędników
Przez Adrian Hochstadt, JD, CAE
Marzec 28, 2005
Kontakt z ustawodawcą lub urzędnikiem państwowym nie musi być trudny lub onieśmielający. Rozważ podzielenie się z członkami swojego stowarzyszenia tymi prostymi wskazówkami na temat pisania skutecznych listów do urzędników państwowych.
Pisanie do stanowych ustawodawców i regulatorów jest jednym ze sposobów, w jaki możesz wpływać na decydentów i edukować ich na temat problemów i perspektywy medycyny weterynaryjnej. Poniżej znajduje się kilka prostych wskazówek, które można wykorzystać do napisania bardziej skutecznych listów:
- Użyj odpowiedniego pozdrowienia. Pozdrowienie powinno być „Drogi Przedstawicielu Smith” lub Drogi Senatorze Smith” lub „Drogi Assemblyman Smith” w zależności od sprawowanego urzędu. Adres powinien brzmieć: Szanowny Jim Smith, adres, miasto, stan, numer pocztowy. Zwracaj się do urzędników państwowych w taki sam sposób, jak w przypadku komunikacji biznesowej, podając tytuł odbiorcy (Jim Smith, Dyrektor, Departament Rolnictwa, Adres, Miasto, Stan, Suwak).
- Unikaj słusznego oburzenia. Uprzejmy i informacyjny ton jest najlepszy. Unikaj otwierania przez powiedzenie „jako obywatel i podatnik”, ponieważ ustawodawca może założyć, że jesteś zarówno. Zacznij list od krótkiego akapitu, który opisuje problem i prośbę, z jaką się zwracasz. Przykładem standardowego zdania wstępnego jest: „Piszę w sprawie HB 1234, ustawy o prawach zwierząt, która jest obecnie rozpatrywana przez ustawodawcę. Zachęcam Cię do sprzeciwienia się tej ustawie w formie pisemnej, ponieważ ….”
- Skup się na kluczowych punktach. Nie rób komunikatu zbyt rozwlekłego. Staraj się używać wspólnych terminów i języka. Większość ustawodawców nie posiada wykształcenia medycznego lub klinicznego i nie jest w stanie rozszyfrować zbyt technicznego języka. Wyjaśnij potencjalny wpływ na pacjentów i/lub właścicieli, jakość i dostępność opieki, zdrowie zwierząt i ludzi oraz swoją praktykę, jeśli dotyczy. Idealny jest list jednostronicowy, ale dopuszczalne są dwie strony. Unikaj omawiania kwestii stycznych, które rozmyją lub zagmatwają Twoją wiadomość.
- Na zakończenie. Unikaj języka groźby. Po prostu podsumuj główne punkty i zachęć do konkretnego działania. Nie bądź niejasny. Prośby powinny być jasne, zwięzłe i jak najbardziej konkretne, np. o współsponsorowanie projektu ustawy. Zaproponuj rozmowę z ustawodawcą lub organem nadzorującym, podając numer telefonu, pod którym można się z Tobą skontaktować. Weterynarze są generalnie postrzegani w pozytywnym świetle i postrzegani jako eksperci w sprawach zdrowia zwierząt. Jeśli skontaktujesz się z decydentem lub członkiem personelu, pamiętaj, aby poświęcić czas na rozmowę lub wizytę z tą osobą.
List powinien być napisany na papierze firmowym lub tym z Twojej praktyki. Używaj swoich własnych słów i osobistych przykładów. Listy formalne, które wyglądają podobnie, nie mają takiego samego wpływu.
Nawet jeśli większość ustawodawców posiada faksy i pocztę elektroniczną, generalnie nie zaleca się wysyłania osobistej komunikacji w ten sposób, chyba że ustawodawca wyraźnie tego zażąda lub po prostu nie ma czasu na wysłanie materiałów pisemnych pocztą lub przesyłką z dnia na dzień.
Pamiętaj również, aby sprawdzić pisownię każdego listu i starannie sprawdzić gramatykę i interpunkcję. Nie zaszkodzi poprosić kolegę o przejrzenie listu przed wysłaniem.