RFI, RFQ, RFP… Czym się różnią?

Jako dostawca, prawdopodobnie spotkałeś się z zapytaniami o informacje, ofertami lub propozycjami w procesie prób zdobycia kontraktów z korporacjami i organizacjami rządowymi. Wszystkie trzy mają pewne cechy wspólne, ale każdy z nich ma swoje własne, odrębne kwalifikacje, a zrozumienie tych różnic pomoże Ci w staraniach o zabezpieczenie okazji do składania ofert.

Zamówienia publiczne, czyli proces zakupu towarów i usług, są usprawniane przez procesy RFI, RFP i RFQ.

Oto prosty podział akronimów:

Gdy organizacja kupująca rozpowszechnia prośbę o informacje (RFI), szukają oni ogólnych informacji na temat możliwości potencjalnych dostawców i usług/towarów. Kolejna faza procesu zakupowego obejmuje Zapytanie ofertowe (RFQ) lub Zapytanie ofertowe (RFP). Kiedy firma rozprowadza RFQ, po prostu prosi o podanie cen dostawców na wymagane usługi. RFP, z drugiej strony, jest prośbą o kompleksowy przegląd tła firmy dostawców, szczegółowe opisy wymaganych produktów/usług, a często wypełnienie konkretnego kwestionariusza wymaganego do złożenia.

Jako mała lub wczesna firma, posiadająca następujące osiem (8) elementów na rękę i do daty przyspieszy żmudny, ale ważny proces zamówienia do wygrania kontraktu:

1. Profesjonalna strona tytułowa
Pierwsze wrażenie jest wszystkim – pamiętaj, aby zaprojektować profesjonalną i czystą stronę tytułową, która dokładnie odzwierciedla tożsamość Twojej firmy. Powinna ona przedstawiać markę Twojej firmy, tytuł żądanej usługi lub produktu oraz datę złożenia wniosku.

2. Spis treści
Zapewnij swoim odbiorcom zrozumiały i łatwy do odczytania przegląd, aby mogli odnieść się do sekcji, które ich najbardziej interesują. Jeśli to możliwe, ponumeruj sekcje zgodnie z informacjami wymaganymi przez organizację kupującą.

3. Informacje ogólne o firmie i przegląd
Przyznajmy, że bez tego elementu zespół ds. zamówień publicznych nie będzie miał pojęcia, kim lub czym jest Twoja firma. List motywacyjny i streszczenie są również cenionymi elementami w procesie ofertowym.

4. Kompleksowy opis produktu
Wszechstronny, szczegółowy przegląd żądanego produktu lub usługi powinien całkowicie wyczerpać wszelkie pytania potencjalnego nabywcy. Bądź zorganizowany w swoim podejściu i rozbić swoje akapity na strawne sekcje z pogrubionych lub kursywą nagłówków.
5. Plan wdrożenia

Plan wdrożenia zawiera firmy krok po kroku harmonogram dla nowego klienta onboarding. Plan powinien zawierać przegląd osi czasu, aby Twój potencjalny klient mógł zaplanować odpowiedni harmonogram z własnym zespołem.

6. Przegląd finansowy
Przygotuj się do przedstawienia szczegółów dotyczących dwóch (2) do trzech (3) lat informacji finansowych Twojej firmy. Aby uniknąć bólu głowy, bądź proaktywny i upewnij się, że przegląd finansowy Twojej firmy jest aktualny przez ostatnie 2-3 lata.

7. Referencje
Przed przystąpieniem do procesu składania RFP, RFQ lub RFI, dobrze jest mieć trzy-cztery referencje od klientów lub referencje pod ręką. Wybierz mądrze: te referencje powinny mieć pozytywne doświadczenie w robieniu interesów z firmą.

8. Pricing Outline
Mając standardowy arkusz cenowy dla wszystkich swoich produktów / usług uczyni Twoje życie łatwiejsze, gdy RFI, RFQ i RFP zaczynają toczenia w.

Masz pytania na temat oferty pisania lub organizowania procesu? Zaplanuj czas z trenerem biznesu ConnXus Platinum na spersonalizowaną konsultację.