Siedem kroków do przeprowadzenia najbardziej efektywnego spotkania
Ten artykuł jest autorstwa Neala Hartmana, starszego wykładowcy komunikacji menedżerskiej w MIT Sloan School of Management.
Spotkanie, które ciągnie się w nieskończoność; spotkanie, na którym każdy siedzi i bawi się swoim smartfonem; spotkanie, które porywa Doug z działu księgowości; lub spotkanie, na którym prawie każdy w sali zastanawia się nad tym samym: Dlaczego ja tu w ogóle jestem?
Spotkania wypełniają coraz więcej godzin w ciągu dnia pracy, a mimo to większość pracowników uważa je za stratę czasu. Według badania przeprowadzonego wśród amerykańskich profesjonalistów przez Salary.com, spotkania są numerem jeden wśród biurowych zabójców produktywności. (Radzenie sobie z polityką biurową było na drugim miejscu, według badania z 2012 roku.)
Ale istnieją sposoby na prowadzenie skutecznych, wydajnych spotkań, które pozostawiają pracowników z energią i podekscytowaniem do pracy. Oto kilka wskazówek:
1, Wyraźnie określ swój cel. Spotkanie musi mieć konkretny i określony cel. Zanim wyślesz zaproszenie do kalendarza, zadaj sobie pytanie: Co chcę osiągnąć? Czy informujesz ludzi o zmianie w kierownictwie lub zmianie strategii? Czy szukasz opinii innych na temat problemu, z którym boryka się firma? Czy chcesz podjąć decyzję w jakiejś konkretnej sprawie? Stałe spotkania o niejasnych celach, takie jak „aktualizacje statusu”, rzadko są dobrym sposobem wykorzystania czasu.
2. Zastanów się, kto jest zaproszony. Kiedy zwołujesz spotkanie, zastanów się, kto naprawdę musi na nim być. Jeśli ogłaszasz jakąś zmianę, zaproś osoby, których to ogłoszenie dotyczy. Jeśli próbujesz rozwiązać jakiś problem, zaproś osoby, które będą dobrym źródłem informacji na temat rozwiązania. Kiedy ludzie czują, że to, o czym się dyskutuje, nie jest dla nich istotne lub że brakuje im umiejętności lub wiedzy, aby im pomóc, będą postrzegać swoją obecność na spotkaniu jako stratę czasu.
3. Trzymaj się swojego harmonogramu. Stwórz agendę, która określa wszystko, co planujesz omówić na spotkaniu, wraz z osią czasu, która przydziela określoną liczbę minut na każdy element, i wyślij ją do ludzi z wyprzedzeniem. Kiedy już będziesz na spotkaniu, umieść tę agendę na ekranie lub tablicy, aby inni mogli ją zobaczyć. To utrzymuje ludzi w skupieniu.
4. Nie bierz zakładników. Nic nie wykoleja spotkania szybciej niż jedna osoba mówiąca więcej niż wynosi jej sprawiedliwy udział. Jeśli zauważysz, że jedna osoba monopolizuje rozmowę, zwróć jej uwagę. Powiedz: „Doceniamy twój wkład, ale teraz potrzebujemy wkładu innych osób przed podjęciem decyzji”. Powiedz o tym publicznie. Wczesne ustalenie podstawowych zasad stworzy ramy dla funkcjonowania grupy.
5. Zaczynaj punktualnie, kończ punktualnie. Jeśli jesteś odpowiedzialny za prowadzenie regularnych spotkań i masz reputację osoby, która punktualnie rozpoczyna i kończy spotkania, będziesz zaskoczony, jak wielu Twoich współpracowników dołoży wszelkich starań, aby uczestniczyć w spotkaniach. Ludzie doceniają, kiedy rozumiesz, że ich czas jest cenny. Jeszcze jedna uwaga na temat czasu: Nie planuj żadnego spotkania tak, aby trwało dłużej niż godzinę. Sześćdziesiąt minut to zazwyczaj najdłuższy czas, w którym pracownicy mogą pozostać naprawdę zaangażowani.
6. Zakaż technologii. Rzeczywistość jest taka, że jeśli ludzie mogą przynieść iPady lub BlackBerry do pokoju, nie będą koncentrować się na spotkaniu ani wnosić do niego wkładu. Zamiast tego będą wysyłać e-maile, surfować po sieci lub po prostu bawić się swoją technologią. Oczy do góry, proszę.
7. Podążanie za innymi. To dość powszechne, że ludzie wychodzą z tego samego spotkania z bardzo różnymi interpretacjami tego, co się wydarzyło. Aby zmniejszyć to ryzyko, w ciągu 24 godzin po spotkaniu wyślij wszystkim uczestnikom notatkę podkreślającą to, co zostało osiągnięte. Udokumentuj przydzielone obowiązki, przekazane zadania i wszelkie wyznaczone terminy. W ten sposób wszyscy będą na tej samej stronie.
Spotkania naprawdę mogą być wartościowe i produktywne. Musisz tylko podjąć odpowiednie kroki, aby tak się stało.
