Portokasse

Kleinkasse ist ein kleiner Betrag an diskretionären Mitteln in Form von Bargeld, der für Ausgaben verwendet wird, bei denen es nicht sinnvoll ist, eine Auszahlung per Scheck vorzunehmen, da die Unannehmlichkeiten und Kosten für das Schreiben, Unterschreiben und anschließende Einlösen des Schecks zu hoch sind.

Die gängigste Art der Abrechnung von Kleingeldausgaben ist die Verwendung des Zahlstellensystems. Die Anfangskasse wird durch die Ausstellung eines Schecks über den gewünschten Betrag gebildet. Ein Betrag von 100 $ ist für die meisten kleinen Unternehmen ausreichend, da es sich bei den zu deckenden Ausgaben um kleine Beträge handelt. Der Buchungseintrag für diesen Anfangsfonds wäre die Belastung der Portokasse und die Gutschrift auf dem Bankkonto. Dieser Scheck wird dann eingelöst, um das tatsächlich benötigte Bargeld für Zahlungen zu erhalten.

Wenn Ausgaben getätigt werden, erstattet der Verwalter des Fonds (ein Buchhalter oder ein Mitarbeiter der Verwaltung) den Mitarbeitern die Ausgaben und erhält dafür einen Kassenbeleg mit einer Quittung/Rechnung. Zu jedem Zeitpunkt muss die Summe aus Kassenbestand und erstatteten Belegen dem ursprünglichen Fonds entsprechen.

Wenn der Fonds niedrig wird, z. B. wenn nur noch 20 $ übrig sind, fordert der Verwalter eine Aufstockung an und reicht die Belege zur Erstattung ein. Angenommen, die Belege summieren sich auf 80 $, wird ein Scheck über 80 $ zur Aufstockung ausgestellt und eine Belastung von 80 $ für Bürokosten erfasst. Sobald der Scheck eingelöst ist, verfügt die Verwahrstelle wieder über Bargeld in Höhe des ursprünglichen Betrags von 100 $.