Post-Employment Risks-Just when You Thought You Were Finished with Difficult Dan
Difficult Dan war lange genug Angestellter – seine schlechten Leistungen, seine negative Einstellung und seine Nachlässigkeit haben schließlich zur Kündigung geführt. Gut, dass Sie ihn los sind und sich keine Sorgen machen müssen, richtig? Leider sind Sie mit Dan vielleicht noch nicht fertig.
Die Gesetze zur Diskriminierung am Arbeitsplatz sowie viele weitere staatliche Gesetze gelten für ehemalige Mitarbeiter. Ansprüche können auf Aktivitäten des Arbeitgebers beruhen, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auftreten. So hat zum Beispiel eine Mitarbeiterin, die sich vor ihrer Kündigung über Belästigungen beschwert hat, eine erfolgreiche Klage wegen Vergeltung eingereicht, als ihr Arbeitgeber sich weigerte, sie aufgrund ihrer früheren Beschwerde wieder einzustellen. In ähnlicher Weise verfolgte ein Mitarbeiter, der gekündigt wurde und eine Klage wegen Diskriminierung am Arbeitsplatz einreichte, eine Klage wegen Vergeltung, als sein Arbeitgeber einem potenziellen Arbeitgeber eine negative Referenz aufgrund der Einreichung der Klage gab. Ein anderer Mitarbeiter verklagte seinen ehemaligen Arbeitgeber auf der Grundlage des Americans with Disabilities Act, weil der Arbeitgeber einem potenziellen Arbeitgeber, der ihn um eine Referenz bat, Informationen über den Gesundheitszustand der Person offenlegte. Staatsrechtliche Ansprüche wie Verleumdung, Vertragsbruch und Zufügung von seelischem Leid können ebenfalls auf Handlungen nach der Einstellung beruhen.
Arbeitgeber sollten bei ehemaligen Mitarbeitern genauso vorsichtig sein, um keine Arbeitsgesetze zu verletzen, wie bei aktuellen Mitarbeitern oder Bewerbern. Glücklicherweise kann die Haftung für viele Ansprüche nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch konsequent angewandte Richtlinien für die Zeit nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses reduziert werden. Insbesondere sollten Arbeitgeber Richtlinien zu Arbeitszeugnissen, zur Wiedereinstellungsfähigkeit und zur Einsicht in Personalakten sorgfältig ausarbeiten und konsequent anwenden.
Arbeitszeugnisse sollten nur von ausgewiesenen Mitarbeitern (vorzugsweise solchen mit Fachkenntnissen in der Personalabteilung) ausgestellt werden. Durch die Zentralisierung der Personen, die Arbeitszeugnisse ausstellen, und die Schulung von Managern und Vorgesetzten, Arbeitszeugnisanfragen an die benannten Personen zu richten, können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie konsistente und objektive Arbeitszeugnisse ausstellen. Vertreter, die Referenzen ausstellen, sollten darin geschult werden, für jede Person die gleichen Informationen anzugeben, wie z. B. die Bestätigung der Beschäftigungsdaten und der bekleideten Position. Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, nur ein neutrales Arbeitszeugnis auszustellen, um dem Vorwurf diskriminierender Negativreferenzen vorzubeugen. In Texas sind Arbeitgeber durch Abschnitt 103 des Texas Labor Code vor Klagen geschützt, wenn sie wahrheitsgemäße Informationen über die Arbeitsleistung eines ehemaligen Mitarbeiters geben. Viele texanische Arbeitgeber sind jedoch der Meinung, dass die konsequente Bereitstellung derselben neutralen Referenzinformationen und die daraus resultierende Verringerung der potenziellen Haftung für Verleumdung eine bessere Strategie darstellt als der Versuch, wahrheitsgemäße Informationen zu geben, die für jeden ehemaligen Mitarbeiter spezifisch sind.
Ein weiterer Punkt, für den Arbeitgeber eine konsequent angewandte Strategie haben sollten, ist die Bestimmung der Eignung für eine Wiedereinstellung. Viele Arbeitgeber führen eine Liste mit ehemaligen Mitarbeitern, die aufgrund von Verstößen gegen Richtlinien, Regeln oder Verfahren gekündigt wurden und nicht wieder eingestellt werden dürfen. Arbeitgeber sollten die Mitarbeiter im Mitarbeiterhandbuch über eine solche Richtlinie informieren. Wenn Mitarbeiter während des Arbeitsverhältnisses über diese Richtlinie informiert werden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie annehmen, dass die Aufnahme in die Liste der nicht wiedereinstellbaren Mitarbeiter „persönlich“ ist. Die Entscheidung, wer für eine Wiedereinstellung nicht in Frage kommt, sollte für alle ehemaligen Mitarbeiter von denselben Personen getroffen werden. Konsistenz ist der Schlüssel – alle Mitarbeiter mit ähnlichen Umständen sollten in Bezug auf die Eignung zur Wiedereinstellung auf die gleiche Weise behandelt werden. Arbeitgeber sollten in Erwägung ziehen, ein Protokoll zu führen, in dem Informationen darüber gesammelt werden, wer nicht für eine Wiedereinstellung in Frage kommt, und die Gründe für diese Maßnahme. Dieses Protokoll kann sowohl den Arbeitgebern helfen, ihre Richtlinien konsequent anzuwenden, als auch bei Bedarf als Beweis für die konsequente Anwendung dienen.
Schließlich sollten Arbeitgeber auch eine Richtlinie über den Zugang von Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeitern zu Personalakten führen und konsequent anwenden. Obwohl das Bundesgesetz keinen Zugang zu Personalakten vorschreibt, verlangen siebzehn Bundesstaaten den Zugang für Mitarbeiter und/oder ehemalige Mitarbeiter. Die meisten legen fest, dass der Zugang innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder auf eine bestimmte Art und Weise erfolgen muss. Das texanische Gesetz schreibt nicht vor, dass aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter Einsicht in ihre Personalakten erhalten müssen. Arbeitgeber sollten abwägen, in welchem Umfang sie bereit sind, ihren Mitarbeitern Zugang zu gewähren (und dabei auch die staatlichen Gesetze in den Staaten, in denen sie tätig sind, bewerten) und die Richtlinie konsequent anwenden.
Zuletzt sollten Arbeitgeber daran denken, dass der ehemalige Mitarbeiter Difficult Dan durch viele Gesetze für Handlungen geschützt ist, die nach dem Ende seines Arbeitsverhältnisses erfolgen. Durch die Festlegung von Richtlinien für Fragen wie Arbeitszeugnisse, Wiedereinstellungsentscheidungen und Zugang zu Personalakten und die Behandlung ehemaliger Mitarbeiter mit dem gleichen Respekt, mit dem sie aktuelle Mitarbeiter behandeln, können Arbeitgeber die Haftung für Entscheidungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erheblich reduzieren.