7 dicas para melhores reuniões 1-a-1

Como um gestor ou chefe de equipa, as reuniões 1-a-1 proporcionam uma oportunidade de ligação regular com a equipa. Ajudam a construir uma forte relação, o que por sua vez aumenta a eficácia e a compreensão. Como contribuinte individual e membro da equipa, as reuniões 1-a-1 são uma componente essencial para o crescimento profissional.

Na Atlassian, sentimos que é extremamente importante adquirir o hábito de ter conversas regulares com o seu gestor. Quer seja para verificar o estado de um projecto, abordar preocupações ou bloqueadores, ou falar sobre o seu crescimento actual e futuro, estas reuniões criam uma base de entendimento, especialmente quando feitas numa base consistente.

Mas é fácil que as reuniões 1-a-1 caiam no esquecimento. Estamos todos ocupados, e o tempo para estas interacções pessoais é muitas vezes encurtado, especialmente quando não somos disciplinados. Isso é um grande erro.

Nos meus anos como gestor de pessoas, tenho visto o impacto que as reuniões eficazes têm quando se trata de escalar a sua equipa, e isto é especialmente verdade nas reuniões 1-a-1. Portanto, aqui vai uma dica de bónus. Vamos chamar-lhe Dica #0: de facto, ter reuniões 1 contra 1 de forma consistente. Semanalmente ou duas vezes por mês, normalmente funciona melhor.

Estas sete dicas ajudarão. Faça uma leitura, depois converse com a sua equipa (ou gestor) sobre como aproveitar ao máximo o seu tempo juntos.

Partilhe a agenda

Existem escolas de pensamento concorrentes sobre se as reuniões 1-a-1 são principalmente para benefício do gestor ou do membro da equipa. Embora seja importante para ambas as partes sentir que o 1-a-1 é um uso legítimo do seu tempo, penso que os membros da equipa devem ter prioridade aqui.

Sugiro deixar o membro da equipa conduzir 75 por cento da agenda e o gestor 25 por cento. Tome um minuto para chegar a acordo sobre os pontos que irá abordar no início da reunião. (Ou, se estiver realmente organizado, com antecedência.)

Membros da equipa, ouçam: com 75% do poder vem 75% da responsabilidade! Pense nos tópicos com antecedência e não se esqueça de vir preparado.

Cada membro da minha equipa e eu partilhamos um quadro Trello onde podemos adicionar itens da agenda à medida que eles aparecem nas nossas cabeças, seguir o que discutimos, e atribuir a nós próprios acções de seguimento.

Dica: Copie este modelo de quadro Trello e personalize-o para as suas agendas de reuniões 1 em 1. (E encontre mais usos criativos para os quadros Trello aqui.

h2>Não use reuniões 1-a-1 para actualizações de estado

Actualizações de estado são necessárias entre gestores e membros da equipa. Além disso, são um tópico confortável e familiar. Por estas razões, podem facilmente tornar-se o ponto focal das reuniões 1-a-1. Não deixe que isto aconteça!

Os gestores são sempre aconselhados a dar feedback aos seus relatórios e a falar frequentemente sobre objectivos de carreira em vez de guardarem tudo para a revisão anual. Adivinhe? As reuniões 1-a-1 são um momento perfeito para ter essas conversas.

Actualizações de projectos devem (idealmente) acontecer através de alguma alternativa não-reunião: e-mail, questões Jira, chat, ou um bom e antiquado drive-by de secretária. Se houver alguma coisa de carne para discutir, como pivots ou decisões importantes, faça-o o último tópico na sua agenda 1-para-1 para que não ultrapasse acidentalmente toda a reunião.

Encorajar a candura

1-para-1 reuniões só será eficaz se tanto o gestor como os membros da equipa confiarem que estão num espaço seguro para falar abertamente. Criar esse ambiente exige esforço de ambas as partes.

Por seu lado, os gestores devem adquirir o hábito de fornecer feedback frequente com exemplos específicos. Apontar para uma mistura de 50/50 combustível-ar de louvor e crítica construtiva. Além disso, seja franco sobre os desafios que a equipa está a enfrentar para que os membros da sua equipa se sintam profundamente ligados à missão da equipa. Pode até inspirá-los a contribuir a um nível superior.

Membros da equipa, sejam abertos sobre onde estão a lutar e precisam de ajuda. O seu gestor está lá para o apoiar. Se a conversa não ficar um pouco embaraçosa, não está a escavar nas coisas importantes.

Tirar notas

Tirar notas ajuda-o a lembrar-se da discussão, forma a base para os próximos passos, e sinaliza que está empenhado no crescimento tanto do membro da equipa como da equipa. Pessoalmente, tenho dificuldade em acompanhar a tomada de notas à medida que avançamos. E não gosto de ter um (ou ambos) de nós a bicar nos nossos computadores portáteis em vez de estar totalmente empenhado em ouvir activamente.

Para evitar que a tecnologia se torne disruptiva, tente dedicar os últimos cinco minutos das suas reuniões 1-a-1 a recapitular e a tomar notas. Ou passe cinco minutos a anotar notas logo após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco. Se tiver de digitar notas à medida que avança, pelo menos as notificações silenciosas como o e-mail e programas de chat.

Sai da sala de conferências

Variar o local das suas reuniões 1-a-1 é uma óptima forma de alterar os seus padrões de interacção. A verdade é que não sabe realmente como é que a sua rotina sit-across-the-table se apresenta em termos de dinâmicas de poder.

Então, misturem-se. Vá buscar café juntos. Almoce e fale. Faça uma caminhada e fale, o que é bom para o pensamento criativo e para a construção de uma relação. Também pode salvar a sua vida. Não se esqueça de considerar os tipos de conversas que são apropriados para estes diferentes ambientes.

Clarifiquem o que querem da conversa

Com cada tópico, sejam claros sobre o que querem fora da discussão. Membros da equipa: está a pedir ao seu gestor que tome alguma medida específica, ou a pedir sugestões sobre como deve agir? Gestores: pergunte ao membro da sua equipa se gostariam que se envolvesse na resolução de um problema, ou se simplesmente o estão a alertar para uma situação pegajosa pela qual estão a trabalhar.

Venha preparado para cada reunião com uma agenda ou lista de tópicos que gostaria de discutir. Os gestores podem ter tópicos que gostariam de discutir, mas você (lembre-se da divisão 75-25 acima) deve, em última análise, estar a conduzir a discussão.

Recapitular e estabelecer expectativas

Iniciamos frequentemente as nossas conversas 1-a-1 com os tópicos mais importantes e terminamos com os menos importantes. Isto tem o efeito de normalizar a prioridade das coisas na mente tanto do gestor como do membro da equipa.

No final da reunião fazemos um esforço consciente para recapitular os tópicos e tarefas mais importantes, usando perguntas como:

• Quais são as expectativas um do outro esta semana?
• Quais foram as acções mais importantes que íamos tomar esta semana?

Então, na próxima vez, toque na base sobre estes itens para que ambos sintam que as vossas reuniões 1-a-1 têm continuidade e avanço de semana para semana.