Aqui's Porque é que uma folha de cálculo da velha escola ainda é a melhor forma de controlar as suas despesas

AP Images Tenho gerido diligentemente as minhas finanças pessoais e controlado as despesas domésticas há mais de 20 anos.

Quão diligente, perguntam?

Bem, posso dizer-vos que a minha conta do cabo em Fevereiro de 1998 foi de $8,03, e que gastei $141,16 em 2006 para uma subscrição anual do Los Angeles Times.

P>Tambem posso verificar com total certeza que 7% dos meus rendimentos em 2007 foram para a mercearia, e atestar que gastei $88,95 no meu K-Mart local em Agosto de 2001. Só não me pergunte para quê, porque não sou tão minucioso com o meu registo.

Por que é que as despesas de rastreio são importantes

Tirar tempo para rastrear e analisar os seus rendimentos e para onde vai é um elemento crucial para gerir as suas finanças pessoais. Isto porque ao fazê-lo descobre fugas de dinheiro escondidas que o ajudam a alocar melhor os seus recursos, assegurando assim que obtém sempre o máximo do seu salário.

Fica também mais fácil estabelecer objectivos financeiros.

Obviamente, antes de rastrear as suas despesas, tem de as registar.

Embora não seja impossível, tentar rastrear todas as suas compras em dinheiro pode ser extremamente enfadonho e demorado. Por outro lado, tudo o que é comprado nos seus cartões de crédito e débito é automaticamente registado e disponível para revisão online ou como parte dos seus extractos mensais de facturação – e é por isso que utilizo cartões de crédito tanto quanto posso.

Como para manter o controlo de como gastar o seu dinheiro, há uma panóplia de opções disponíveis.

Agora apercebo-me que muitas pessoas são inicialmente atraídas por sites como Mint, OneBudget, Adaptu, eMyBudget-Online porque as suas características de automatização tornam o trabalho de rastrear o seu dinheiro quase sem esforço. O problema é que, no mundo das finanças pessoais, acredito que demasiada automatização pode ser uma maldição. Isto porque quando as ferramentas de gestão de dinheiro se tornam de fácil utilização, muitas pessoas têm muito pouco incentivo para compreender os dados que lhes são disponibilizados.

Para os financeiramente indisciplinados, ao longo do tempo essa é uma receita segura para o fracasso.

A Grande Vantagem das Folhas de Cálculo

Para mim, a abordagem prática mais antiga é o único caminho a seguir; utilizo a minha própria folha de cálculo Excel desenhada à medida porque me obriga a gerir activamente as minhas finanças pessoais. Também me dá mais controlo do que usar um site baseado na web como Mint.

Na verdade, todos os meses de Janeiro dou aos meus leitores uma vista de olhos a alguns dos gráficos de nível superior da folha de cálculo e das decomposições financeiras no meu post anual do Estado da Casa.

Verdade, uma folha de cálculo não é tão sensual como as aplicações baseadas na web automatizadas de rastreio de dinheiro, mas é o mesmo método experimentado e verdadeiro que tenho usado com sucesso para rastrear os meus rendimentos, património líquido e despesas há mais de 17 anos.

Embora a folha de cálculo personalizada em Excel que desenvolvi fosse bastante simples no início, cresceu em detalhe e complexidade ao longo dos anos, com gráficos de tartes e gráficos que mostram claramente os resultados dos nossos gastos domésticos e os padrões de tendências actuais.

Hoje, a minha folha de cálculo divide as nossas despesas domésticas em 13 categorias principais e 50 subcategorias. As categorias principais incluem:

• Loans
• Utilidades
• Medical & Dental
• Despesas de Automóveis
• Grocerias
• Despesas de Casas (excluindo a hipoteca)
• Entertainment
• Taxes
• ATM Retiradas

E Mais Algumas Dicas Rápidas …

• Se estás apenas a começar, é importante certificar-se de reservar cerca de uma hora pelo menos uma vez por mês para rever o seu livro de cheques, recibos e/ou extractos de cartão de crédito e registar as suas despesas na sua folha de cálculo.
• Ao actualizar frequentemente a sua folha de cálculo financeiro, não só será capaz de detectar rapidamente quaisquer potenciais erros nos seus extractos de facturação, como também evitará ficar irremediavelmente para trás nas suas tarefas de manutenção de registos.
• Se não for um especialista em Excel, não há necessidade de desespero; a Microsoft tem dezenas de modelos de folha de cálculo orçamental para que possa descarregar e modificar de acordo com as suas necessidades. De facto, o seu modelo de “folha de cálculo orçamental pessoal” foi descarregado mais de 3,6 milhões de vezes.

li> Se nunca utilizou uma folha de cálculo, não se sinta intimidado – não são difíceis de utilizar! Sim, as folhas de cálculo são ferramentas extremamente poderosas para aqueles que sabem como tirar partido de tudo o que têm para oferecer. Mas para a maioria das pessoas, as noções básicas necessárias para acompanhar devidamente as despesas podem ser aprendidas em menos de 30 minutos.li> Se não quiser gastar dinheiro numa folha de cálculo como o Microsoft Excel, pode experimentar o equivalente gratuito do OpenOffice. Já usei o OpenOffice antes e é uma alternativa extremamente capaz. Também pode tirar partido dos modelos de finanças pessoais gratuitos fornecidos pelo Google Docs ou Savvy Spreadsheets.

• Após se ter efectivamente disciplinado para gastar sempre menos do que ganha, o rastreio das despesas torna-se uma alternativa viável à orçamentação que lhe permite concentrar-se na optimização das suas finanças de modo a obter o máximo de lucro.
• E por último, mas não menos importante, lembre-se disto: No final, não importa realmente que ferramenta utiliza. O importante é o seu empenho em gerir activamente as suas finanças.