Despesas Fixas e Variáveis: O que significam estes termos?

Todos os negócios têm despesas operacionais – os custos de funcionamento do negócio – e normalmente assumem duas formas: despesas fixas e despesas variáveis. Compreender a diferença entre os dois dá-lhe uma imagem mais clara não só do destino do seu dinheiro, mas também de como cada despesa tem impacto no seu negócio.

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Despesas fixas vs. variáveis

Uma despesa fixa significa basicamente apenas uma que não muda – é um montante fixo que paga numa base recorrente. Uma despesa variável, por outro lado, pode mudar devido a vários factores – o que significa que nem sempre é possível prever exactamente quanto irá custar. Ambos os tipos de despesas podem ser custos directos ou indirectos.

Estes termos existem para diferenciar entre os diferentes tipos de custos que as empresas devem pagar. Como empresário, terá ambos os tipos de despesas, pelo que é importante distinguir entre os dois e criar um orçamento em conformidade.

Existem algumas diferenças fundamentais entre custos fixos e custos variáveis:

As despesas fixas permanecem estáticas durante um determinado período de tempo; as despesas variáveis flutuam dependendo de factores externos.
As despesas fixas não são afectadas pelo resultado da produção. Por exemplo, vai fazer o mesmo pagamento do arrendamento do escritório todos os meses, independentemente de quanto trabalho fizer nesse escritório. As despesas variáveis, contudo, podem aumentar ou diminuir com base na sua produção, porque terá de comprar mais matéria-prima e gastar mais em mão-de-obra horária a fim de produzir mais produção.
As despesas fixas estão frequentemente relacionadas com o tempo, tal como o seu pagamento mensal do arrendamento do escritório. As despesas variáveis estão mais frequentemente relacionadas com o volume, tal como a quantidade de tempo que os seus empregados trabalham por hora cada semana.

Despesas variáveis

Por definição, uma despesa variável é um custo que muda dependendo do seu nível de produção. Por outras palavras, o seu volume de vendas tem um impacto directo nas suas despesas variáveis.

Por exemplo, digamos que vende caixas telefónicas. Aqui está um gráfico que explica como funcionariam essas despesas variáveis.

Caixas produzidas	Embalagem costs	Total cost
1	$0.25	$0.25
100	$0.25	$25
500	$0.25	$125
1.000	$0.25	$250

br> O custo de embalagem por caixa permanece o mesmo, mas o custo total de embalagem aumenta quando a produção é mais elevada. Esta é uma despesa variável do livro de texto. Pode ver um exemplo mais detalhado de custos variáveis nesta repartição de preços parcial por peça de um iPhone.

Obviamente, é uma coisa boa quando o negócio está em expansão e tem um fluxo de caixa decente, uma vez que mais produtos ou serviços vendidos significam mais receitas. Quer desenvolver uma compreensão profunda das suas despesas variáveis totais desde o início, a fim de ver onde pode poupar dinheiro. Raspar os custos que entram em cada produto faz uma enorme diferença nos seus resultados.

Exemplos de custos variáveis

Aqui estão alguns exemplos comuns de despesas variáveis a ter em conta no seu orçamento mensal:

Custos de embalagem
Utilitários, como electricidade e água
Cartão de crédito e taxas bancárias
Salários horários e mão-de-obra directa
Custos de envio
Matérias-primas
Comissões de venda

Despesas fixas

Custos fixos são aquilo a que a maioria das pessoas se refere como “despesas gerais”.” Estas são as despesas que não mudam realmente, independentemente de quanto negócio está a fazer.

Obviamente, os seus custos fixos podem aumentar com o tempo. As rendas sobem, os salários aumentam, e os prémios de seguro tendem a aumentar. No entanto, estes custos são fixos no sentido em que não mudam com base no seu volume de produção. Quer tenha vendido uma mala telefónica ou 1 milhão, o custo fixo total é o mesmo.

Exemplos de custos fixos

Aqui estão alguns exemplos comuns de despesas fixas:

li>Pagamentos de aluguer
Pagamentos de automóveis
Seguro

li>Salários

Gastos de juros
Impostos de propriedade
Equipamento alugado

Loans

Depreciação

Misturado (semivariável) despesas

Uma terceira categoria de despesas é uma mistura de fixas e variáveis. Digamos que paga $100 por cada mês de alojamento web, mas um mês ultrapassa o seu limite de largura de banda e é atingido com uma taxa extra de $20. Pagará os $100 não importa o quê, mas os $20 extra são variáveis.

Outro exemplo seria se tivesse um vendedor a trabalhar em comissão. O salário base para este empregado é fixo, mas a comissão que ganha em cada venda é variável, uma vez que o custo total muda dependendo do número de vendas efectuadas.

Como poupar em custos variáveis e fixos

Poupar em custos variáveis

Se tiver custos variáveis elevados, aqui estão algumas formas de diminuir os seus gastos:

Procure formas de diminuir as suas facturas de serviços públicos. Use menos electricidade e água sempre que possível, e opte por um plano de Internet ou telefone mais barato que ainda satisfaça as necessidades do seu negócio como empresa. Monitorize quanto dinheiro gasta mensalmente em serviços de utilidade pública, o que revelará áreas de desperdício e motivará a sua empresa a ser mais eficiente em termos energéticos.
Mantenha o saldo mínimo nas suas contas bancárias. Muitos bancos exigem uma quantidade mínima de dinheiro a ser mantida em contas específicas todos os meses. Se for este o caso, certifique-se de que tem sempre esta quantia na sua conta para evitar taxas desnecessárias.
Pague as suas contas de cartão de crédito a tempo e na totalidade. As taxas atrasadas e os juros podem tornar-se rapidamente caros – e são evitáveis se mantiver um calendário de pagamentos e um orçamento organizados para eles.
Agilize a embalagem e o envio. Ao optimizar os seus processos de embalagem e expedição, pode reduzir os custos de cada um. Encontre formas de utilizar menos equipamento, adaptar os tamanhos das embalagens ao produto, e consolidar os envios tanto quanto possível.

Poupar em custos fixos

Se tiver custos fixos elevados, eis algumas formas de melhor distribuir o seu orçamento:

Renegociar o seu aluguer ou encontrar um lugar mais acessível. Se quiser baixar o seu custo mensal de arrendamento, contacte o seu senhorio para negociar um custo mais baixo em troca de um arrendamento mais longo ou de uma extensão do arrendamento. Se achar que a sua localização actual é maior do que precisa ou está a quebrar o banco, procure reduzir ou mudar para uma localização mais acessível.
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Reduzir os prémios de seguro. Poderá ser capaz de o fazer instalando características que eliminem ou reduzam certos riscos. Por exemplo, se pagar por protecção contra roubo, poderá instalar um sistema de segurança em vez de pagar esse custo contínuo. Poderá também negociar prémios mais baixos se tiver um bom histórico de clientes com a companhia de seguros.
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Reduzir os seus pagamentos mensais de arrendamento ou empréstimo. Não custa pedir pagamentos mensais mais baixos sobre os seus contratos de arrendamento ou empréstimos. As companhias de leasing e os bancos estão frequentemente dispostos a prolongar os seus pagamentos durante um período de tempo mais longo para diminuir o montante que deve pagar cada mês. Embora isto possa aumentar a taxa de juros, pode reduzir os seus custos até que esteja num lugar financeiramente mais confortável.
Só tem alguns cargos de gestão. Em vez de contratar vários gestores e pagar a todos eles um salário elevado, tenha alguns de qualidade que possa compensar adequadamente. Poderá conseguir fazê-lo através da fusão de departamentos semelhantes sob um único gestor.

Pesar as suas opções

Não deixe o entendimento das despesas fixas e variáveis para os contabilistas. O controlo das despesas comerciais é fundamental para qualquer empresa séria quanto ao seu futuro, pois permite desenvolver planos financeiros a longo prazo que contabilizem variáveis e situações hipotéticas.

P>Pode haver também momentos em que terá de decidir entre pagar custos fixos ou variáveis, e há benefícios e riscos associados a cada um deles. Por exemplo, se for um retalhista online, poderá optar por subcontratar cada venda a um terceiro para que não precise de tratar da expedição. Poderia trabalhar a seu favor pagar a terceiros com despesas variáveis – o que significa que eles recebem uma parte de cada venda – pois não precisará de pagar a ninguém se não vender nada.

No entanto, pode chegar uma altura em que as suas vendas são tão elevadas que estes custos variáveis totalizam uma quantidade significativa de dinheiro. Nessa altura, terá de considerar se pouparia dinheiro para investir nas despesas fixas de contratação de pessoal para tratar do transporte interno.

A necessidade de decisões como estas é a razão pela qual compensa ficar de olho nas suas despesas fixas e variáveis, uma vez que pode levar a negociações frutuosas. Deve rever continuamente os seus balanços, declarações de rendimentos e outras declarações financeiras para fazer os ajustamentos necessários. Compreender como funcionam estes custos ajudá-lo-á a descobrir o que é melhor para a sua empresa em qualquer altura.

Sarah Landrum contribuiu para a redacção deste artigo.