Dicas para escrever cartas eficazes aos legisladores estaduais e outros funcionários

Por Adrian Hochstadt, JD, CAE

28 de Março de 2005

Contactar um legislador ou funcionário do governo não precisa de ser difícil ou intimidante. Considere partilhar com os membros da sua associação estas simples dicas para escrever uma carta eficaz aos funcionários estatais.

Escrever para os legisladores e reguladores estatais é uma forma de influenciar os decisores políticos e de os educar sobre as questões e perspectivas da medicina veterinária. Abaixo estão algumas dicas simples que pode utilizar para escrever cartas mais eficazes:

• Usar a Saudação Adequada. A saudação deve ser “Caro Representante Smith” ou “Caro Senador Smith” ou “Caro Deputado Smith”, dependendo do cargo desempenhado. A morada deve ser “Caro Deputado Smith” ou “Caro Deputado Smith”, dependendo do cargo desempenhado: Honorável Jim Smith, Morada, Cidade, Estado, Zip. Dirija-se aos funcionários do governo estadual como se fosse uma comunicação comercial, indicando o título do destinatário (Jim Smith, Director, Departamento de Agricultura, Endereço, Cidade, Estado, Zip).
• Evite a Indignação Justa. Um tom educado e informativo é o melhor. Evite a abertura dizendo “como cidadão e contribuinte”, uma vez que o legislador pode assumir que são ambos. Comece a carta com um pequeno parágrafo que descreva a questão e o pedido que está a fazer. Um exemplo de uma frase de abertura padrão é: “Estou a escrever sobre o HB 1234, o Animal Welfare Rights Act, actualmente perante o legislador. Encorajo-o a opor-se a esta legislação, tal como foi escrita com base no seguinte: ….”
• Focus on Key Points. Não faça com que a comunicação se torne demasiado minuciosa. Tente usar termos e linguagem comuns. A maioria dos legisladores não tem formação médica ou clínica, e não pode decifrar uma linguagem demasiado técnica. Explique o potencial impacto nos pacientes e/ou proprietários, qualidade e acessibilidade dos cuidados, saúde animal ou humana, e a sua prática, se relevante. Uma carta de uma página é ideal, mas duas páginas são aceitáveis. Evite discutir questões tangenciais que irão diluir ou confundir a sua mensagem.
• Em Encerramento. Evite linguagem ameaçadora. Basta recapitular os pontos principais e encorajar acções específicas. Não seja vago. Os pedidos devem ser claros, concisos e tão específicos quanto possível, tais como co-patrocinar um projecto de lei. Ofereça-se para falar com o legislador ou regulador, fornecendo um número de telefone onde possa ser contactado. Os veterinários são geralmente vistos de uma forma positiva e são vistos como especialistas em questões de saúde animal. Se for contactado pelo legislador ou por um membro do pessoal, certifique-se de que tem tempo para falar ou visitar essa pessoa.

Cartas devem ser escritas no seu papel timbrado ou no da sua prática. Use as suas próprias palavras e exemplos pessoais. Formar cartas que se pareçam não têm o mesmo impacto.

P>Even embora a maioria dos legisladores tenha aparelhos de fax e correio electrónico, geralmente não é recomendado que as comunicações pessoais sejam enviadas desta forma, a menos que o legislador o solicite especificamente, ou simplesmente não há tempo para enviar material escrito por correio ou entrega nocturna.

Também, não se esqueça de verificar cuidadosamente a gramática e a pontuação de cada carta e prova. Não faria mal pedir a um colega para rever a carta antes de a enviar.