How to Say ‘Thank You’ in Business

As pessoas não dizem ‘obrigado’ o suficiente em geral.

As pessoas REALMENTE não o dizem o suficiente em situações comerciais.

Quantas vezes é que a sua equipa de vendas diz obrigado aos seus clientes e colegas com uma nota ou e-mail? Vou adivinhar que provavelmente não com tanta frequência.

Por que é que temos tendência para nos afastarmos dele? Um estudo recente analisou os dadores e destinatários da gratidão e descobriu que os dadores se sentem muitas vezes embaraçados em expressar gratidão. Também pensaram que o receptor não se importaria se enviava ou não uma nota de agradecimento. Em suma, foi visto como um gesto desconfortável e desnecessário.

Mas quando o estudo investigou como os receptores se sentiam realmente ao receberem mensagens de agradecimento, descobriram que os dadores sobrestimaram o tempo, o esforço e o desconforto envolvidos na expressão de agradecimento e subestimaram o impacto positivo que tem sobre o receptor e a sua relação com ele.

Então, o que é que aqui se leva em conta? Agradecer é relativamente fácil; faz com que tanto você como o destinatário se sintam bem; é necessário; e pode fazer a diferença na experiência dos seus clientes com a sua empresa e relações com os clientes. Tudo isso afecta os seus resultados.

Então porque é que as equipas de vendas e as empresas B2B não o fazem com mais frequência? Talvez não tenham a certeza de como o fazer correctamente. As melhores notas de agradecimento são concisas, específicas e, acima de tudo, genuínas e autênticas.

Isto significa que posso dar-lhe uma receita de como escrever uma grande mensagem de agradecimento, mas este post não se trata de copiar um exemplo palavra por palavra. Não é preciso repensar demasiado. Só precisa de ser autêntico.

Porquê devo mostrar apreço nas vendas e negócios?

A resposta do estudo a que me referi é que isso estimula as relações. Mas dizer “obrigado” permanece relegado a uma rápida chamada à avó para mostrar apreço pelo cartão que ela enviou ou uma nota aos participantes da festa agradecendo-lhes por terem aparecido.

E que dizer de uma situação de negócios?

Dizer agradecimentos dá a todos os envolvidos o calor e o entusiasmo e a etiqueta entre nós argumentaria que é a única coisa educada a fazer. No entanto, as equipas de vendas estão ocupadas. Não atingem quotas usando apenas boas vibrações e não conseguem sobreviver só de maneiras brilhantes. (O nosso parece também funcionar com batidos de proteínas e café, mas eu divago.)

Tambem há um caso de negócios a ser feito para enviar notas de agradecimento da empresa aos clientes, clientes, e parceiros.

Aqui estão três maneiras de a gratidão poder aumentar as suas receitas, com algumas estatísticas para os apoiar:

1. Agradecer aos seus clientes faz com que os clientes tenham boas experiências.

• Dois terços dos compradores citam a experiência do cliente como mais importante do que o preço.

2. Uma boa experiência do cliente leva a mais referências.

Após uma experiência positiva, três em cada quatro compradores recomendariam uma empresa aos seus pares.

3. Tudo isto leva a um aumento da lealdade e a uma redução da rotatividade dos clientes.

• Aumentar as taxas de retenção de clientes em 5% tem demonstrado aumentar os lucros em até 95%. E sentir-se pouco apreciado é a razão número 1 pela qual as pessoas mudam de fornecedor.

Não esquecer – não são apenas os clientes e fornecedores que se podem sentir assim. Os seus empregados e colegas também querem saber que são valorizados. Estudos mostram que duas em cada três pessoas deixariam um emprego se não se sentissem apreciadas.

Algumas empresas têm um mecanismo interno para isso. No Proposify, o nosso empregado do concurso do mês é nomeado por pares. Todos votam na pessoa que consideram mais merecedora, mas também escrevemos uma pequena nota sobre como esse empregado encarnou os valores da empresa de positividade, integridade, empatia, e dinamismo no seu trabalho. Depois o co-fundador e CEO da empresa Kyle lê um monte deles em voz alta na nossa reunião mensal e anuncia o vencedor.

Even embora tecnicamente não lhes chamemos notas de agradecimento, é exactamente o que eles são. É óptimo receber reconhecimento e ver os seus colegas trabalhadores serem também reconhecidos. É uma óptima cultura de empresa.

O que devo enviar? Uma carta? Uma nota? Um e-mail? Um texto?

Então estabelecemos que praticamente toda a gente gosta de ser agradecida. Qual é a melhor maneira de o fazer?

Uma nota manuscrita tende a ter o maior impacto. Se esteve recentemente nas redes sociais, provavelmente deparou-se com uma marca de animais de estimação chamada Chewy. E provavelmente já reparou nelas porque os seus clientes estão a publicar sobre as notas manuscritas que a empresa inclui nas suas encomendas.

Estas notas giras são um êxito tão grande que se as procurar no Google, um dos resultados na primeira página é um post no Facebook de um cliente sobre a nota que recebeu. Isso diz muito sobre o quanto as notas estão a encantar os clientes de Chewy e outros.

Eu sei o que está a pensar – isto é tudo anedótico. E quanto a alguns dados ou algo antes de partir uma caneta e começar a escrever? Eu ouço-o. Aqui está um interessante teste A/B da plataforma filantrópica Os Doadores Escolhem.

Quando enviaram notas manuscritas de agradecimento a metade de todos os doadores recentes, descobriram que os que receberam uma nota tinham 38 por cento mais probabilidades de dar novamente do que os que não receberam uma. E aqueles que doaram novamente deram mais do que a média de donativos

E agora pensam que as notas manuscritas são óptimas e todas, mas não querem acrescentar mais uma tarefa não vendida às actividades diárias da vossa equipa de vendas. Não se preocupe, eu também tenho uma solução para isso.

Autenticidade e automação

Como podemos fazer a autenticidade coexistir com a automação?

Se tiver estado pendurado neste canto da Internet (também conhecido como o blog Proposify) durante mais de um minuto, saberá que somos grandes fãs da utilização de modelos, especialmente para propostas. Eles tiram-lhe aquele ecrã de ecrã branco, o cursor de pestanejar, onde – o sentimento de “check-do-I-start” para a sua equipa de vendas.

Quando se trata de gratidão, um template pode significar que a sua nota de agradecimento não sai tão sincera. E isso derrota o propósito.

O que proponho em vez disso é que a sua equipa de vendas utilize uma fórmula para o seu envio de mensagens de agradecimento. Uma fórmula de nota de agradecimento proporciona um sólido ponto de partida para a escrita e mantém a sua mensagem concisa e directa ao assunto. A fórmula que estou prestes a delinear é fácil e versátil – pode ser utilizada em quase todas as situações de negócios e não só. E embora não demore muito, se algum, tempo precioso a vender, irá acrescentar valor às suas relações com os clientes.

Okay, por isso temos o meio em baixo. Vamos falar da mensagem em si.

Como escrever uma nota de agradecimento de negócio

Há toneladas de oportunidades para enviar uma nota de agradecimento: Uma primeira ou segunda compra. O início ou a conclusão de um projecto. Mesmo a oportunidade de apresentar uma proposta ou RFP é uma excelente ocasião para expressar gratidão.

Lizzie Post, a trisavó da senhora Emily Post, tem sempre uma fórmula simples para a nota de agradecimento perfeita. Eis o que ela sugere:

1. Abrir

2. Agradeça-lhes especificamente

3. Fechar

Yup, três passos inteiros. É realmente tão fácil quanto isso. Vou mostrar-lhe.

Como remover “Obrigado pelo seu negócio” do seu vocabulário: 8 exemplos de notas de agradecimento

Existe uma mensagem mais aborrecida ou sem personalidade do que uma que diz “Obrigado pelo seu negócio”?

Agradecer aos seus clientes é óptimo, mas agradecer-lhes pelo seu “negócio” é um pouco frio e sem coração, como se só tivesse enviado a mensagem porque trocou dinheiro, e não porque está realmente agradecido. Por mais curto ou longo que seja, uma nota de agradecimento personalizada terá sempre um impacto mais forte do que um cookie-cutter, e-mail genérico.

Utilizando a fórmula que descrevi acima, é rápido e fácil elaborar uma nota de agradecimento que não sai como uma fórmula ou falsa.

Aqui estão alguns exemplos que escrevi para ilustrar isto. Demoraram apenas alguns minutos a juntar e apesar de eu ter usado a mesma fórmula, cada um deles leu como original e pessoal.

8 exemplos de notas de agradecimento para cenários de vendas e propostas:

1. Obrigado pela oportunidade de apresentar uma proposta
2. Obrigado pela oportunidade de responder a um RFP
3. Obrigado pela oportunidade de citar
4. Obrigado por solicitar uma proposta
5. Obrigado por utilizar os nossos serviços
6. Obrigado pelo pontapé de saída do projecto…off
7. Obrigado pela sua encomenda
8. Obrigado e adeus

GarantiaNota Exemplo #1 – Obrigado pela oportunidade de submeter uma proposta

Obrigado…Nota Exemplo #2 – Obrigado pela oportunidade de responder a um RFP

Obrigado – Nota Exemplo #3 – Obrigado pela oportunidade de citar

ObrigadoNota Exemplo #4 – Obrigado por solicitar uma proposta

Obrigado…Exemplo #5 – Obrigado por utilizar os nossos serviços

Thanksk-You Note Example #6 – Obrigado pelo arranque do projecto

Obrigado – Exemplo #7 – Obrigado pela sua encomenda

ObrigadoNota Exemplo #8 – Obrigado e adeus

Milhões de propostas. Milhares de respostas a inquéritos. Dez tomadas de acção.

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Porquê agradecer notas como estas funcionam tão bem?

Existem três razões pelas quais notas como as acima mencionadas serão um sucesso tanto para a sua equipa como para os destinatários:

Estas notas de agradecimento são concisas.

As notas de agradecimento relacionadas com o trabalho devem ser concisas e permanecer no tópico. Não combine com outra mensagem, como perguntas sobre o pontapé de saída do projecto ou aquela factura pendente. Concentre-se em dizer obrigado e depois volte a qualquer assunto em mãos na sua próxima chamada, e-mail ou mensagem.

São específicos.

Não há aqui declarações genéricas. Fala directamente da situação em mãos, o que permite ao destinatário saber que esta não é uma mensagem gerada automaticamente, distribuída em massa, desencadeada por algum algoritmo robotizado. A especificidade constrói a confiança.

Mas não demasiado exagerado.

Por todos os meios, se pensa que realmente cimentou a melhor parceria comercial da história do mundo, então vá em frente e avise-os. Se não, mantenha-se positivo, mas honesto e realista, também. As pessoas têm medidores de BS bastante sensíveis, por isso mesmo que tenha boas intenções com a sua hipérbole, pode fazer com que toda a sua nota pareça não autêntica. O que é o oposto do que está a tentar alcançar.

Como é que se diz obrigado?

Essas são duas palavras simples que vão muito longe. Dizer obrigado pelo seu negócio é uma forma simples mas poderosa de fazer crescer as suas relações, construir lealdade à marca, e criar boa vontade geral.

É fácil de dizer, rápido de fazer, e nunca se tomou o caminho errado. Não há nenhuma desvantagem em enviar um e-mail de agradecimento ou uma carta de agradecimento, por isso tente agendar tempo na sua semana para o fazer mais vezes.

Oh, e obrigado por ler!