O guia completo das políticas de viagens corporativas
Pode não pensar que precisa realmente de uma política de viagens. Afinal, com a maioria dos viajantes de negócios a reservar companhias aéreas de baixo orçamento hoje em dia, os gastos irresponsáveis podem não ser um problema na sua empresa. Mas uma grande política de viagens não é apenas sobre o que os viajantes podem comprar no cartão da companhia ou quanto podem gastar em voos ou alojamento.
Uma política de viagens é muito mais do que isso: é a sua forma de encurralar as viagens de negócios em algo que não ultrapasse todo o tempo da equipa administrativa. É também a sua forma de manter os seus viajantes seguros.
Vamos explorar como escrever uma política de viagens da empresa que realmente importa.
Como construir uma política de viagens para os funcionários (para que eles a sigam realmente)
Embora a sua empresa beneficie absolutamente de ter uma política, é importante colocar os seus funcionários em primeiro lugar. Quando considera as necessidades dos seus empregados, aumenta as hipóteses de que a sua apólice lhes seja útil.
Existem duas formas importantes de pôr isto em prática.
- Inclua a informação de que os empregados precisam (como reembolso e segurança) – Se os empregados precisam de se referir à sua apólice, então é mais provável que se familiarizem com ela. Inclua a sua política de viagens e despesas para que saibam o que podem ser reembolsados, e inclua o procedimento de reembolso. Incluir também o seguro de viagem e os procedimentos de emergência.
- Indique claramente a ferramenta de reserva de viagem aprovada com apólices integradas – Não deve esperar que os funcionários se lembrem da tarifa permitida por noite em 100 cidades diferentes. Utilize a sua apólice de viagem para lembrar aos funcionários qual é a ferramenta de reserva de viagem aprovada. Esta plataforma deve incluir políticas incorporadas com orçamentos por tarifa e rota, bem como processos de aprovação, por isso, se algo estiver fora da política, um pedido é enviado ao gestor correcto.
Se estiver à procura de detalhes sobre o melhor formato de política de viagens, consulte o nosso modelo de política.
Como escrever uma política de viagem passo a passo
Agora vamos dar uma vista de olhos ao processo de escrita de uma política que realmente funciona. É necessário estabelecer objectivos e prioridades para a actualização, envolver intervenientes importantes, e rever o que está e não está a funcionar com a sua política actual.
Reveja a sua política ou práticas actuais
A sua política está desactualizada ou não tem uma?
Antes de personalizar um modelo, pode ser inteligente rever o que está e não está a funcionar sobre a sua política actual ou processos de viagem. Faça isto juntamente com as partes interessadas durante a sua reunião de lançamento.
Definir objectivos e prioridades
Determinar os dois ou três objectivos principais para actualizar a sua política, tais como satisfazer as necessidades de uma equipa em crescimento. Aqui estão exemplos de objectivos para a actualização da sua política de viagens:
- Reduzir confusão para viajantes
- Reduzir trabalho manual para a equipa administrativa
- Impromover o cumprimento da política de viagens
- Reduzir custos desnecessários
- Impromover o dever de cuidado e segurança do viajante
- Impromover acompanhamento financeiro das despesas de viagem
- Incrementar a satisfação do viajante
Involver as partes interessadas
A dimensão e organização da sua empresa determinará quem precisa de aprovar o seu novo modelo de política de viagens. As pessoas estão ocupadas. Alguns interessados estarão envolvidos ao longo de todo o processo. Para outros interessados, deverá dar-lhes uma lista de coisas a aprovar ou verificar, de modo a não lhes pedir muito tempo.
Aqui quem deve ajudar a escrever a política de viagens da empresa, ou aprovar a versão final:
- Gerente de viagens – Traz uma visão do comportamento dos viajantes, objectivos para a política, e todos os detalhes sobre vendedores de viagens, tarifas negociadas e muito mais.
- Gestor de escritório – Traz uma visão sobre questões relacionadas com o processo de reservas de viagens e apoio a viagens, e ajuda a definir objectivos para melhorar a política e procedimentos
- CEO – Traz uma visão sobre objectivos de conformidade e redução de custos. Terá também ideias para racionalizar os procedimentos de declaração de despesas
- COO – Ajuda a estabelecer objectivos para racionalizar os processos e poupar tempo, bem como melhorar o dever de cuidado e cumprimento
- Viajantes frequentes – Sabe o que funciona e o que não funciona com a actual política de viagens, e pode também agir como a voz dos companheiros de viagem
- HR – Compreende as exigências e expectativas dos funcionários, e tem também um conjunto diferente de objectivos de viagem (contratação, em oposição a vendas ou marketing)
p>Trabalhar em conjunto para criar uma política que satisfaça as necessidades de todos. Escolha entre os membros da equipa listados acima. Para minimizar a perturbação das responsabilidades regulares de todos, realizar uma reunião de lançamento para estabelecer objectivos, depois trabalhar independentemente para completar as personalizações do modelo. Pode contactar os intervenientes individuais para obter ajuda em determinadas secções, quando necessário. Posteriormente, realizar uma reunião final com todos os interessados para rever a política antes de a implementar.
Escolha um estilo de gestão de viagens e nível de rigor
Antes de começar a escrever a sua política, também vai querer decidir sobre o seu estilo de gestão de viagens e nível de rigor. Sabendo isto, tornará outras decisões mais fáceis.
- Estilo de gestão de viagens – Os viajantes farão as suas reservas utilizando a sua ferramenta de reserva de viagens de negócios? Ou será que um administrador/gerente ainda tratará das reservas? Quanta liberdade e autonomia quer oferecer aos seus viajantes?
- Uma introdução com uma visão geral das razões pelas quais a política é importante para os funcionários reverem e o que encontrarão dentro
- O seu procedimento de reserva de viagens aprovado e a sua ferramenta de reserva de viagens de negócios aprovada
- Todo as categorias de despesas possíveis, com detalhes sobre o que é reembolsável em cada categoria
- Compras não reembolsáveis (para que os viajantes saibam o que devem pagar por si se querem algo que não está coberto)
- Como apresentar relatórios de despesas e pedidos de reembolso
- Como contactar o suporte de viagem, seguro de viagem, e dever dos vendedores de cuidados, bem como os seus procedimentos de emergência
- li> Nível de rigor – Se permitir que os viajantes reservem por si próprios, até que ponto quer que a sua política integrada seja rigorosa na ferramenta de reserva? Quer que ela permita viagens fora da política e que simplesmente envie uma notificação ao gestor? Ou quer que a mesma requeira aprovação? Ou quer que os viajantes possam seleccionar os detalhes da viagem que desejam e depois solicitar aprovação para todas as viagens?
Se os interessados ainda discordarem sobre o estilo de gestão de viagens, é realmente desafiante escrever correctamente uma política ou configurar o processo de aprovação dentro da sua ferramenta de reservas de viagens de negócios.
Decida o que incluir na sua política
P>Próximo, tem de decidir o que incluir na sua política. Abaixo, temos uma visão geral dos princípios básicos. Para mais pormenores, consulte a secção seguinte deste guia.
Enquanto uma política de despesas de viagem para pequenas empresas pode incluir apenas algumas cidades e rotas populares que a empresa viaja, uma empresa pode precisar de incluir máximos para cada grande cidade e rota no mundo.
Faça a sua política e obtenha a aprovação das partes interessadas
O passo seguinte é escrever a sua política e certificar-se de que ela inclui todas as acima referidas. Obtenha a aprovação de todos os seus interessados, e não apenas dos superiores. Lembre-se de obter feedback de um ou mais viajantes frequentes para se certificar de que o documento é o mais claro e conciso possível.
Configure uma política de viagens automatizada que funcione durante o processo de reserva
Depois de ter actualizado o seu documento de política de viagens, deverá criar uma versão automatizada para orientar as reservas de viagens 24 horas por dia. Uma política de viagens automatizada proíbe ou permite que as viagens sejam concluídas no momento da reserva, com base nos seus parâmetros, tais como custo global máximo por voo, ou custo máximo por determinadas rotas. Saiba mais sobre a automatização da aprovação de viagens.
No nosso próximo artigo, estamos a dar-lhe uma política de preenchimento em branco para tornar este processo o mais rápido possível.
