Organização de Papelada Familiar em 2019: um Sistema Simples
As pilhas de papel deixam-no louco?
p>Talvez esteja a pensar na melhor maneira de armazenar todo esse papel. Que papéis deve guardar e quais pode reciclar em segurança? Deixe-me tirar um momento e falar sobre organização de papelada.
Todas estas perguntas são respondidas neste mega correio sobre como organizar papelada como notas, e ficheiros.
Um dos maiores obstáculos à organização, é a papelada.
Contas, correio, trabalho escolar, e outros papéis entram diariamente nas nossas casas. Se não se mantiver em cima do assunto, a papelada pode rapidamente tornar-se uma confusão! Odeio estes papéis empilhados no meu balcão – isso deixa-me um pouco louco! Você também?
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É por isso que sigo um sistema para manter a minha papelada organizada.
Tenho dois requisitos simples para o meu sistema de papelada:
Fácil de manter.
Se não for simples e conveniente (como super fácil) para mim acompanhar a papelada, vou ignorá-la.
Isso vai dificultar-me a vida no fim do caminho (talvez facturas faltantes, notificações de faltas escolares, etc.). Esta é a minha motivação para me manter a par da nossa papelada!
Permitir-me-á encontrar facilmente o que preciso mais tarde.
Se vou ter de passar muito tempo a escavar uma pilha de papéis ou um monte de pastas para encontrar algo mais tarde, o meu sistema será inútil e ignorado.
Conveniência é um requisito enorme com qualquer sistema e este não é excepção. Quando estou pronto para fazer a minha fotografia financeira anual, demora apenas um minuto a reunir a papelada de que preciso.
Dados estes dois objectivos, eis o que o meu sistema de papelada NÃO é:
Este sistema de papelada NÃO é 100% electrónico.
P>Pago a maioria das nossas facturas online e mantenho alguma “papelada” online (mais sobre isso mais tarde), mas não passo tempo a digitalizar as facturas ou recibos. Sei que algumas pessoas saem-se bem com um sistema 100% sem papel, mas não é para mim.
Este sistema não é perfeito.
O meu sistema não é bonito. Não é nada interessante!
Não me interessa se a papelada está perfeitamente arquivada ou se todos os meus ficheiros estão codificados por cores. Eu escrevo à mão os rótulos nos meus ficheiros. O meu planeador pode ter demasiados papéis cortados em qualquer dia.
Certo, um sistema de arquivamento bonito ou bandejas de papel a condizer seria óptimo, mas não é uma prioridade para mim, por isso não o deixo atolar-me. A minha prioridade é simplicidade: simples de arquivar, simples de recuperar.
Aqui está como eu lido com toda essa papelada.
O correio e os papéis que chegam são classificados assim que entram na casa. Isto demora apenas alguns minutos diariamente e, desta forma, nada se perde ou é esquecido até ser demasiado tarde.
Papéis vão para 1 de 4 lugares:
Lixeira de reciclagem
(Quando em dúvida, deita-a fora!) Não costumo guardar os catálogos perdidos que chegam. O correio não solicitado é deitado fora imediatamente. (Cortar aqui o correio não desejado)
Mail para o meu marido vai para um cubículo reservado para ele na cozinha.
(Dica: reciclar os envelopes também neste passo, para cortar no papel.)
Meu planificador
Faturas e outros papéis que requerem a minha atenção são cortados para o interior do meu planificador. Também costumo anotar uma nota na minha lista de tarefas a executar para atender ao referido item.
Se for uma factura que não é devida durante algum tempo, criarei um lembrete no meu calendário do Google para não me esquecer.
Tento processar quaisquer papéis que necessitem da minha atenção imediatamente. Isto pode ser pagar uma pequena factura (através do pagamento online da factura), assinar um recibo de autorização, ou introduzir um recibo no meu software de orçamentação.
Se o conseguir fazer num minuto ou dois, vou tirá-lo do caminho agora.
Armazém (Temporário / Permanente)
Neste ponto, fico apenas com papéis que precisam de ser arquivados. Faço a distinção entre dois tipos de arquivamento – temporário e permanente.
- li>Armazenamento Temporário
alguns papéis precisam de ser guardados por um curto período de tempo (um horário de voluntariado, um convite para uma festa, etc.)
Estes tipos de coisas podem ser gravados dentro de um armário (o nosso frigorífico não é magnético ou eu pendurá-los-ia lá em cima).
Outras coisas são guardadas dentro do meu planificador até eu precisar delas ou poder dispor delas (normalmente durante a minha revisão semanal quando dou uma olhadela rápida a todos os papéis do planificador).
Outros papéis precisam de ser guardados indefinidamente. Isto inclui contas pagas, documentos médicos, recibos de grandes compras, etc. Estes documentos têm uma casa temporária num cubículo, mesmo na cozinha. (Tem de ser conveniente, lembre-se?)
- Arquivo de longo prazo
Quando o cubby fica cheio, é um sinal para mim passar uns minutos a arquivar estes papéis permanentemente. Levo a pilha lá para cima para a sala da escola onde guardo um par de caixas de arquivo de plástico (como esta).
P>P>Posso arquivar os restantes papéis em alguns minutos.
agulha de papel
Agora o meu sistema está arrumado e pronto para mais papelada.
Apenas alguns minutos por dia mantém este sistema arrumado. Isto pode parecer um monte de passos, mas realmente só demora um ou dois minutos por dia e depois talvez 5-10 minutos uma vez por semana mais ou menos para manter o sistema a funcionar sem problemas (e evitar que o depósito temporário transborde).
Martha Stewart recomenda a centralização da sua papelada por conveniência.
Como separar a sua papelada em categorias
Para arquivar os seus papéis, escolha categorias que lhe permitam encontrar facilmente as coisas mais tarde e também manter as coisas relativamente arrumadas.
Eu tenho um conjunto padrão de categorias e posso adicionar uma nova pasta (e categoria) conforme necessário, dependendo da papelada que precisa de ser armazenada.
As minhas categorias de arquivo padrão:
- Recebimentos e garantias – grandes compras
- Medical – facturas (separar por pessoa, se necessário)
- Recebimentos e garantias – pequenas compras (só guardo os recibos que posso querer aceder mais tarde)
/li>/ul>
- li>Medical – records (separar por pessoa, se necessário)
ul>>li> facturas e papéis de utilidade (certifique-se de que está a negociar as melhores taxas sobre estas facturas)
- Devoluções de impostos – ano correnteTax paperwork
>li>Declarações de bagagem e papelada
>ul>>li>Tax paperwork (até ser compilado numa carteira no fim do ano)
- li>Registos de manutenção doméstica
>ul>>li>Manuais de aplicação (guardados numa caixa separada devido à grande quantidade dos mesmos)/ul>
- li>Li>Ficha de papelada oficial (certidões de nascimento, títulos de carros, cópias de passaportes, etc.)/ul>
- li>Pólices de seguro de vida/ul>
- li>Seguro de automóvel, registos de manutenção, e papelada de registo/ul>>>li>Mementos – Eu guardo muitas cartas pessoais que recebo – tenho um ponto fraco no meu coração por cartas pessoais escritas em papel físico!
Papéis que não guardo
- Extratos bancários e de cartões de crédito – Eu equilibro as minhas contas pelo menos mensalmente e posso sempre aceder aos meus extractos online.
>li>>Recebimentos quase diários – depois de os ter registado nas minhas contas, estes são atirados.
>ul>>>li>Catálogos – Não gosto de deixar este tipo de coisas amontoarem-se. Acho que os catálogos apenas me deixam (e à minha família) descontente com o que já tenho.
- Cartões – quaisquer cartões que recebemos são expostos na cozinha durante alguns dias e depois reciclados.
Chaves para fazer este sistema funcionar para si:
- li>>Having a designated spot for things, especially one for other people who also receive paperwork in your home.
- >li> Fazendo as “pequenas” coisas imediatamente. É muito mais agradável tocar nestas coisas apenas uma vez e tirá-las do caminho.
- >li>Dispondo um sistema de lembrete para as coisas que não se lida imediatamente.
- li>Dispondo um sistema simples de arquivamento permanente. Uma caixa de cartão bancário e algumas pastas de manila funcionarão muito bem.
A papelada é melhor guardada electronicamente.
Manter muita da minha papelada e manutenção de registos online é uma grande ajuda para minimizar a papelada física. (Fique atento a uma futura publicação sobre quais os registos que mantenho online.)
E que tal gerir os papéis escolares das crianças?
Eu mantenho uma selecção de trabalhos escolares para o nosso portfólio escolar. Dois dos meus filhos estão agora na escola, por isso só guardo alguns dos seus documentos todas as semanas no caso de precisarmos de dedicar mais tempo a alguma coisa.
Todos os avisos da escola assinaram de imediato e voltaram a ser colocados em mochilas para o dia seguinte. As datas importantes estão marcadas no calendário.
E quanto a todas aquelas criações de artesanato de papel?
Um, sou uma péssima mãe nesta área 🙂
P>Eu costumo colar uma ou duas últimas criações na cozinha e reciclar o resto. Os meus filhos parecem não se importar – a parte divertida está realmente no processo para eles e não tanto no resultado final.
Se eles tiverem algo de que se orgulhem especialmente, podemos pendurá-lo no quarto deles, arquivá-lo para guardar ou apenas tirar uma fotografia e reciclar.
A papelada da casa é como a roupa suja.
Regenera-se diariamente! Certifique-se de que tem um sistema para o manter sob controlo.