Qual é o objectivo de uma reunião de lançamento de um projecto?
Como agência digital, orgulhamo-nos de criar soluções que vão para além de websites bonitos ou tácticas de marketing cintilantes. Definimos o sucesso em termos dos resultados que os nossos clientes são capazes de alcançar com o que criamos. A reunião de lançamento do projecto dá o tom para o sucesso, assegurando a existência de processos adequados para cumprir os prazos do projecto e fornecer resultados de alta qualidade ao longo de toda a duração da parceria.
Se está a considerar trabalhar com uma agência para levar o seu marketing digital ao próximo nível, ou se acabou de assinar para trabalhar com a eCity num novo website ou campanha, eis o que pode esperar da reunião inicial de arranque do projecto.
O que é uma reunião de arranque do projecto?
O principal objectivo de uma reunião de arranque do projecto é estabelecer métodos de comunicação entre o cliente e a agência, e finalizar as linhas de tempo do projecto. Isto ajuda a assegurar o alinhamento da equipa desde o início, levando a projectos mais bem sucedidos e menos prazos perdidos.
Uma reunião de pontapé de saída do projecto ajuda todos os envolvidos a dar um rosto a um nome e a conhecerem-se melhor uns aos outros. Quando possível, recomendamos a realização de uma reunião de pontapé de saída do projecto pessoalmente, mas para alguns clientes, o local pode exigir que uma reunião de pontapé de saída se realize virtualmente, através de um cliente de vídeo ou por telefone. A reunião começa normalmente com apresentações da equipa, transições para uma recapitulação da estratégia e dos objectivos do projecto, e termina com considerações logísticas tais como canais de comunicação preferidos, considerações orçamentais, e uma linha temporal proposta.
Quais são os objectivos do pontapé de saída do projecto?
Introduzir a Equipa: Em muitos casos, o pontapé de saída do projecto é a primeira oportunidade que a agência tem para se encontrar cara a cara com o cliente. Por conseguinte, é bom apresentar tanto a agência como as equipas do cliente. Desta forma, todos os envolvidos terão uma melhor ideia do papel que cada indivíduo desempenha na organização e como isto terá impacto no avanço do projecto.
p>Revisar o processo do projecto: Nunca é demais sublinhar a importância do comprovado processo eCity na entrega de resultados aos nossos clientes que terão um impacto positivo nos seus resultados. Contudo, é comum que os clientes queiram acelerar ou saltar completamente a fase um para começarem a ver resultados mais rapidamente. A reunião de lançamento do projecto dá-nos a oportunidade de explicar em detalhe o que fazemos nas fases de descoberta e investigação de cada projecto, e como isto conduzirá a um melhor resultado final tanto para o cliente como para os utilizadores do cliente.
Estabelecer Métodos de Comunicação: Uma comunicação clara é fundamental para assegurar que um projecto funcione sem problemas, seja concluído a tempo e dentro do orçamento. Como gestores de projecto, utilizamos a reunião de início do projecto para estabelecer quem será o principal ponto de contacto de ambos os lados, com que frequência gostariam de ser actualizados sobre o nosso progresso, e que método ou métodos de comunicação preferem. O nosso objectivo é comunicar com os clientes da forma mais fácil e eficaz para eles, seja por telefone, e-mail, Google Docs, uma ferramenta de gestão de projectos como Basecamp, ou alguma combinação de todos os quatro.
Finalizar Linha do Tempo: Como qualquer gestor de projecto experiente lhe dirá, a linha temporal é a espinha dorsal do projecto. Para que o projecto seja um sucesso, a linha temporal precisa de ser realista e acordada por todos os envolvidos. A reunião de início do projecto é uma grande oportunidade para discutir como será o feedback e o processo de aprovação no final do cliente, e como isto terá impacto na linha do tempo. Isto ajuda a evitar atrasos dispendiosos mais abaixo.
O que devem os clientes esperar desta reunião?
O lançamento do projecto representa uma oportunidade única para os clientes conhecerem as pessoas por detrás de uma agência. Na eCity, orgulhamo-nos de formar relações com os nossos clientes que vão para além da chamada semanal de status. Para o fazer, é importante que todos os intervenientes no projecto estejam presentes na reunião de lançamento do projecto.
Aconselhamos também que os clientes venham preparados para responder a perguntas relativas ao seu processo de fornecimento de feedback sobre os principais resultados. Ao longo dos nossos muitos anos como agência digital, descobrimos que os projectos de maior sucesso acontecem quando o gestor do projecto e o ponto de contacto estão na mesma página relativamente ao processo de aprovação e que efeito pode ter nos prazos do projecto.
P>Por último, esta é a oportunidade do cliente para fazer quaisquer perguntas que ainda possa ter antes de o projecto começar a funcionar. Nesta fase, esperam-se perguntas sobre o âmbito do projecto, orçamento, cronograma, e processo. Lembre-se, esta reunião é tão importante para o cliente como para a agência.
Passos seguintes
A reunião de lançamento do projecto é apenas o primeiro passo de muitos no caminho para o lançamento de um projecto bem sucedido. Depois de todos se terem encontrado e discutido os resultados desejados para o projecto, está na altura de a agência começar a trabalhar para transformar esses sonhos em realidade. Aqui na eCity, este próximo passo envolve normalmente a entrega de materiais de imersão da marca por parte dos clientes e a marcação de entrevistas às partes interessadas. A partir daí, começamos a realizar pesquisas de utilizadores que informarão a nossa estratégia de conteúdo a avançar. Depois, a magia acontece!
Está pronto para começar o seu próximo grande projecto digital? eCity teve o privilégio de trabalhar com clientes estabelecidos, tais como a Universidade da Pensilvânia, Pentec Health, Porsche, e muito mais, para criar estratégias digitais que impulsionem os resultados do negócio e envolvam os utilizadores em todas as fases. Para saber mais, consulte os nossos estudos de caso mais recentes.
