RFI, RFQ, RFP… Qual é a diferença?

Como fornecedor, provavelmente já viu pedidos de informação, cotações, ou propostas durante o processo de tentativa de ganhar negócios com empresas e organizações governamentais. Todos os três têm algumas características em comum, mas cada um tem as suas próprias qualificações distintas, e compreender essas distinções ajudá-lo-á nos seus esforços para garantir oportunidades de licitação.

O aprovisionamento, ou o acto de comprar bens e serviços, é racionalizado através dos processos RFI, RFP e RFQ.

Aqui está uma repartição simples das siglas:

Quando uma organização de compras divulga um Pedido de Informação (RFI), está a procurar informações gerais sobre as capacidades e serviços/bens dos potenciais fornecedores. A fase seguinte no processo de aquisição, envolve ou um Pedido de Cotação (RFQ), ou um Pedido de Proposta (RFP). Quando uma empresa distribui uma RFQ, está simplesmente a pedir os preços dos fornecedores sobre os serviços solicitados. Um RFP, por outro lado, é um pedido para uma visão global dos antecedentes da empresa fornecedora, descrições detalhadas dos produtos/serviços solicitados, e muitas vezes o preenchimento de um questionário específico exigido para apresentação.

Como uma empresa pequena ou em fase inicial, tendo os seguintes oito (8) itens à disposição e actualizados irá acelerar o tedioso, mas vital, processo de aquisição para ganhar um contrato:

1. Página de Capa Profissional:
As primeiras impressões são tudo – não deixe de desenhar uma página de capa profissional e limpa que reflicta com precisão a identidade da sua empresa. Isto deve representar a marca da sua empresa, o título do serviço ou produto solicitado, e a data da proposta.

2. Índice
Dê ao seu público uma visão geral compreensível e de fácil leitura para referenciar as secções em que estão mais interessados. Se possível, numere as secções de acordo com as informações solicitadas pela organização de compras.

3. Antecedentes e visão geral da empresa
Sejamos francos, sem esta componente a equipa de compras não terá ideia de quem ou do que se trata a sua empresa. Uma carta de apresentação e um resumo executivo são também elementos apreciados durante o processo de licitação.

4. Descrições completas do produto
Um resumo completo e detalhado do produto ou serviço solicitado deverá esgotar completamente quaisquer questões que o potencial comprador possa ter. Seja organizado na sua abordagem e decomponha os seus parágrafos em secções digeríveis com títulos em negrito ou itálico.
5. Plano de implementação

O plano de implementação inclui a cronologia passo a passo da sua empresa para novos clientes a bordo. O plano deve incluir uma visão geral da cronologia para que o seu potencial cliente possa programar de acordo com a sua própria equipa.

6. Revisão Financeira
Estar preparado para detalhar até dois (2) a três (3) anos da informação financeira da sua empresa. Para evitar a dor de cabeça, seja proactivo e certifique-se de que a análise financeira da sua empresa está actualizada nos últimos 2-3 anos.

7. Referências
Antes de entrar no processo de apresentação do RFP, RFQ ou RFI, é sensato ter três-quatro referências ou testemunhos de clientes em mãos. Escolha sabiamente: estas referências devem ter uma experiência positiva em negócios com a sua empresa.

8. Esboço de preços
Ainda de uma folha de preços padrão para todos os seus produtos/serviços, a sua vida será mais fácil quando as RFI’s, RFQ’s e RFP’s começarem a entrar.

Encerrar perguntas sobre o processo de elaboração ou organização da proposta de licitação? Agende o tempo com um treinador de negócios ConnXus Platinum para uma consulta personalizada.