Seven Steps to Running the Most Effective Meeting Possible
Este artigo é da autoria de Neal Hartman, um professor sénior em comunicação de gestão na MIT Sloan School of Management.
A reunião em que os zangões não param; a reunião em que todos se sentam a mexer no seu smartphone; a reunião em que Doug, da Contabilidade, sequestra; ou a reunião em que quase todos na sala se interrogam sobre a mesma coisa: Porque estou eu aqui?
Reuniões preenchem um número crescente de horas no dia de trabalho, e mesmo assim a maioria dos empregados considera-as como uma perda de tempo. De acordo com um inquérito realizado por Salary.com a profissionais dos EUA, as reuniões foram classificadas como o principal assassino da produtividade do escritório. (De acordo com o inquérito de 2012, lidar com a política de escritório foi um segundo lugar próximo.)
Mas existem formas de realizar reuniões eficazes e eficientes que deixam os seus empregados animados e entusiasmados com o seu trabalho. Aqui estão algumas dicas:
1, Deixem claro o vosso objectivo. Uma reunião deve ter um objectivo específico e definido. Antes de enviar esse calendário, pergunte a si próprio: O que é que eu procuro realizar? Está a alertar as pessoas para uma mudança na gestão ou uma mudança na estratégia? Está à procura de contributos de outras pessoas sobre um problema que a empresa enfrenta? Está a tentar chegar a uma decisão sobre um determinado assunto? Reuniões permanentes com objectivos vagos, tais como “actualizações de estado”, raramente são uma boa utilização do tempo.
2. Considere quem é convidado. Quando se convoca uma reunião, reserve algum tempo para pensar em quem realmente precisa de estar presente. Se estiver a anunciar uma mudança, convide as pessoas que são afectadas pelo anúncio. Se estiver a tentar resolver um problema, convide as pessoas que serão boas fontes de informação para uma solução. Quando as pessoas sentirem que o que está a ser discutido não é relevante para elas, ou que lhes faltam as competências ou perícia para as ajudar, verão a sua presença na reunião como uma perda de tempo.
3. Mantenha-se fiel à sua agenda. Crie uma agenda que estabeleça tudo o que planeia cobrir na reunião, juntamente com uma cronologia que atribua um certo número de minutos a cada ponto, e envie-a por correio electrónico às pessoas com antecedência. Uma vez na reunião, coloque essa agenda num ecrã ou quadro branco para que os outros a vejam. Isto mantém as pessoas concentradas.
4. Não fazer reféns. Nada descarrila uma reunião mais depressa do que uma pessoa a falar mais do que a sua quota-parte. Se notar uma pessoa a monopolizar a conversa, chame-a para fora. Diga: “Agradecemos as suas contribuições, mas agora precisamos da contribuição de outros antes de tomar uma decisão”. Seja público sobre isso. O estabelecimento precoce de regras básicas irá criar um quadro para o funcionamento do seu grupo.
5. Comecem na hora certa, terminem na hora certa. Se tiver a responsabilidade de organizar reuniões regulares e tiver a reputação de ser alguém que começa e acaba rapidamente, ficará espantado com quantos dos seus colegas farão todos os esforços para assistir às suas reuniões. As pessoas apreciam-no quando compreende que o seu tempo é valioso. Outra nota sobre o tempo: Não marque nenhuma reunião para durar mais do que uma hora. Sessenta minutos é geralmente o tempo mais longo que os trabalhadores podem permanecer verdadeiramente empenhados.
6. Proibir a tecnologia. A realidade é que se as pessoas forem autorizadas a trazer iPads ou BlackBerries para a sala, não estarão a concentrar-se na reunião ou a contribuir para ela. Em vez disso, estarão a enviar e-mails, a navegar na web, ou apenas a brincar com a sua tecnologia. Olhos para cima aqui, por favor.
7. Acompanhamento. É bastante comum que as pessoas saiam da mesma reunião com interpretações muito diferentes do que se passou. Para reduzir este risco, envie por e-mail um memorando destacando o que foi realizado a todos os que participaram no prazo de 24 horas após a reunião. Documentar as responsabilidades atribuídas, tarefas delegadas, e quaisquer prazos atribuídos. Dessa forma, todos estarão na mesma página.
As reuniões podem ser verdadeiramente valiosas e produtivas. Basta dar os passos para que sejam assim.
