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Dwight Eisenhower citou J. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, num discurso: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente”

O 34º presidente dos Estados Unidos, que serviu como general no Exército, lançou programas espaciais e foi responsável pelo desenvolvimento da auto-estrada interestadual, compreendeu a importância de uma gestão eficaz do tempo. De facto, concebeu todo um sistema para aliviar a pressão da carga de trabalho: A Matriz Eisenhower.

Os Quatro Quadrantes

Face ao aumento do esgotamento do local de trabalho – algo experimentado por quase 23% dos empregados – o método Eisenhower oferece uma estrutura simples para ajudar as pessoas a equilibrar a quantidade na sua placa.

Também referida como Matriz de Importação Urgente, este método visual de gestão do tempo divide as tarefas em quatro quadrantes para ajudar a priorizar a ordem de conclusão. As caixas são etiquetadas de um a quatro, cada uma com um ponto de acção específico: fazer, decidir, delegar ou eliminar.

1. Fazer: urgente e importante (tarefas a completar imediatamente).
2. Decidir: importante mas não urgente (tarefas que devem ser priorizadas e agendadas para evitar uma pressa de última hora).
li>Delegate: urgente mas não importante (tarefas urgentes mas não importantes, como reuniões que se intrometem no caminho das importantes)./ol>
li>Delete: não urgente e não importante (tarefas que apenas servem para perder tempo e que pode remover da sua lista de tarefas a fazer).

Urgent Versus Important

Tarefasrgent são responsabilidades sensíveis ao tempo. São as tarefas que requerem atenção imediata e incluem chamadas telefónicas, reuniões e crises imediatas que se enquadram nesta categoria. As questões importantes, por outro lado, são primordiais para o crescimento e são frequentemente evolutivas por natureza. Contribuem para o quadro geral, e são muitas vezes postos de lado quando tarefas urgentes se impõem em.

O problema, como pode imaginar, é que quando tarefas importantes ficam para trás, os negócios podem permanecer estagnados e sem movimento ou progredir a um ritmo mais lento do que se deseja. Isto é particularmente verdade para as tarefas importantes mas não urgentes no segundo quadrante, que muitas vezes ignoramos enquanto as tarefas no primeiro e no terceiro e, muitas vezes, até no quarto quadrante têm precedência.

Distinguir entre “urgente” e “importante” ajuda-o a compartimentar os seus pensamentos e a tomar decisões. Desta forma, a Matriz Eisenhower dá-lhe permissão sem culpa para concentrar a sua atenção nas tarefas que importam – as dos dois primeiros quadrantes – e para eliminar tudo o que não contribua positivamente para o seu papel.