RFI, RFQ, RFP… Was ist der Unterschied?
Als Lieferant haben Sie wahrscheinlich schon Informationsanfragen, Angebote oder Vorschläge gesehen, während Sie versuchen, Geschäfte mit Unternehmen und Regierungsorganisationen zu machen. Alle drei haben einige Gemeinsamkeiten, aber jede hat ihre eigenen Qualifikationen, und das Verständnis dieser Unterscheidungen wird Ihnen bei Ihren Bemühungen helfen, Angebotschancen zu sichern.
Die Beschaffung, oder der Akt des Kaufs von Waren und Dienstleistungen, wird durch RFI-, RFP- und RFQ-Prozesse rationalisiert.
Hier ist eine einfache Aufschlüsselung der Akronyme:
Wenn eine einkaufende Organisation eine Informationsanfrage (RFI) verbreitet, sucht sie nach allgemeinen Informationen über die Fähigkeiten und Dienstleistungen/Waren von potenziellen Lieferanten. In der nächsten Phase des Beschaffungsprozesses wird entweder ein Request for Quotation (RFQ) oder ein Request for Proposal (RFP) gestellt. Wenn ein Unternehmen eine RFQ verschickt, fragt es einfach nach den Preisen der Lieferanten für die angefragten Dienstleistungen. Ein RFP hingegen ist eine Aufforderung, einen umfassenden Überblick über den Firmenhintergrund des Anbieters zu geben, detaillierte Beschreibungen der angeforderten Produkte/Dienstleistungen zu liefern und oft einen speziellen Fragebogen auszufüllen.
Als kleines oder junges Unternehmen können Sie den langwierigen, aber wichtigen Beschaffungsprozess beschleunigen, wenn Sie die folgenden acht (8) Punkte zur Hand haben und auf dem neuesten Stand sind, um einen Vertrag zu gewinnen:
1. Professionelles Deckblatt
Der erste Eindruck ist alles – achten Sie darauf, ein professionelles und sauberes Deckblatt zu gestalten, das die Identität Ihres Unternehmens genau widerspiegelt. Es sollte die Marke Ihres Unternehmens, den Titel der angefragten Dienstleistung oder des Produkts und das Angebotsdatum enthalten.
2. Inhaltsverzeichnis
Bieten Sie Ihrem Publikum eine verständliche und leicht zu lesende Übersicht, um auf die Abschnitte zu verweisen, die es am meisten interessieren. Wenn möglich, nummerieren Sie die Abschnitte entsprechend der von der einkaufenden Organisation geforderten Informationen.
3. Firmenhintergrund und Überblick
Sagen wir es mal so: Ohne diese Komponente hat das Beschaffungsteam keine Ahnung, wer oder was Ihr Unternehmen ist. Ein Anschreiben und eine Zusammenfassung sind ebenfalls geschätzte Elemente während des Angebotsprozesses.
4. Umfassende Produktbeschreibungen
Ein umfassender, detaillierter Überblick über das angefragte Produkt oder die angefragte Dienstleistung sollte alle Fragen, die der potenzielle Einkäufer haben könnte, vollständig erschöpfen. Gehen Sie strukturiert vor und gliedern Sie Ihre Absätze in verdauliche Abschnitte mit fett oder kursiv gedruckten Überschriften.
5. Implementierungsplan
Der Implementierungsplan enthält den schrittweisen Zeitplan Ihres Unternehmens für das Onboarding neuer Kunden. Der Plan sollte eine Übersicht über den Zeitplan enthalten, damit Ihr potenzieller Kunde entsprechend mit seinem eigenen Team planen kann.
6. Finanzübersicht
Sind Sie darauf vorbereitet, die Finanzdaten Ihres Unternehmens für zwei (2) bis drei (3) Jahre detailliert darzustellen. Um Kopfschmerzen zu vermeiden, sollten Sie proaktiv vorgehen und sicherstellen, dass die Finanzübersicht Ihres Unternehmens für die letzten zwei bis drei Jahre auf dem neuesten Stand ist.
7. Referenzen
Bevor Sie in den RFP-, RFQ- oder RFI-Einreichungsprozess einsteigen, ist es ratsam, drei bis vier Kundenreferenzen oder Testimonials zur Hand zu haben. Wählen Sie mit Bedacht: Diese Empfehlungen sollten positive Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen gemacht haben.
8. Preisübersicht
Ein Standard-Preisblatt für alle Ihre Produkte/Dienstleistungen macht Ihnen das Leben leichter, wenn die RFI’s, RFQ’s und RFP’s eintrudeln.
Haben Sie Fragen zum Schreiben von Angeboten oder zur Organisation des Prozesses? Vereinbaren Sie einen Termin mit einem ConnXus Platinum Business Coach für ein persönliches Beratungsgespräch.