Sieben Schritte, um ein möglichst effektives Meeting zu leiten
Dieser Artikel stammt von Neal Hartman, einem Senior Lecturer für Managementkommunikation an der MIT Sloan School of Management.
Das Meeting, das sich endlos hinzieht; das Meeting, in dem jeder mit seinem Smartphone herumfummelt; das Meeting, das von Doug aus der Buchhaltung gekapert wird; oder das Meeting, in dem sich fast jeder im Raum das Gleiche fragt: Warum bin ich überhaupt hier?
Meetings füllen immer mehr Stunden des Arbeitstages, und dennoch betrachten die meisten Mitarbeiter sie als Zeitverschwendung. Laut einer Umfrage von Salary.com unter US-amerikanischen Berufstätigen sind Meetings der Produktivitätskiller Nummer eins im Büro.
Es gibt jedoch Möglichkeiten, Meetings effektiv und effizient zu gestalten, so dass sich Ihre Mitarbeiter angeregt und begeistert von ihrer Arbeit fühlen. Hier sind einige Tipps:
1, Machen Sie Ihr Ziel klar. Ein Meeting muss einen spezifischen und definierten Zweck haben. Bevor Sie die Kalendereinladung verschicken, fragen Sie sich: Was will ich erreichen? Weisen Sie die Teilnehmer auf einen Wechsel im Management oder einen Strategiewechsel hin? Bitten Sie andere um Beiträge zu einem Problem, mit dem das Unternehmen konfrontiert ist? Wollen Sie eine Entscheidung in einer bestimmten Angelegenheit herbeiführen? Ständige Besprechungen mit vagen Zwecken, wie z. B. „Status-Updates“, sind selten eine gute Verwendung der Zeit.
2. Überlegen Sie, wer eingeladen wird. Wenn Sie ein Meeting einberufen, nehmen Sie sich Zeit, um zu überlegen, wer wirklich dabei sein muss. Wenn Sie eine Änderung ankündigen, laden Sie die Leute ein, die von der Ankündigung betroffen sind. Wenn Sie versuchen, ein Problem zu lösen, laden Sie die Leute ein, die gute Informationsquellen für eine Lösung sein werden. Wenn die Leute das Gefühl haben, dass das, was besprochen wird, für sie nicht relevant ist, oder dass ihnen die Fähigkeiten oder das Fachwissen fehlen, um zu helfen, werden sie ihre Teilnahme an der Besprechung als Zeitverschwendung ansehen.
3. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan. Erstellen Sie eine Agenda, die alle Punkte enthält, die Sie in der Besprechung behandeln wollen, zusammen mit einer Zeitleiste, die jedem Punkt eine bestimmte Anzahl von Minuten zuweist, und senden Sie diese im Voraus per E-Mail an die Teilnehmer. Sobald Sie in der Besprechung sind, zeigen Sie diese Agenda auf einem Bildschirm oder Whiteboard an, damit die anderen sie sehen können. Das hält die Leute bei der Stange.
4. Nehmen Sie keine Geiseln. Nichts bringt ein Meeting schneller zum Entgleisen als eine Person, die mehr als ihren gerechten Anteil redet. Wenn Sie bemerken, dass eine Person das Gespräch monopolisiert, rufen Sie sie heraus. Sagen Sie: „Wir wissen Ihre Beiträge zu schätzen, aber jetzt brauchen wir Input von anderen, bevor wir eine Entscheidung treffen.“ Sagen Sie es öffentlich. Das frühe Aufstellen von Grundregeln wird einen Rahmen dafür schaffen, wie Ihre Gruppe funktioniert.
5. Beginnen Sie pünktlich, beenden Sie pünktlich. Wenn Sie die Verantwortung für die Durchführung regelmäßiger Meetings tragen und den Ruf haben, jemand zu sein, der pünktlich beginnt und endet, werden Sie erstaunt sein, wie viele Ihrer Kollegen sich bemühen werden, an Ihren Meetings teilzunehmen. Die Leute wissen es zu schätzen, wenn Sie verstehen, dass ihre Zeit wertvoll ist. Noch ein Hinweis zur Zeit: Planen Sie keine Besprechung ein, die länger als eine Stunde dauert. Sechzig Minuten sind in der Regel die längste Zeit, in der Mitarbeiter wirklich engagiert bleiben können.
6. Verbieten Sie Technologie. Die Realität ist, dass, wenn es den Mitarbeitern erlaubt ist, iPads oder BlackBerries mit in den Raum zu bringen, sie sich nicht auf das Meeting konzentrieren oder einen Beitrag dazu leisten werden. Stattdessen werden sie E-Mails schreiben, im Internet surfen oder einfach mit ihrer Technologie herumspielen. Augen auf hier, bitte.
7. Nachfassen. Es kommt häufig vor, dass die Teilnehmer aus einem Meeting mit sehr unterschiedlichen Interpretationen des Geschehens herauskommen. Um dieses Risiko zu verringern, schicken Sie innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting ein Memo an alle Teilnehmer, in dem Sie die Ergebnisse zusammenfassen. Dokumentieren Sie die übertragenen Verantwortlichkeiten, die delegierten Aufgaben und alle zugewiesenen Fristen. Auf diese Weise sind alle auf der gleichen Seite.
Meetings können wirklich wertvoll und produktiv sein. Sie müssen nur die Schritte unternehmen, um sie so zu gestalten.
Galerie: How To Run A Meeting
Holen Sie sich das Beste von Forbes in Ihren Posteingang mit den neuesten Erkenntnissen von Experten aus aller Welt.