Tipps für effektive Briefe an Abgeordnete und andere Beamte

Von Adrian Hochstadt, JD, CAE

März 28, 2005

Die Kontaktaufnahme mit einem Abgeordneten oder Regierungsbeamten muss nicht schwierig oder einschüchternd sein. Überlegen Sie, ob Sie Ihren Verbandsmitgliedern diese einfachen Tipps zum Verfassen eines effektiven Briefes an staatliche Beamte weitergeben sollten.

Schreiben Sie an staatliche Abgeordnete und Regulierungsbehörden ist eine Möglichkeit, die politischen Entscheidungsträger zu beeinflussen und sie über die Probleme und die Perspektive der Tiermedizin aufzuklären. Im Folgenden finden Sie einige einfache Tipps, mit denen Sie effektivere Briefe schreiben können:

• Verwenden Sie eine korrekte Anrede. Die Anrede sollte „Sehr geehrter Herr Abgeordneter Smith“ oder „Sehr geehrter Herr Senator Smith“ oder „Sehr geehrter Herr Abgeordneter Smith“ lauten, je nachdem, welches Amt Sie bekleiden. Die Adresse sollte lauten: Ehrenwerter Jim Smith, Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl. Sprechen Sie Beamte der Landesregierung wie eine Geschäftskorrespondenz an und geben Sie den Titel des Empfängers an (Jim Smith, Director, Department of Agriculture, Street Address, City, State, Zip).
• Vermeiden Sie rechtschaffene Empörung. Ein höflicher und informativer Ton ist am besten. Vermeiden Sie es, mit den Worten „als Bürger und Steuerzahler“ zu beginnen, da der Gesetzgeber annehmen kann, dass Sie beides sind. Beginnen Sie den Brief mit einem kurzen Absatz, der das Anliegen und die Forderung beschreibt, die Sie stellen. Ein Beispiel für einen Standard-Eröffnungssatz ist: „Ich schreibe Ihnen wegen HB 1234, dem Animal Welfare Rights Act, der derzeit in der Legislative behandelt wird. Ich ermutige Sie, dieses Gesetz in seiner jetzigen Form abzulehnen, da ….“
• Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte. Machen Sie die Mitteilung nicht zu wortreich. Versuchen Sie, allgemeine Begriffe und Sprache zu verwenden. Die meisten Gesetzgeber haben keine medizinische oder klinische Ausbildung und können allzu technische Sprache nicht entziffern. Erläutern Sie die potenziellen Auswirkungen auf Patienten und/oder Besitzer, die Qualität und Zugänglichkeit der Versorgung, die Gesundheit von Tier und Mensch und Ihre Praxis, falls relevant. Ein einseitiger Brief ist ideal, aber zwei Seiten sind auch akzeptabel. Vermeiden Sie die Erörterung tangentialer Themen, die Ihre Botschaft verwässern oder verwirren würden.
• Abschließend. Vermeiden Sie eine drohende Sprache. Rekapitulieren Sie einfach die wichtigsten Punkte und fordern Sie zu konkreten Maßnahmen auf. Bleiben Sie nicht vage. Bitten Sie klar, prägnant und so konkret wie möglich, z.B. eine Gesetzesvorlage zu unterstützen. Bieten Sie an, mit dem Gesetzgeber oder der Behörde zu sprechen, und geben Sie eine Telefonnummer an, unter der Sie erreichbar sind. Tierärzte werden im Allgemeinen positiv gesehen und gelten als Experten für Tiergesundheitsfragen. Wenn Sie von einem Politiker oder einem Mitarbeiter kontaktiert werden, nehmen Sie sich die Zeit für ein Gespräch oder einen Besuch mit dieser Person.

Briefe sollten auf Ihrem Briefpapier oder dem Ihrer Praxis geschrieben werden. Verwenden Sie Ihre eigenen Worte und persönliche Beispiele. Formbriefe, die sich ähneln, haben nicht die gleiche Wirkung.

Auch wenn die meisten Abgeordneten über Faxgeräte und E-Mail verfügen, ist es im Allgemeinen nicht empfehlenswert, persönliche Mitteilungen auf diese Weise zu versenden, es sei denn, der Abgeordnete bittet ausdrücklich darum oder es ist einfach keine Zeit, schriftliches Material mit der Post oder über Nacht zu versenden.

Auch sollten Sie jeden Brief einer Rechtschreibprüfung unterziehen und sorgfältig auf Grammatik und Zeichensetzung prüfen. Es kann nicht schaden, einen Kollegen zu bitten, den Brief vor dem Versenden zu überprüfen.