Wie erstellt man einen Projekt-Kommunikationsplan?

Wie erstellt man einen Projekt-Kommunikationsplan

Auch wenn es entmutigend klingt, ist das Erstellen eines Projekt-Kommunikationsplans ganz einfach.

Sie können unserer Checkliste für Projektkommunikationspläne folgen, um sicherzustellen, dass Sie alles berücksichtigt haben:

Ziele des Projektkommunikationsplans skizzieren

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Plans beginnen, müssen Sie wissen, was Sie damit erreichen wollen.

Es kann zum Beispiel sein, dass Sie die Zustimmung der Stakeholder verbessern wollen.

Es kann auch sein, dass Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern wollen.

Sie können so viele Ziele wählen, wie Sie wollen, aber es ist wichtig, dass Sie sie wählen.

Sie werden Ihre Strategie leiten.

Quelle: The Digital Project Manager

Kommunikationsanforderungen und -präferenzen identifizieren

Wenn Sie die Ziele Ihres Projektkommunikationsplans umrissen haben, ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Voraussetzungen zu machen, um diese zu erreichen.

Einfach ausgedrückt: Ihr zweiter Schritt sollte darin bestehen, zu verstehen, wer welche Informationen benötigt:

• Teammitglieder benötigen vielleicht Echtzeit-Informationen über alles, was mit dem Projekt zu tun hat
• Kunden benötigen vielleicht monatliche Fortschrittsberichte
• Das Top-Management benötigt vielleicht wöchentliche Fortschrittsberichte.

Alles hängt davon ab, wie stark die Stakeholder in Ihrer Organisation engagiert sind.

Sie können es jedoch anhand der 5 W’s und 1 H bestimmen:

• An wen muss kommuniziert werden
• Was muss kommuniziert werden (z.B. die Grafikabteilung braucht Informationen über die Publikumsforschung, die Produktabteilung über die Nutzung, etc.)
• Wann soll die Information kommuniziert werden
• Wo soll sie kommuniziert werden
• Warum ist die Kommunikation der Information wichtig (z.B. um die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten, um die Teamleistung zu verbessern)
• Wie die Information kommuniziert werden sollte (z.B. in einem Meeting, über ein Tool).

Quelle: Project Management Institute

Im Idealfall haben Sie ein Projektkommunikationsmanagement-Tool zur Hand, mit dem Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden halten können.

Wenn Sie Office 365 für das Projektmanagement verwenden, bietet es eine Vielzahl von Side-Tools, mit denen Sie Informationen nicht nur mit Ihrem Team, sondern auch mit externen Stakeholdern teilen können.

Allerdings sollten Sie sich vergewissern, ob alle Beteiligten wissen, wie man das Tool benutzt und ob sie mit dieser Art der Kommunikation einverstanden sind.

• Sind sie es bereits gewohnt, Informationen über das Tool zu erhalten?
• Gibt es einen Kommunikationsprozess, dem sie gefolgt sind?

Die bevorzugten Kommunikationsmodi der verschiedenen Stakeholder

Quelle: The Digital Project Manager

Außerdem müssen Sie möglicherweise sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation managen:

• Zum Beispiel arbeiten Sie vielleicht mit einem Remote-Team, das in verschiedenen Teilen der Welt lebt und arbeitet. Wenn Sie ein Telefonat mit ihnen organisieren müssen, sollten Sie die Zeitzonen berücksichtigen
• Es kann jedoch sein, dass ein Telefonat mit einem Kunden nicht notwendig ist, wenn Sie mit ihm asynchron durch E-Mails oder Statusberichte kommunizieren können.

Schließlich sollten Sie auf die Häufigkeit Ihrer Kommunikation achten.

Sie wollen Ihr Team oder andere Beteiligte nicht mit zahlreichen, unaufgeforderten E-Mails überschwemmen. Sie könnten die Gewohnheit entwickeln, sie zu ignorieren oder zu überfliegen.

Typen der Kommunikation

Quelle: The Digital Project Manager

Werfen Sie einen Blick auf historische Daten, um zu verstehen, welche Kommunikationsarten in der Vergangenheit gut funktioniert haben.

Erstellen Sie einen Projektmanagement-Kommunikationsplan

Schließlich ist es an der Zeit, Ihren Projektmanagement-Kommunikationsplan zu erstellen.

Nachdem Sie alle Informationen über Ihre Stakeholder und die Anforderungen des Projekts erhalten haben, können Sie ihn als Referenzdokument strukturieren.

Aber stellen Sie sicher, dass Sie auch den Erfolg Ihres Projektmanagement-Kommunikationsplans verfolgen, damit Sie ihn in Zukunft anpassen und optimieren können.

Im Folgenden finden Sie ein einfaches Beispiel für einen Projektmanagement-Kommunikationsplan:

Quelle: Template.net

Dieses Beispiel fasst übersichtlich zusammen:

• Die Art der Kommunikation
• Medium
• Datum der Übergabe
• Häufigkeit der Mitteilungen.

Dieser Plan mag zwar nüchtern erscheinen, aber er ist das Ergebnis der vorangegangenen Dokumente, in denen Sie die bevorzugten und notwendigen Kommunikationsformen und -typen für die verschiedenen Stakeholder recherchiert und definiert haben.

Ihr Endergebnis – Ihr eigentlicher Projektmanagement-Kommunikationsplan – sollte einfach sein und ein direktes Ergebnis Ihrer vorangegangenen Recherche.