Manipula el tiempo con estos potentes 20 consejos de gestión del tiempo
Todos tenemos 24 horas en un día. Pero, ¿por qué parece que algunas personas son capaces de aprovechar al máximo cada minuto del día? Lo creas o no, no tienen el poder de ralentizar el tiempo. Sin embargo, sí saben cómo gestionar adecuadamente su tiempo.
¿Quieres saber cómo puedes convertirte tú también en un maestro de la gestión del tiempo? Empieza por utilizar estos 20 consejos superpoderosos para la gestión del tiempo.
Crea una auditoría del tiempo.
Cuando se trata de la gestión del tiempo, el primer paso que tienes que dar es averiguar en qué se te va realmente el tiempo. Puede que creas que sólo envías 30 minutos en correos electrónicos, pero en realidad esa tarea se está comiendo una hora de tu día.
La forma más sencilla de llevar un control de tu tiempo es descargar una app como RescueTime, Toggl o mi app Calendar para hacer un seguimiento de todo lo que haces durante una semana. Luego puedes acceder a un informe para saber qué te roba el tiempo. Con esta información, podrás hacer los ajustes oportunos.
Establezca un límite de tiempo a cada tarea.
He descubierto que establecer un límite de tiempo a cada tarea evita que me distraiga o procrastine. Por ejemplo, si quiero escribir un artículo para mi blog, me doy dos horas. Así que si he empezado a las 8 de la mañana, intento tenerlo escrito para las 10.
En cierto modo, se convierte en un juego.
Como pongo topes entre las tareas y las actividades, si no termino la tarea a tiempo, puedo seguir trabajando en ella sin que me coma el tiempo reservado para otra cosa.
Utiliza una lista de tareas pendientes, pero no abandones las tareas.
«Todos los objetivos y proyectos se componen de partes más pequeñas que deben cumplirse para lograr el objetivo o completar el proyecto. Cree listas de tareas para cada objetivo y proyecto, con una lista de todos los pasos medibles que deben cumplirse», sugiere William Lipovsky.
«Además de mantenerle centrado, esto también le motiva, ya que puede ver lo que ya ha conseguido y lo que queda por hacer».
Al mismo tiempo, habrá interrupciones que pueden impedirle completar una tarea. William recomienda que «te propongas volver siempre a estas tareas y completarlas cuando puedas hacerlo. Esto puede requerir que establezcas un límite en el número de tareas en las que estás trabajando en un momento dado.»
Planifica con antelación.
Una de las peores cosas que puedes hacer es levantarte sin un plan para el día. En lugar de centrarte en lo que hay que hacer, deambulas sin rumbo y te ocupas de asuntos más triviales.
Por eso debes planificar siempre con antelación utilizando una de estas opciones;
- La noche anterior. Antes de salir del trabajo por el día, dedica los últimos 15 minutos a organizar tu oficina y a componer una lista con tus cosas más importantes para mañana.
- A primera hora de la mañana. Durante tu rutina matutina anota los 3 o 4 asuntos más urgentes e importantes que hay que atender hoy y trabaja en ellos cuando seas más productivo.
- Estás escribiendo un informe, pero te paras al azar para consultar tu teléfono sin motivo.
- Pruebas una nueva rutina de ejercicios, pero cambias de programa un par de días después porque has leído sobre él en internet.
- Mientras hablas por teléfono, tu mente se desvía a la bandeja de entrada de tu correo electrónico.
Dedica tus mañanas a las MITs.
Mark Twain dijo una vez: «Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor que te comas primero la más grande»
¿Grosero? Claro, pero lo que Twain quería decir es que debes ocuparte de tus tareas más grandes y desafiantes por la mañana, es decir, tus tareas más importantes (TMI) del día.
Hay un par de razones por las que este truco de gestión del tiempo es tan eficaz. Para empezar, normalmente tienes la mayor cantidad de energía por la mañana. Así que es mejor abordar estas tareas cuando no estás agotado. Además, puedes utilizar esa sensación de logro para pasar el resto del día.
Aprende a delegar/externalizar.
La delegación y la externalización pueden ser un poco complicadas. Para algunos es difícil dejar que otro haga el trabajo que ellos solían hacer. Para otros, no tienen tiempo para formar a otra persona para que realice ciertas tareas.
La cuestión es que delegar o subcontratar son verdaderos ahorros de tiempo, ya que disminuye tu carga de trabajo, lo que significa que tienes más tiempo para dedicar a tareas más importantes o para hacer menos trabajo. Puedes delegar responsabilidades a miembros del equipo que estén cualificados o contratar a un autónomo con experiencia. Y, si decides hacer formación interna, la inversión inicial merecerá la pena al final.
Elimina el trabajo a medias.
«En nuestra época de distracción constante, es estúpidamente fácil dividir nuestra atención entre lo que deberíamos estar haciendo y lo que la sociedad nos bombardea», escribe James Clear.
«Normalmente estamos equilibrando las necesidades de los mensajes, los correos electrónicos y las listas de tareas pendientes al mismo tiempo que intentamos conseguir algo. Es raro que estemos totalmente comprometidos con la tarea que tenemos entre manos».
Clear ha bautizado esto como «trabajo a medias» y aquí hay un par de ejemplos;
«Independientemente de dónde y cómo caigas en la trampa del trabajo a medias, el resultado es siempre el mismo: nunca te dedicas por completo a la tarea que tienes entre manos, rara vez te comprometes con una tarea durante periodos de tiempo prolongados y tardas el doble de tiempo en lograr la mitad de lo que tienes», añade Clear.
Clear ha descubierto que la mejor manera de superar el trabajo a medias es bloquear «un tiempo significativo para centrarse en un proyecto y eliminar todo lo demás». Por ejemplo, elige un ejercicio y sólo se concentra en él mientras hace ejercicio. También sacará unas horas para dedicarlas a un proyecto importante, pero dejará el teléfono en otra habitación.
«Esta eliminación completa de las distracciones es la única forma que conozco de entrar en un trabajo profundo y concentrado y evitar las sesiones fragmentadas en las que te limitas a hacer un trabajo a medias.»
Cambia tu horario.
Si estás leyendo este artículo es, obviamente, porque quieres descubrir alguna gestión útil del tiempo – y estoy más que feliz de ayudarte a ponerlo. Pero, si estás luchando con la gestión del tiempo, la solución puede ser tan simple como cambiar tu horario.
Por ejemplo, en lugar de dormir hasta las 6:30 am, levántate una hora antes. Personalmente, encuentro que las 5:15 de la mañana es la hora más productiva del día, ya que me da tiempo para hacer ejercicio, planificar mi día, revisar mis correos electrónicos, e incluso trabajar en proyectos secundarios sin ser molestado.
También, considera levantarte más temprano los fines de semana y tal vez reducir la cantidad de televisión que ves.
Deje un tiempo de amortiguación entre las tareas y las reuniones.
Saltar inmediatamente de una tarea o reunión a la siguiente puede parecer un buen uso de su tiempo, pero en realidad tiene el efecto contrario. Necesitamos tiempo para despejar la mente y recargarla dando un paseo, meditando o simplemente soñando despiertos. Al fin y al cabo, el cerebro humano sólo puede concentrarse durante unos 90 minutos seguidos.
Sin ese descanso es más difícil mantener la concentración y la motivación. Programar un tiempo de amortiguación también puede evitar llegar tarde a tu próxima reunión. Considero que 25 minutos entre las tareas y las reuniones es una cantidad ideal de tiempo de amortiguación.
Organízate y haz una sola tarea.
El estadounidense medio pasa 2,5 días al año buscando objetos extraviados. Como resultado, gastamos más de 2.700 millones de dólares al año en reemplazar estos artículos. En lugar de perder tanto su tiempo como su dinero, organícese.
Empiece por tener un hogar para cada cosa y asegúrese de que los artículos se colocan en su sitio. Al final del día limpie su lugar de trabajo y cree un sistema de gestión de documentos.
Y empiece a realizar una sola tarea. La mayoría de la gente cita la multitarea como el principal culpable de extraviar objetos.
Sigue la regla del 80-20.
«El Principio de Pareto también conocido como la regla del 80-20 sugiere que el 80% de los resultados provienen del 20% del esfuerzo realizado. Esto se utiliza comúnmente en las ventas, ya que el 80% de las ventas suelen provenir del 20% de los clientes», escribe Renzo Costarella en un post anterior del Calendario.
«Cuando se trata de cómo debes gestionar tu tiempo este principio también se puede aplicar. El 80% de tus resultados proviene del 20% de tus acciones»
Renzo sugiere que empieces por mirar «tu agenda o lista de tareas pendientes cada día. Para simplificar, intenta anotar cinco tareas que tengas que realizar. Utilizando este principio, probablemente pueda eliminar la mayoría de los elementos de su lista. Puede parecer poco natural al principio, pero con el tiempo esto te condicionará a aumentar el esfuerzo en las tareas más importantes».
Utiliza un calendario online.
Los calendarios han sido durante mucho tiempo una herramienta fundamental para la gestión del tiempo. Sin embargo, los calendarios online han llevado esto al siguiente nivel. Esto se debe a que puedes acceder a él desde múltiples dispositivos, programar fácilmente reuniones y citas, establecer recordatorios, crear bloques de tiempo y programar eventos recurrentes.
Personalmente, uso Google Calendar. Creo que es el mejor. Pero Outlook y Apple Calendar también funcionan bien.
Deja de ser perfecto.
Cuando eres un perfeccionista, nada será lo suficientemente bueno. Eso significa que volverás a la misma tarea una y otra vez. ¿Cómo de productivo crees que será tu día como resultado?
Así que deja de ser perfecto. Eso no existe. Haz lo mejor que puedas y sigue adelante.
Sólo di «No».
Sé que no quieres molestar a nadie. Pero sólo puedes manejar una cantidad de cosas. Si ya tienes el plato lleno, entonces rechaza esa invitación a cenar o ayudar a tus colegas en un proyecto hasta que tengas tiempo libre.
Instaura hábitos clave.
Charles Duhigg, autor de «El poder de los hábitos», acuñó el término «hábitos clave». Pero, ¿qué son? Sencillamente, son hábitos que pueden transformar tu vida, como hacer ejercicio, hacer un seguimiento de lo que comes, desarrollar rutinas diarias y meditar.
Estos hábitos sustituyen a los malos hábitos y solicitan otros buenos. Como resultado, estarás más sano, más centrado y mejor preparado para gestionar tu tiempo.
No pierdas el tiempo esperando.
Seré sincero. No soporto las esperas. No es que sea impaciente. Es que sé que es un tiempo que podría estar mejor empleado en otra cosa.
Sin embargo, en lugar de perder este tiempo, he encontrado formas de aprovecharlo. Por ejemplo, mientras estoy sentada en una sala de espera, leo un libro inspirador, escucho un podcast o planifico una próxima publicación en el blog.
Trabajo a distancia.
¿Sabías que el viaje medio de los estadounidenses al trabajo es de más de 26 minutos? Y, para empeorar las cosas, ese viaje diario es cada vez más largo. Si a esto le añadimos el tiempo que se tarda en prepararse, podemos ver fácilmente cuánto tiempo se pierde en ir y volver del trabajo.
Aunque no es posible en todos los trabajos, teletrabajar incluso dos veces a la semana puede acabar ahorrándote varias horas a la semana.
Encuentra la inspiración.
Cuando me arrastro, utilizo fuentes de inspiración como una charla TED o una biografía. Es una forma sencilla de reavivar ese fuego para motivarme y volver a la pista.
Junta tareas similares.
Cuando tengas trabajos relacionados, júntalos. Por ejemplo, no respondas a tus correos electrónicos y llamadas telefónicas a lo largo del día. Programe un momento específico para ocuparse de estas tareas.
¿La razón? Las diferentes tareas exigen diferentes tipos de pensamiento. Al agrupar las tareas relacionadas, tu cerebro no cambia de marcha, lo que significa que reduces ese tiempo de reorientación.
Haz menos.
Esta es una táctica de Leo Babauta. Inició el blog Hábitos Zen y definitivamente es una lectura obligada. Así que, qué dice Leo sobre hacer menos.
Hacer menos no significa «menos es más». Significa «menos es mejor». Esto se consigue bajando el ritmo, siendo consciente de lo que hay que hacer y concentrándose sólo en esas cosas. Una vez que lo hagas, haz que cada acción cuente. Como resultado, estarás creando más valor en lugar de solo forraje.