Manipulate Time With These Powerful 20 Time Management Tips

Wszyscy mamy 24 godziny w ciągu dnia. Ale, dlaczego wydaje się, że niektórzy ludzie są w stanie uzyskać jak najwięcej z każdej minuty dnia? Wierzcie lub nie, oni nie mają mocy, aby spowolnić czas. Wiedzą jednak, jak właściwie zarządzać swoim czasem.

Chcesz wiedzieć, jak możesz stać się mistrzem zarządzania czasem? Zacznij od skorzystania z tych 20 supermocnych wskazówek dotyczących zarządzania czasem.

Stwórz audyt czasu.

Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, pierwszym krokiem, który musisz podjąć, jest ustalenie, gdzie tak naprawdę trafia Twój czas. Możesz wierzyć, że wysyłasz tylko 30 minut na e-maile, ale w rzeczywistości to zadanie pochłania godzinę twojego dnia.

Najprostszym sposobem na śledzenie czasu jest pobranie aplikacji takiej jak RescueTime, Toggl lub mojej aplikacji Kalendarz, aby śledzić wszystko, co robisz przez tydzień. Następnie możesz uzyskać dostęp do raportu, aby dowiedzieć się, co kradnie Twój czas. Mając te informacje, możesz wprowadzić odpowiednie zmiany.

Ustal limit czasowy dla każdego zadania.

Znalazłem, że ustalenie limitu czasowego dla każdego zadania zapobiega rozpraszaniu się lub prokrastynacji. Na przykład, jeśli chcę napisać artykuł na mojego bloga, daję sobie dwie godziny. Jeśli więc zaczynam o 8 rano, staram się go napisać do 10 rano.

W pewnym sensie staje się to grą.

Ponieważ umieszczam bufory pomiędzy zadaniami i czynnościami, jeśli nie wykonam zadania na czas, mogę nadal nad nim pracować, nie tracąc czasu zarezerwowanego na coś innego.

Używaj listy rzeczy do zrobienia, ale nie porzucaj zadań.

„Wszystkie cele i projekty składają się z mniejszych części, które muszą być zrealizowane, aby osiągnąć cel lub zakończyć projekt. Stwórz listę rzeczy do zrobienia dla każdego celu i projektu, wymieniając wszystkie wymierne kroki, które należy wykonać”, sugeruje William Lipovsky.

„Poza tym, że utrzymujesz koncentrację, motywuje cię to również, ponieważ widzisz, co już osiągnąłeś, a co jeszcze pozostało.”

W tym samym czasie pojawią się przerwy, które mogą uniemożliwić ci ukończenie zadania. William zaleca, aby „zawsze wracać do tych zadań i kończyć je, gdy tylko jest się w stanie. Może to wymagać ustalenia limitu zadań, nad którymi pracujesz w danym momencie.”

Planuj z wyprzedzeniem.

Jedną z najgorszych rzeczy, jakie możesz zrobić, to obudzić się bez planu na dany dzień. Zamiast skupić się na tym, co musi być zrobione, błądzisz bez celu i zajmujesz się bardziej trywialnymi sprawami.

Dlatego zawsze powinieneś planować z wyprzedzeniem, korzystając z jednej z tych opcji;

• Noc przed. Zanim wyjdziesz z pracy na cały dzień, poświęć ostatnie 15 minut na uporządkowanie swojego biura i stworzenie listy najważniejszych rzeczy na jutro.
• Z samego rana. Podczas porannej rutyny zapisz 3 lub 4 najpilniejsze i najważniejsze sprawy, którymi musisz się dziś zająć i pracuj nad nimi, kiedy jesteś najbardziej produktywny.

Spędź swoje poranki na MIT.

Mark Twain powiedział kiedyś: „Jeśli twoim zadaniem jest zjedzenie żaby, najlepiej zrobić to z samego rana. A jeśli twoim zadaniem jest zjedzenie dwóch żab, najlepiej najpierw zjeść tę największą.”

Groźne? Jasne, ale chodzi o to, że Twain chciał powiedzieć, że powinieneś zająć się swoimi największymi i najbardziej wymagającymi zadaniami z samego rana, czyli najważniejszymi zadaniami (MIT) w ciągu dnia.

Jest kilka powodów, dla których jest to tak skuteczna sztuczka w zarządzaniu czasem. Na początek, zazwyczaj masz najwięcej energii w godzinach porannych. Więc lepiej jest zająć się tymi zadaniami, kiedy nie jesteś zdrenowany. Ponadto, możesz wykorzystać to uczucie spełnienia, aby przejść przez resztę dnia.

Naucz się delegować/outsource.

Delegacja i outsourcing mogą być nieco skomplikowane. Dla niektórych jest to trudne, aby pozwolić komuś innemu wykonywać pracę, którą sami kiedyś wykonywali. Inni z kolei nie mają czasu, aby szkolić innych w zakresie wykonywania określonych zadań.

Chodzi o to, że delegowanie lub outsourcing to prawdziwa oszczędność czasu, ponieważ zmniejsza obciążenie pracą – co oznacza, że masz więcej czasu, który możesz poświęcić na ważniejsze zadania lub wykonywanie mniejszej ilości pracy. Albo przekaż obowiązki członkom zespołu, którzy są wykwalifikowani, albo zatrudnij doświadczonego freelancera. A jeśli zdecydujesz się na szkolenie wewnętrzne, początkowa inwestycja na pewno się opłaci.

Eliminacja pracy połowicznej.

„W naszym wieku ciągłego rozpraszania uwagi, głupio jest rozdzielać ją pomiędzy to, co powinniśmy robić, a to, czym bombarduje nas społeczeństwo”, pisze James Clear.

„Zazwyczaj równoważymy potrzeby wiadomości, maili i list rzeczy do zrobienia w tym samym czasie, kiedy próbujemy coś osiągnąć. Rzadko kiedy jesteśmy w pełni zaangażowani w wykonywane zadanie.”

Clear nazwał to „pół-pracą” i oto kilka przykładów;

• Piszesz raport, ale zatrzymujesz się losowo, aby sprawdzić telefon bez powodu.
• Próbujesz nowego treningu, ale przełączasz się na nowy program kilka dni później, ponieważ czytasz o tym online.
• Podczas rozmowy przez telefon, twój umysł wędruje do skrzynki odbiorczej e-mail.

„Niezależnie od tego, gdzie i jak wpadasz w pułapkę połowicznej pracy, rezultat jest zawsze taki sam: nigdy nie jesteś w pełni zaangażowany w zadanie, rzadko angażujesz się w nie przez dłuższy czas i zajmuje ci to dwa razy więcej czasu, aby osiągnąć o połowę mniej”, dodaje Clear.

Clear odkrył, że najlepszym sposobem na pokonanie połowicznej pracy jest zablokowanie „znacznego czasu, aby skupić się na jednym projekcie i wyeliminować wszystko inne”. Na przykład, wybierze jedno ćwiczenie i skupi się tylko na nim podczas treningu. Wybierze również kilka godzin, aby poświęcić się ważnemu projektowi, ale zostawi telefon w innym pokoju.

„Ta całkowita eliminacja czynników rozpraszających jest jedynym znanym mi sposobem, aby dostać się do głębokiej, skoncentrowanej pracy i uniknąć fragmentarycznych sesji, w których wykonujesz jedynie pracę połowiczną.”

Zmień swój harmonogram.

Jeśli czytasz ten artykuł, to oczywiście dlatego, że chcesz odkryć jakieś przydatne zarządzanie czasem – i jestem bardziej niż szczęśliwy, aby pomóc ci umieścić. Ale, jeśli zmagasz się z zarządzaniem czasem, rozwiązanie może być tak proste, jak zmiana harmonogramu wokół.

Na przykład, zamiast spać do 6:30 rano, obudź się godzinę wcześniej. Osobiście uważam, że 5:15 rano to najbardziej produktywny czas w ciągu dnia, ponieważ daje mi to czas na ćwiczenia, planowanie dnia, przeglądanie maili, a nawet pracę nad projektami pobocznymi bez przeszkód.

Również rozważ wcześniejszą pobudkę w weekendy i może zmniejsz ilość oglądanej telewizji.

Zostaw bufor czasowy pomiędzy zadaniami i spotkaniami.

Skakanie od razu z jednego zadania lub spotkania do następnego może wydawać się dobrym wykorzystaniem czasu, ale w rzeczywistości ma to odwrotny skutek. Potrzebujemy czasu, aby oczyścić nasze umysły i naładować się energią, idąc na spacer, medytując lub po prostu marząc. W końcu ludzki mózg może się skupić tylko przez około 90 minut na raz.

Bez tej przerwy trudniej jest zachować koncentrację i motywację. Zaplanowanie czasu buforowego może również zapobiec spóźnianiu się na kolejne spotkania. Uważam, że 25 minut pomiędzy zadaniami i spotkaniami to idealna ilość czasu buforowego.

Zorganizuj się i wykonuj pojedyncze zadania.

Przeciętny Amerykanin spędza 2,5 dnia każdego roku na szukaniu zagubionych przedmiotów. W rezultacie, wydajemy ponad 2,7 miliarda dolarów rocznie na wymianę tych przedmiotów. Zamiast marnować twój czas i pieniądze, dostaje organizującego.

Zacznij mieć dom dla wszystko i upewniał się że rzeczy stawiają z powrotem dokąd należą. Na koniec dnia posprzątaj swoje miejsce pracy i stwórz system zarządzania dokumentami.

I zacznij wykonywać pojedyncze zadania. Większość ludzi cytuje wielozadaniowość jako głównego winowajcę niewłaściwego umieszczania przedmiotów.

Podążaj za zasadą 80-20.

„Zasada Pareto znana również jako zasada 80-20 sugeruje, że 80% rezultatów pochodzi z 20% włożonego wysiłku. Jest to powszechnie stosowane w sprzedaży, ponieważ 80% sprzedaży pochodzi od 20% klientów” – pisze Renzo Costarella w poprzednim wpisie do Kalendarza.

„Jeśli chodzi o sposób zarządzania czasem, zasada ta może być również stosowana. 80% Twoich wyników pochodzi z 20% Twoich działań.”

Renzo sugeruje, abyś zaczął od spojrzenia „na swój harmonogram lub listę rzeczy do zrobienia każdego dnia. Dla uproszczenia spróbuj spisać pięć zadań, które musisz zrealizować. Stosując tę zasadę, możesz prawdopodobnie wyeliminować większość pozycji na swojej liście. Na początku możesz czuć się nienaturalnie, ale z czasem będzie to warunkowało zwiększenie wysiłku na najważniejszych zadaniach.”

Używaj kalendarza online.

Kalendarze od dawna są podstawowym narzędziem zarządzania czasem. Jednak kalendarze online przeniosły to na wyższy poziom. A to dlatego, że możesz mieć do nich dostęp z wielu urządzeń, łatwo zaplanować spotkania i terminy, ustawić przypomnienia, tworzyć bloki czasowe i zaplanować powtarzające się wydarzenia.

Ja osobiście używam Kalendarza Google. Uważam, że jest najlepszy. Ale Outlook i Apple Calendar również działają dobrze.

Przestań być perfekcjonistą.

Gdy jesteś perfekcjonistą, nic nigdy nie będzie wystarczająco dobre. Oznacza to, że będziesz w kółko wracać do tego samego zadania. Jak myślisz, jak bardzo produktywny będzie Twój dzień?

Przestań więc być perfekcyjny. To nie istnieje. Rób to, co potrafisz najlepiej i idź dalej.

Po prostu powiedz „Nie.”

Wiem, że nie chcesz nikogo denerwować. Ale możesz tylko tyle wytrzymać. Jeśli masz już pełny talerz, to odmów zaproszenie na kolację lub pomoc kolegom w projekcie, dopóki nie będziesz miał wolnego czasu.

Wprowadź kluczowe nawyki.

Charles Duhigg, autor książki „Siła nawyku”, ukuł termin „kluczowe nawyki”. Ale, czym one są? Najprościej rzecz ujmując, są to nawyki, które mogą zmienić Twoje życie, takie jak ćwiczenia, śledzenie tego, co jesz, rozwijanie codziennej rutyny i medytacja.

Nawyki te zastępują złe nawyki i zachęcają do wyrabiania innych dobrych nawyków. W rezultacie będziesz zdrowszy, bardziej skoncentrowany i lepiej przystosowany do zarządzania swoim czasem.

Nie marnuj czasu na czekanie.

Będę szczery. Nie mogę znieść czekania. Nie chodzi o to, że jestem niecierpliwy. Po prostu wiem, że jest to czas, który mógłby być lepiej wykorzystany gdzie indziej.

Jednakże zamiast marnować ten czas, znalazłem sposoby, aby go jak najlepiej wykorzystać. Na przykład, kiedy siedzę w poczekalni, czytam inspirującą książkę, słucham podcastu, lub planuję nadchodzący wpis na blogu.

Telecommute.

Czy wiesz, że przeciętny amerykański dojazd do pracy trwa ponad 26 minut? A co gorsza, ten codzienny dojazd do pracy staje się coraz dłuższy. Dodaj do tego czas potrzebny na przygotowanie się do pracy, a zobaczysz jak wiele czasu marnuje się na dojazd do i z pracy.

Choć nie jest to możliwe w każdej pracy, telepraca nawet dwa razy w tygodniu może zaoszczędzić Ci kilka godzin tygodniowo.

Znajdź inspirację.

Gdy jestem przeciągnięty, korzystam z inspirujących źródeł, takich jak TED Talk lub biografia. To prosty sposób, aby ponownie rozpalić ogień, który mnie zmotywuje i sprawi, że wrócę na właściwe tory.

Połącz podobne zadania.

Gdy masz powiązaną pracę, połącz je razem. Na przykład, nie odpowiadaj na e-maile i telefony w ciągu dnia. Zaplanuj konkretny czas, aby zająć się tymi zadaniami.

Powód? Różne zadania wymagają różnego rodzaju myślenia. Poprzez łączenie zadań, Twój mózg nie zmienia biegów, co oznacza, że nie musisz tracić czasu na reorientację.

Rób mniej.

To taktyka Leo Babauty. Założył on bloga Zen Habits i jest to zdecydowanie lektura obowiązkowa. Więc, co Leo ma do powiedzenia o robieniu mniej.

Robienie mniej nie oznacza „mniej znaczy więcej”. To znaczy „mniej znaczy lepiej”. Osiąga się to poprzez spowolnienie, świadomość tego, co należy zrobić, i koncentrowanie się tylko na tych rzeczach. Kiedy już to zrobisz, spraw, aby każde działanie się liczyło. W rezultacie będziesz tworzyć więcej wartości, a nie tylko paszę.

Śledź mnie na Twitterze. Sprawdź moją stronę internetową.