Plantilla de Actas de Reuniones de la Junta Directiva – Y Consejos para las Actas
Todos los estados requieren que las corporaciones tomen y distribuyan actas de las reuniones, y todos los estados requieren que las juntas directivas mantengan actas de las reuniones. Pero no hay reglas específicas sobre lo que debe incluirse en las actas de las reuniones de la junta directiva y cómo tomar estas actas. Aquí hay algunos consejos para usar hacer la vida de su junta corporativa más difícil, incluyendo consejos sobre las reuniones virtuales.
Por qué mantener las actas de las reuniones de la junta corporativa
En realidad hay varias razones para tomar y registrar las actas de sus reuniones corporativas.
Para fines legales. La primera y más importante razón para tomar actas de las reuniones es tener un registro de lo que se decidió, en caso de que las actas sean requeridas por un tribunal durante un litigio.
Para fines de responsabilidad. Los miembros de la junta directiva están en una posición de confianza. La protección de los miembros de la junta de la responsabilidad se llama un velo corporativo porque mantiene una barrera legal entre la junta y el negocio. Los miembros de la junta directiva toman decisiones sobre el dinero invertido por los accionistas de la empresa, y necesitan poder demostrar que actuaron con sabiduría, en el mejor interés de la corporación y sin conflictos de intereses. Las actas ayudan a los miembros de la junta a evitar la responsabilidad personal por sus acciones.
Lo que hace -y no hace- una junta
Una junta corporativa toma decisiones sobre la política general de la empresa u organización. Las decisiones diarias son tomadas por los ejecutivos de la corporación basándose en esa política. A veces, los consejos se extralimitan y tratan de tomar decisiones que es mejor dejar a la dirección.
Adopte un orden del día antes de la reunión
Un orden del día de la reunión enumera los temas que se discutirán y aprobarán durante la misma. Tener un orden del día específico no sólo hace que la reunión se desarrolle con mayor fluidez, sino que permite a la junta (y a cualquiera que lea el acta posteriormente) conocer la importancia relativa de cada punto del orden del día. El presidente suele presentar una propuesta de orden del día al principio de la reunión y la junta la adopta, después de hacer cambios.
Su orden del día de la junta directiva debe incluir detalles sobre cada una de estas áreas que se debatirán, votadas por los miembros de la junta:
- Agenda para su aprobación (la junta puede aprobar un añadido)
- Actas de la última reunión para su aprobación
- Informes de directivos y comités
- Asuntos antiguos (arrastrados de una reunión anterior)
- Asuntos nuevos
- Comentarios y anuncios
- Se levanta la sesión (con tiempo)
- Se fija la fecha de la próxima reunión.
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Para que su reunión sea más rápida y tenga tiempo para discutir todo, no permita que se discuta nada que no esté incluido en el orden del día. Añada el tema al orden del día de la siguiente reunión.
Partes importantes del acta de la reunión de la junta directiva
La plantilla del acta de la reunión de la junta directiva debe incluir:
Qué tipo de reunión de la junta – ordinaria, especial o anual (todos los estados requieren que las corporaciones tengan una reunión anual). Si las presentaciones son hechas por comités u otros, incluya los nombres y títulos de los presentadores.
Quiénes estuvieron presentes, anotando los directores, invitados y miembros del personal, y qué miembros de la junta no estuvieron presentes. Deben anotarse los nombres de quienes lleguen tarde o se marchen antes de tiempo.
Si hay quórum. Los estatutos de la empresa suelen requerir un quórum para poder realizar cualquier votación. El requisito de quórum suele ser más de la mitad de los miembros. (Para una junta de nueve miembros, por ejemplo, cinco miembros deben estar presentes para el quórum).
Plantillas de actas de juntas directivas
BoardEffect, que sirve a las organizaciones sin ánimo de lucro y a las instituciones educativas, tiene una plantilla de actas de reuniones que puedes utilizar.
Qué registrar y qué NO registrar
Probablemente el mayor error que cometen las juntas directivas es exigir información detallada sobre las discusiones (a veces discusiones) y los procesos. Las reuniones deben reflejar lo que se hizo y decidió en la reunión, no quién dijo qué en la discusión.
Digamos que su junta está votando una moción para vender una nueva línea de productos. El acta de la reunión debería decir: «Moción para añadir una nueva línea de especias. Moción apoyada y aprobada, con la disidencia de fulano». Si el grupo tuvo una discusión, no es necesario decir nada al respecto.
Las actas son un registro oficial, lo que significa que pueden ser objeto de una citación en un juicio. Sólo incluya lo que es necesario.
Utilizar un orden del día de consenso para mantener las reuniones cortas
A nadie le gustan las reuniones largas, pero hay algunas maneras de acortar la reunión y las actas. Puede ahorrar tiempo en las reuniones de la junta directiva creando una agenda de consentimiento. Básicamente, este orden del día es una lista de asuntos que pueden tratarse rápidamente sin necesidad de discutirlos. La lista podría incluir las actas de la reunión anterior, las finanzas y los informes de los comités o del director general.
Opciones para las reuniones virtuales de la junta directiva de la empresa
Puede tener reuniones virtuales de la junta directiva en uno de varios tipos diferentes:
- Por teléfono o por un altavoz, con o sin soporte de internet
- Una combinación de miembros en línea y en persona
- Una reunión «completa», con internet, teléfono, audio, vídeo, texto y capacidades de votación
- ¿Cómo pueden votar los miembros? Permitirá el voto anónimo por teléfono o por texto? ¿Cómo funcionará? Será suficiente con iniciar sesión?
- ¿Cómo verán los miembros el orden del día y los documentos importantes? Qué pasa con los cambios en un documento antes de la votación? ¿Tendrán que presentarse las mociones por escrito?
- ¿Habrá alguien disponible para ayudar a los miembros con los problemas técnicos y la resolución de problemas?
- ¿Cómo decidirá quién tiene la palabra para el debate?
Algunas consideraciones y preguntas a responder:
Es posible que quiera incluir sus decisiones sobre el funcionamiento de las reuniones virtuales de la junta directiva en sus estatutos corporativos. Las Reglas de Orden de Roberts tienen algunas reglas de muestra para las reuniones electrónicas que podrían ayudarle a tomar decisiones y documentarlas en sus estatutos.
Mantenga los registros de las actas de las reuniones
Después de todas las molestias que se toma para mantener unas buenas actas para su corporación, no olvide guardar las actas de sus reuniones corporativas en algún lugar seguro y accesible. Establezca un proceso para mantener las actas en un libro de actas corporativo, o «en la nube», en un archivo protegido por contraseña.
Incorpora un abogado a tu consejo de administración
Independientemente de que tu corporación sea privada o pública o sin ánimo de lucro, debes contar con un abogado que te asesore sobre cómo realizar las actas corporativas, y que esté presente en las reuniones importantes del consejo para asegurarte de que tú y tu consejo estáis protegidos.