Manipulez le temps avec ces 20 puissants conseils de gestion du temps
Nous avons tous 24 heures dans une journée. Mais, pourquoi semble-t-il que certaines personnes parviennent à tirer le meilleur parti de chaque minute de la journée ? Croyez-le ou non, elles n’ont pas le pouvoir de ralentir le temps. En revanche, elles savent comment gérer correctement leur temps.
Vous voulez savoir comment devenir vous aussi un maître de la gestion du temps ? Commencez par utiliser ces 20 conseils super puissants de gestion du temps.
Créer un audit du temps.
En matière de gestion du temps, la première étape à franchir est de découvrir où va réellement votre temps. Vous pouvez croire que vous n’envoyez que 30 minutes sur des emails, mais en réalité cette tâche vous mange une heure de votre journée.
Le moyen le plus simple de suivre votre temps est de télécharger une application comme RescueTime, Toggl ou mon application Calendrier pour suivre tout ce que vous faites pendant une semaine. Vous pouvez ensuite accéder à un rapport pour savoir ce qui vous vole votre temps. Avec ces informations, vous pouvez alors faire les ajustements appropriés.
Définir une limite de temps à chaque tâche.
J’ai constaté que fixer une limite de temps à chaque tâche m’empêche d’être distrait ou de procrastiner. Par exemple, si je veux écrire un article pour mon blog, je me donne deux heures. Donc si j’ai commencé à 8h, j’essaie de le rédiger pour 10h.
D’une certaine manière, cela devient un jeu.
Puisque je mets des tampons entre les tâches et les activités, si je ne termine pas la tâche à temps, je peux toujours y travailler sans manger le temps réservé à autre chose.
Utilisez une to-do-list, mais n’abandonnez pas les tâches.
« Tous les objectifs et les projets sont constitués de parties plus petites qui doivent être accomplies pour atteindre l’objectif, ou terminer le projet. Créez des listes de tâches pour chaque objectif et chaque projet, en énumérant toutes les étapes mesurables qui doivent être accomplies », suggère William Lipovsky.
« En plus de vous permettre de rester concentré, cela vous motive également car vous êtes en mesure de voir ce que vous avez déjà accompli, et ce qui reste. »
Dans le même temps, il y aura des interruptions qui pourront vous empêcher de terminer une tâche. William vous recommande de « faire en sorte de toujours revenir à ces tâches et de les terminer dès que vous en êtes capable. Cela peut vous obliger à fixer une limite au nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez à un moment donné. »
Planifier à l’avance.
L’une des pires choses que vous puissiez faire est de vous réveiller sans plan pour la journée. Au lieu de vous concentrer sur ce qui doit être fait, vous errez sans but et vous vous occupez de questions plus triviales.
C’est pourquoi vous devriez toujours planifier à l’avance en utilisant l’une de ces options;
- La veille. Avant de quitter le travail pour la journée, passez les 15 dernières minutes à organiser votre bureau et à composer une liste de vos éléments les plus importants pour demain.
- Première chose le matin. Au cours de votre routine matinale, notez les 3 ou 4 questions les plus urgentes et les plus importantes qui doivent être traitées aujourd’hui et travaillez sur celles-ci lorsque vous êtes le plus productif.
Pensez vos matinées sur les MIT.
Mark Twain a dit un jour : « Si votre travail consiste à manger une grenouille, il est préférable de le faire à la première heure le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier. »
Gros ? Bien sûr. Mais, ce que Twain voulait dire, c’est que vous devriez vous occuper de vos tâches les plus importantes et les plus difficiles le matin, alias vos tâches les plus importantes (TMI) de la journée.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cette astuce de gestion du temps est si efficace. Pour commencer, vous avez généralement la plus grande quantité d’énergie le matin. Il est donc préférable de s’attaquer à ces tâches lorsque vous n’êtes pas épuisé. De plus, vous pouvez utiliser ce sentiment d’accomplissement pour passer le reste de la journée.
Apprendre à déléguer/externaliser.
La délégation et l’externalisation peuvent devenir un peu délicates. Pour certains, il est difficile de laisser quelqu’un d’autre faire le travail qu’ils avaient l’habitude de faire. Pour d’autres, ils n’ont pas le temps de former quelqu’un d’autre pour accomplir certaines tâches.
Le truc, c’est que la délégation ou l’externalisation sont de vrais gains de temps puisque cela diminue votre charge de travail – ce qui signifie que vous avez plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes ou à faire moins de travail. Vous pouvez soit confier des responsabilités à des membres de votre équipe qui sont qualifiés, soit engager un freelance expérimenté. Et, si vous décidez de faire une formation en interne, l’investissement initial en vaudra la peine au final.
Éliminez le travail à moitié.
« À notre époque de distraction constante, il est stupidement facile de diviser notre attention entre ce que nous devrions faire et ce dont la société nous bombarde », écrit James Clear.
« Habituellement, nous équilibrons les besoins des messages, des courriels et des listes de choses à faire en même temps que nous essayons d’accomplir quelque chose. Il est rare que nous soyons pleinement engagés dans la tâche à accomplir. »
Clear a surnommé cela le « demi-travail » et en voici quelques exemples;
- Vous êtes en train de rédiger un rapport, mais vous vous arrêtez au hasard pour vérifier votre téléphone sans raison.
- Vous essayez une nouvelle routine d’entraînement, mais passez à un nouveau programme quelques jours plus tard parce que vous l’avez lu en ligne.
- Alors que vous parlez au téléphone, votre esprit s’égare dans votre boîte aux lettres électronique.
« Quels que soient le lieu et la manière dont vous tombez dans le piège du demi-travail, le résultat est toujours le même : vous n’êtes jamais pleinement engagé dans la tâche à accomplir, vous vous engagez rarement dans une tâche pendant des périodes prolongées et il vous faut deux fois plus de temps pour en accomplir la moitié », ajoute Clear.
Clear a découvert que la meilleure façon de surmonter le demi-travail est de bloquer « un temps significatif pour se concentrer sur un projet et éliminer tout le reste ». Par exemple, il choisira un exercice et ne se concentrera que sur cet exercice pendant qu’il s’entraîne. Il va également se tailler quelques heures à consacrer à un projet important, mais laissera le téléphone dans une autre pièce.
« Cette élimination complète des distractions est la seule façon que je connaisse d’entrer dans un travail profond et concentré et d’éviter les sessions fragmentées où vous ne faites que du travail à moitié. »
Changez votre emploi du temps.
Si vous lisez cet article, c’est évidemment parce que vous voulez découvrir une gestion du temps utile – et je suis plus qu’heureux de vous aider à mettre. Mais, si vous avez du mal à gérer votre temps, la solution peut être aussi simple que de changer votre emploi du temps dans tous les sens.
Par exemple, au lieu de faire la grasse matinée jusqu’à 6h30, réveillez-vous une heure plus tôt. Personnellement, je trouve que 5h15 du matin est le moment le plus productif de la journée car cela me donne le temps de faire de l’exercice, de planifier ma journée, de parcourir mes e-mails et même de travailler sur des projets secondaires sans être dérangé.
Envisagez également de vous réveiller plus tôt le week-end et peut-être de réduire la quantité de télévision que vous regardez.
Laissez un temps tampon entre les tâches et les réunions.
Sauter immédiatement d’une tâche ou d’une réunion à l’autre peut sembler être une bonne utilisation de votre temps, mais cela a en fait l’effet inverse. Nous avons besoin de temps pour nous vider l’esprit et nous ressourcer en faisant une promenade, en méditant ou simplement en rêvassant. Après tout, le cerveau humain ne peut se concentrer que pendant environ 90 minutes à la fois.
Sans cette pause, il est plus difficile de rester concentré et motivé. Prévoir un temps tampon peut également éviter d’arriver en retard à votre prochaine réunion. Je trouve que 25 minutes entre les tâches et les réunions est une quantité idéale de temps tampon.
D’organiser et de faire une seule tâche.
L’Américain moyen passe 2,5 jours par an à chercher des objets mal rangés. En conséquence, nous dépensons plus de 2,7 milliards de dollars par an pour remplacer ces objets. Au lieu de perdre à la fois votre temps et votre argent, organisez-vous.
Commencez par avoir une maison pour chaque chose et assurez-vous que les articles sont remis à leur place. En fin de journée, nettoyez votre lieu de travail et créez un système de gestion des documents.
Et, commencez à faire une seule tâche. La plupart des gens citent le multitâche comme le principal coupable de l’égarement des objets.
Suivez la règle des 80-20.
« Le principe de Pareto également connu sous le nom de règle des 80-20 suggère que 80% des résultats proviennent de 20% des efforts fournis. Ce principe est couramment utilisé dans le domaine des ventes, car 80 % des ventes proviennent généralement de 20 % des clients « , écrit Renzo Costarella dans un précédent billet du Calendrier.
« Lorsqu’il s’agit de la façon dont vous devez gérer votre temps, ce principe peut également être appliqué. 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos actions. »
Renzo vous suggère de commencer par regarder « votre agenda ou votre liste de choses à faire chaque jour. Pour simplifier, essayez de noter cinq tâches que vous devez accomplir. En utilisant ce principe, vous pouvez probablement éliminer la majorité des éléments de votre liste. Cela peut sembler peu naturel au début, mais au fil du temps, cela vous conditionnera à redoubler d’efforts sur les tâches les plus importantes. »
Utiliser un calendrier en ligne.
Les calendriers sont depuis longtemps un outil fondamental pour la gestion du temps. Cependant, les calendriers en ligne ont permis de passer au niveau supérieur. C’est parce que vous pouvez y accéder à partir de plusieurs appareils, planifier facilement des réunions et des rendez-vous, mettre en place des rappels, créer des blocs de temps et programmer des événements récurrents.
Personnellement, j’utilise Google Agenda. Je pense que c’est le meilleur. Mais Outlook et Apple Calendar fonctionnent également très bien.
Cessez d’être parfait.
Lorsque vous êtes perfectionniste, rien ne sera jamais assez bien. Cela signifie que vous reviendrez toujours à la même tâche, encore et encore. À quel point pensez-vous que votre journée sera productive en conséquence ?
Donc, arrêtez d’être parfait. Cela n’existe pas. Faites du mieux que vous pouvez et passez à autre chose.
Dites simplement » non »
Je sais que vous ne voulez contrarier personne. Mais vous ne pouvez pas tout supporter. Si vous avez déjà une assiette pleine, alors déclinez cette invitation à dîner ou aidez vos collègues sur un projet jusqu’à ce que vous ayez du temps libre.
Instituez des habitudes clés de voûte.
Charles Duhigg, auteur de « The Power of Habit », a inventé le terme « habitudes clés de voûte ». Mais, que sont-elles ? En termes simples, ce sont des habitudes qui peuvent transformer votre vie, comme faire de l’exercice, suivre ce que vous mangez, développer des routines quotidiennes et méditer.
Ces habitudes remplacent les mauvaises habitudes et sollicitent d’autres bonnes habitudes. En conséquence, vous serez en meilleure santé, plus concentré et mieux à même de gérer votre temps.
Ne perdez pas de temps à attendre.
Je vais être honnête. Je ne supporte pas l’attente. Ce n’est pas que je sois impatient. C’est juste que je sais que c’est du temps qui pourrait être mieux utilisé ailleurs.
Cependant, au lieu de perdre ce temps, j’ai trouvé des moyens d’en tirer le meilleur parti. Par exemple, pendant que je suis assis dans une salle d’attente, je lis un livre inspirant, j’écoute un podcast ou j’élabore un article de blog à venir.
Télétravail.
Savez-vous que le trajet moyen des Américains est de plus de 26 minutes ? Et, pour ne rien arranger, ce trajet quotidien s’allonge. Ajoutez en plus le temps qu’il faut pour se préparer et vous pouvez facilement voir combien de temps est perdu pour se rendre au travail et en revenir.
Bien que ce ne soit pas possible pour tous les emplois, le télétravail, même deux fois par semaine, peut finir par vous faire gagner plusieurs heures par semaine.
Trouver l’inspiration.
Quand je traîne, j’utilise des sources d’inspiration comme un TED Talk ou une biographie. C’est un moyen simple de rallumer ce feu pour me motiver et me remettre sur la bonne voie.
Travaux similaires regroupés.
Lorsque vous avez des travaux connexes, regroupez-les. Par exemple, ne répondez pas à vos emails et appels téléphoniques tout au long de la journée. Prévoyez un moment précis pour traiter ces tâches.
La raison ? Des tâches différentes exigent des types de réflexion différents. En regroupant les tâches connexes, votre cerveau ne change pas de vitesse – ce qui signifie que vous supprimez ce temps de réorientation.
Do less.
C’est une tactique de Leo Babauta. Il a lancé le blog Zen Habits et c’est définitivement un must à lire. Alors, qu’est-ce que Leo a à dire sur le fait de faire moins.
Faire moins ne signifie pas « moins c’est plus ». Cela signifie « moins, c’est mieux ». Pour y parvenir, il faut ralentir, être conscient de ce qui doit être fait et se concentrer uniquement sur ces choses. Une fois que vous l’avez fait, faites en sorte que chaque action compte. En conséquence, vous créerez plus de valeur au lieu de vous contenter de fourrage.
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