Manipola il tempo con questi potenti 20 consigli di gestione del tempo

Tutti abbiamo 24 ore in un giorno. Ma, perché sembra che alcune persone siano in grado di ottenere il massimo da ogni minuto della giornata? Che ci crediate o no, non hanno il potere di rallentare il tempo. Tuttavia, sanno come gestire correttamente il loro tempo.

Vuoi sapere come puoi diventare anche tu un maestro nella gestione del tempo? Comincia a usare questi 20 consigli super potenti per la gestione del tempo.

Crea un audit del tempo.

Quando si tratta di gestione del tempo, il primo passo che devi fare è scoprire dove va realmente il tuo tempo. Potresti credere di inviare solo 30 minuti di email, ma in realtà quel compito sta divorando un’ora della tua giornata.

Il modo più semplice per tenere traccia del tuo tempo è scaricare un’app come RescueTime, Toggl o la mia app Calendar per tenere traccia di tutto ciò che fai per una settimana. Puoi poi accedere a un rapporto per scoprire cosa sta rubando il tuo tempo. Con queste informazioni, puoi poi fare le modifiche appropriate.

Imposta un limite di tempo per ogni compito.

Ho scoperto che impostare un limite di tempo per ogni compito mi impedisce di distrarmi o procrastinare. Per esempio, se voglio scrivere un articolo per il mio blog, mi do due ore. Quindi, se ho iniziato alle 8 del mattino, cerco di scriverlo entro le 10.

In un certo senso, diventa un gioco.

Siccome metto dei buffer tra i compiti e le attività, se non completo il compito in tempo, posso ancora lavorarci senza consumare il tempo riservato ad altro.

Utilizza una to-do-list, ma non abbandonare i compiti.

“Tutti gli obiettivi e i progetti sono composti da parti più piccole che devono essere realizzate per raggiungere l’obiettivo o completare il progetto. Create delle liste di cose da fare per ogni obiettivo e progetto, elencando tutti i passi misurabili che devono essere compiuti”, suggerisce William Lipovsky.

“Oltre a tenervi concentrati, questo vi motiva anche perché siete in grado di vedere cosa avete già raggiunto e cosa rimane.”

Al tempo stesso, ci saranno delle interruzioni che potrebbero impedirvi di completare un compito. William consiglia di “fare in modo di tornare sempre a completare questi compiti una volta che si è in grado di farlo. Questo può richiedere di fissare un limite al numero di compiti su cui si sta lavorando in un dato momento.”

Pianifica in anticipo.

Una delle cose peggiori che si possono fare è svegliarsi senza un piano per la giornata. Invece di concentrarsi su ciò che deve essere fatto, si vaga senza meta e ci si occupa di questioni più banali.

Ecco perché si dovrebbe sempre pianificare in anticipo utilizzando una di queste opzioni;

• La sera prima. Prima di lasciare il lavoro per la giornata, trascorri gli ultimi 15 minuti per organizzare il tuo ufficio e comporre una lista delle cose più importanti per domani.
• Per prima cosa al mattino. Durante la tua routine mattutina scrivi le 3 o 4 questioni più urgenti e importanti che devono essere affrontate oggi e lavora su quelle quando sei più produttivo.

Spendi le tue mattine sulle MIT.

Mark Twain una volta disse: “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino. E se il tuo lavoro è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande.”

Grossa? Certo. Ma il punto che Twain stava facendo è che dovreste occuparvi dei vostri compiti più grandi e più impegnativi al mattino, ovvero i vostri compiti più importanti (MIT) del giorno.

Ci sono un paio di ragioni per cui questo è un trucco di gestione del tempo così efficace. Per cominciare, di solito si ha la maggior quantità di energia al mattino. Quindi è meglio affrontare questi compiti quando non si è prosciugati. Inoltre, puoi usare quella sensazione di realizzazione per superare il resto della giornata.

Impara a delegare/esternalizzare.

Delegare ed esternalizzare può essere un po’ difficile. Per alcuni è difficile lasciare che qualcun altro faccia il lavoro che facevano prima. Per altri, non hanno il tempo di addestrare qualcun altro a completare certi compiti.

Il fatto è che delegare o esternalizzare sono dei veri e propri risparmi di tempo in quanto riducono il vostro carico di lavoro – il che significa che avete più tempo da dedicare a compiti più importanti o a fare meno lavoro. O passi le responsabilità ai membri del team che sono qualificati o assumi un freelance esperto. E, se decidete di fare formazione interna, l’investimento iniziale varrà alla fine.

Eliminare il lavoro a metà.

“Nella nostra epoca di distrazione costante, è stupidamente facile dividere la nostra attenzione tra quello che dovremmo fare e quello che la società ci bombarda”, scrive James Clear.

“Di solito stiamo bilanciando le esigenze di messaggi, e-mail e liste di cose da fare nello stesso momento in cui stiamo cercando di portare a termine qualcosa. È raro che siamo completamente impegnati nel compito a portata di mano”

Clear ha soprannominato questo “lavoro a metà” ed ecco un paio di esempi;

• Stai scrivendo una relazione, ma ti fermi a caso per controllare il telefono senza motivo.
• Provi una nuova routine di allenamento, ma passi a un nuovo programma un paio di giorni dopo perché ne hai letto online.
• Mentre parli al telefono, la tua mente vaga nella tua casella di posta elettronica.

“Indipendentemente da dove e come si cade nella trappola del lavoro a metà, il risultato è sempre lo stesso: non si è mai completamente impegnati nel compito a portata di mano, raramente ci si impegna in un compito per lunghi periodi di tempo, e si impiega il doppio del tempo per realizzare la metà di quanto si è fatto”, aggiunge Clear.

Clear ha scoperto che il modo migliore per superare il lavoro a metà è quello di bloccare “il tempo significativo per concentrarsi su un progetto ed eliminare tutto il resto”. Per esempio, sceglierà un esercizio e si concentrerà solo su quello mentre si allena. Si ritaglia anche qualche ora da dedicare a un progetto importante, ma lascia il telefono in un’altra stanza.

“Questa eliminazione completa delle distrazioni è l’unico modo che conosco per entrare in un lavoro profondo e concentrato ed evitare sessioni frammentate in cui si fa solo un lavoro a metà.”

Cambia il tuo programma

Se stai leggendo questo articolo è ovviamente perché vuoi scoprire qualche utile gestione del tempo – e sono più che felice di aiutarti a metterlo. Ma, se stai lottando con la gestione del tempo, la soluzione potrebbe essere semplice come cambiare il tuo programma.

Per esempio, invece di dormire fino alle 6:30, svegliati un’ora prima. Personalmente, trovo che le 5:15 del mattino siano il momento più produttivo della giornata perché mi dà il tempo di fare esercizio, pianificare la mia giornata, controllare le mie e-mail e anche lavorare su progetti secondari senza essere disturbato.

Inoltre, considera di svegliarti prima nei fine settimana e magari riduci la quantità di TV che guardi.

Lascia un tempo cuscinetto tra i compiti e le riunioni.

Saltare immediatamente da un compito o da una riunione all’altra può sembrare un buon uso del tuo tempo, ma in realtà ha l’effetto contrario. Abbiamo bisogno di tempo per liberare la nostra mente e ricaricarci facendo una passeggiata, meditando o semplicemente sognando ad occhi aperti. Dopo tutto, il cervello umano può concentrarsi solo per circa 90 minuti alla volta.

Senza questa pausa è più difficile rimanere concentrati e motivati. Programmare un tempo cuscinetto può anche evitare di arrivare in ritardo alla prossima riunione. Trovo che 25 minuti tra i compiti e le riunioni siano la quantità ideale di tempo-tampone.

Organizzati e fai un solo compito.

L’americano medio spende 2,5 giorni ogni anno per cercare oggetti fuori posto. Come risultato, spendiamo oltre 2,7 miliardi di dollari all’anno per sostituire questi oggetti. Invece di sprecare sia il vostro tempo che i vostri soldi, organizzatevi.

Iniziate ad avere una casa per ogni cosa e assicuratevi che gli oggetti siano rimessi al loro posto. Alla fine della giornata pulite il vostro posto di lavoro e create un sistema di gestione dei documenti.

E iniziate a fare il single-tasking. La maggior parte delle persone citano il multitasking come il principale colpevole del misplacing.

Seguire la regola dell’80-20.

“Il principio di Pareto, noto anche come regola dell’80-20, suggerisce che l’80% dei risultati deriva dal 20% dello sforzo messo in campo. Questo è comunemente usato nelle vendite, dato che l’80% delle vendite viene tipicamente dal 20% dei clienti”, scrive Renzo Costarella in un precedente post del Calendario.

“Quando si tratta di come dovresti gestire il tuo tempo questo principio può anche essere applicato. L’80% dei tuoi risultati deriva dal 20% delle tue azioni.”

Renzo suggerisce di iniziare a guardare “la tua agenda o la tua to-do-list ogni giorno. Per semplicità provate a buttare giù cinque compiti che dovete portare a termine. Usando questo principio si può probabilmente eliminare la maggior parte delle voci della lista. Può sembrare innaturale all’inizio, ma a lungo andare questo ti condizionerà ad aumentare lo sforzo sui compiti più importanti.”

Utilizza un calendario online.

I calendari sono stati a lungo uno strumento fondamentale per la gestione del tempo. Tuttavia, i calendari online hanno portato questo al livello successivo. Questo perché è possibile accedervi da più dispositivi, programmare facilmente riunioni e appuntamenti, impostare promemoria, creare blocchi di tempo e programmare eventi ricorrenti.

Personalmente, io uso Google Calendar. Penso che sia il migliore. Ma anche Outlook e Apple Calendar funzionano bene.

Smetti di essere perfetto.

Quando sei un perfezionista, niente sarà mai abbastanza buono. Questo significa che continuerai a tornare allo stesso compito più e più volte. Quanto produttivo pensi che sarà il tuo giorno come risultato?

Quindi, smetti di essere perfetto. Non esiste. Fai il meglio che puoi e vai avanti.

Basta dire “No.”

So che non vuoi far arrabbiare nessuno. Ma si può solo gestire così tanto. Se hai già un piatto pieno, allora declina quell’invito a cena o aiuta i tuoi colleghi in un progetto finché non hai del tempo libero.

Installa le abitudini chiave.

Charles Duhigg, autore di “The Power of Habit”, ha coniato il termine “abitudini chiave”. Ma cosa sono? In parole povere, sono abitudini che possono trasformare la tua vita, come l’esercizio fisico, il monitoraggio di ciò che mangi, lo sviluppo di routine quotidiane e la meditazione.

Queste abitudini sostituiscono le cattive abitudini e sollecitano altre buone abitudini. Come risultato, sarai più sano, più concentrato e più adatto a gestire il tuo tempo.

Non perdere tempo ad aspettare.

Sarò onesto. Non sopporto l’attesa. Non è che sono impaziente. È solo che so che si tratta di tempo che potrebbe essere speso meglio altrove.

Tuttavia, invece di sprecare questo tempo, ho trovato il modo di trarne il meglio. Per esempio, mentre sono seduto in una sala d’attesa leggo un libro d’ispirazione, ascolto un podcast, o progetto un prossimo post sul blog.

Telecommute.

Lo sapevate che il pendolarismo medio americano è di oltre 26 minuti? E, a peggiorare le cose, quel pendolarismo quotidiano si sta allungando. Aggiungi in cima la quantità di tempo che ci vuole per prepararsi e puoi facilmente vedere quanto tempo viene sprecato per andare e tornare dal lavoro.

Anche se non è possibile per ogni lavoro, il telelavoro anche due volte a settimana può finire per farti risparmiare diverse ore a settimana.

Trova l’ispirazione.

Quando mi trascino, uso fonti di ispirazione come un TED Talk o una biografia. È un modo semplice per riaccendere quel fuoco per motivarmi e tornare in pista.

Compiti simili insieme.

Quando hai un lavoro correlato, raggruppali insieme. Per esempio, non rispondere alle e-mail e alle telefonate per tutto il giorno. Pianifica un tempo specifico per gestire questi compiti.

La ragione? Compiti diversi richiedono diversi tipi di pensiero. Mettendo insieme compiti correlati, il tuo cervello non cambia marcia – il che significa che tagli quel tempo di riorientamento.

Fare meno.

Questa è una tattica di Leo Babauta. Ha fondato il blog Zen Habits ed è sicuramente un must da leggere. Quindi, cosa ha da dire Leo sul fare meno.

Fare meno non significa “meno è più”. Significa “meno è meglio”. Questo si ottiene rallentando, essendo consapevoli di ciò che deve essere fatto e concentrandosi solo su quelle cose. Una volta che l’hai fatto, fai in modo che ogni azione conti. Come risultato creerai più valore invece che solo foraggio.

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