Board Meeting Minutes Template – And Tips for Minutes
すべての州で、企業は会議の議事録を作成して配布することが義務付けられており、また、すべての州で、取締役会は会議の議事録を作成することが義務付けられています。 しかし、取締役会の議事録に何を記載するか、どのように議事録を作成するかについては、特に決まりはありません。
Why Keep Corporate Board Meeting Minutes
実際、会社の会議の議事録を作成し、記録する理由はいくつかあります。
法的な目的のため。
法的な目的。会議の議事録を作成する最初の、そして最も重要な理由は、訴訟中に裁判所から議事録を求められた場合に備えて、決定した内容を記録しておくことです。 取締役は信頼される立場にあります。 取締役会メンバーを責任から守ることは、取締役会とビジネスの間に法的な障壁を保つことから、コーポレートベールと呼ばれています。 取締役会メンバーは、企業の株主が投資したお金について決定を下すので、賢明に、企業の利益のために、利益相反のない行動をとったことを証明できなければなりません。
What a Board Does – And Doesn’t – Do
企業の取締役会は、ビジネスや組織の全体的な方針を決定します。 日常的な意思決定は、その方針に基づいて企業の役員が行います。 時に取締役会は、経営陣に任せるのが最善であるような意思決定を、無理に行おうとすることがあります。
会議の前にアジェンダを採択する
会議のアジェンダには、その会議で議論され承認されるべきトピックが記載されています。 具体的なアジェンダがあると、会議がよりスムーズに進むだけでなく、取締役会 (および後で議事録を読む人) に、アジェンダの各項目の相対的な重要性を知らせることができます。 通常、社長は会議の冒頭でアジェンダ案を提示し、取締役会は変更を加えた上でそれを採択します。
あなたの取締役会の議題には、取締役メンバーによって議論、投票されるべき各分野の具体的な内容が含まれていなければなりません。
- 承認のためのアジェンダ（取締役会は追加を承認することができます）
- 承認のための前回のミーティングの議事録
- 役員や委員会からの報告
- 旧ビジネス（前回の会議から持ち越されたもの）
- 新ビジネス
- コメントと発表
- 休会（時間あり）
- 次回の会議日の設定。
会議を早く進め、すべてを議論する時間を確保するために、アジェンダに含まれていないものについては議論を認めないようにしましょう。 次回の会議の議題に加えましょう。
取締役会の議事録の重要な部分
取締役会の議事録のテンプレートには、以下の内容が含まれています。
どのようなタイプの取締役会なのか – 定例、特別、年次（すべての州で、企業は年次総会を開くことが義務付けられています）。
取締役、ゲスト、スタッフなどの出席者と、欠席した取締役の名前。
誰が出席したか、ディレクター、ゲスト、スタッフ、どのボードメンバーが欠席したか、遅刻や早退した人の名前も記入します。
定足数が存在するかどうか。 定足数は、通常、投票を行うために会社の定款で定められています。 定足数の要件は、通常、メンバーの半数以上です。 例えば、9人のメンバーで構成される取締役会の場合、定足数には5人のメンバーが出席しなければなりません）。
理事会の議事録テンプレート
マイクロソフトは、さまざまな種類のビジネスや組織のために、さまざまな理事会の議事録テンプレートを用意しています。
非営利団体や教育機関を対象としたBoardEffectには、使用できる議事録テンプレートがあります。
記録すべきこと、記録してはいけないこと
おそらく取締役会が犯す最大の間違いは、議論（時には議論）やプロセスの詳細な情報を要求することです。 会議は、議論の中で誰が何を言ったかではなく、会議で何が行われ、何が決定されたかを反映すべきです。
例えば、あなたの取締役会が新しい製品ラインを販売するための動議を投票するとします。 会議の議事録には次のように書かれているはずです。 “スパイスの新製品を追加する動議。 動議は賛成され、承認されましたが、so-and-soは反対しました」と記載します。
議事録は公式な記録であるため、裁判の際には召喚状の対象となる可能性があります。
Consent Agendaを使ってミーティングを短くする
長いミーティングを好む人はいませんが、ミーティングと議事録を短くする方法はいくつかあります。 取締役会の時間を節約するために、同意議題を作成するとよいでしょう。 基本的に、このアジェンダは、議論せずにすぐに処理できる問題のリストです。 このリストには、前回の会議の議事録、財務報告、委員会やCEOからの報告などが含まれます。
バーチャル取締役会のオプション
バーチャル取締役会は、いくつかの異なるタイプのうちの1つで行うことができます。
- インターネットサポートの有無にかかわらず、電話またはスピーカーフォンで行う
- オンラインと対面のメンバーの組み合わせ
- インターネット、電話、オーディオ、ビデオ、テキスト、投票機能を備えた「フル機能」のミーティング
いくつかの検討事項と答えなければならない質問：
- メンバーはどのように投票できるのか？ 電話やテキストによる匿名の投票を許可しますか？ それはどのように機能しますか？ ログインで十分でしょうか？
- メンバーはどのようにしてアジェンダや重要な文書を見るのでしょうか？ 投票前に文書を変更することはできますか？ 動議は書面で提出しなければならないのでしょうか？
- 技術的な問題やトラブルシューティングでメンバーを助けるために誰かが待機しているのでしょうか？
- 誰が議論の場を持つかをどのように決定するのでしょうか？
バーチャルな取締役会の運営に関する決定事項を会社の細則に盛り込むとよいでしょう。
会議の議事録を保管する
会社のために良い議事録を作ろうと苦労した後は、会社の会議の議事録を安全でアクセス可能な場所に保管することを忘れないでください。 会社の記録簿や、パスワードで保護されたファイルである「クラウド」に議事録を保管するためのプロセスを設定してください。
取締役会に弁護士を加える
あなたの会社が民間企業であろうと、公共企業であろうと、非営利企業であろうと、会社の議事録の取り方について弁護士に助言してもらい、あなたと取締役会が守られていることを確認するために重要な取締役会に出席してもらう必要があります。