Manipulieren Sie die Zeit mit diesen wirkungsvollen 20 Zeitmanagement-Tipps

Wir alle haben 24 Stunden an einem Tag. Aber warum scheint es, dass manche Menschen in der Lage sind, das Beste aus jeder Minute des Tages herauszuholen? Ob Sie es glauben oder nicht, sie haben nicht die Macht, die Zeit zu verlangsamen. Sie wissen jedoch, wie sie ihre Zeit richtig managen können.

Wollen Sie wissen, wie auch Sie ein Meister des Zeitmanagements werden können? Beginnen Sie mit diesen 20 superstarken Zeitmanagement-Tipps.

Erstellen Sie ein Zeit-Audit.

Wenn es um Zeitmanagement geht, ist der erste Schritt, den Sie machen müssen, herauszufinden, wohin Ihre Zeit tatsächlich geht. Sie glauben vielleicht, dass Sie nur 30 Minuten an E-Mails schreiben, aber in Wirklichkeit frisst diese Aufgabe eine Stunde Ihres Tages auf.

Der einfachste Weg, Ihre Zeit im Auge zu behalten, ist, eine App wie RescueTime, Toggl oder meine App Calendar herunterzuladen, um alles, was Sie tun, eine Woche lang zu verfolgen. Sie können dann auf einen Bericht zugreifen, um herauszufinden, was Ihnen die Zeit stiehlt. Mit diesen Informationen können Sie dann die entsprechenden Anpassungen vornehmen.

Setzen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit.

Ich habe festgestellt, dass das Setzen eines Zeitlimits für jede Aufgabe verhindert, dass ich mich ablenken lasse oder prokrastiniere. Wenn ich zum Beispiel einen Artikel für meinen Blog schreiben will, gebe ich mir zwei Stunden Zeit. Wenn ich also um 8 Uhr morgens angefangen habe, versuche ich, ihn bis 10 Uhr geschrieben zu haben.

In gewisser Weise wird es zum Spiel.

Da ich Puffer zwischen Aufgaben und Aktivitäten setze, kann ich, wenn ich die Aufgabe nicht rechtzeitig erledige, immer noch daran arbeiten, ohne die für etwas anderes reservierte Zeit aufzufressen.

Verwenden Sie eine To-Do-Liste, aber geben Sie Aufgaben nicht auf.

„Alle Ziele und Projekte bestehen aus kleineren Teilen, die erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen oder das Projekt abzuschließen. Erstellen Sie für jedes Ziel und Projekt To-Do-Listen, in denen alle messbaren Schritte aufgelistet sind, die erledigt werden müssen“, schlägt William Lipovsky vor.

„Das hält Sie nicht nur fokussiert, sondern motiviert Sie auch, da Sie sehen können, was Sie bereits erreicht haben und was noch zu tun ist.“

Gleichzeitig wird es Unterbrechungen geben, die Sie daran hindern können, eine Aufgabe zu erledigen. William empfiehlt, dass Sie „darauf achten, immer wieder zu diesen Aufgaben zurückzukehren und sie zu erledigen, sobald Sie dazu in der Lage sind. Das kann erfordern, dass Sie sich ein Limit für die Anzahl der Aufgaben setzen, an denen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten.“

Planen Sie voraus.

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie tun können, ist aufzuwachen, ohne einen Plan für den Tag zu haben. Anstatt sich auf das zu konzentrieren, was getan werden muss, irren Sie ziellos umher und kümmern sich um trivialere Dinge.

Deshalb sollten Sie immer eine der folgenden Möglichkeiten nutzen, um vorauszuplanen;

• Am Vorabend. Bevor Sie die Arbeit für den Tag verlassen, verbringen Sie die letzten 15 Minuten damit, Ihr Büro zu organisieren und eine Liste mit den wichtigsten Dingen für den morgigen Tag zu erstellen.
• Als erstes am Morgen. Schreiben Sie während Ihrer Morgenroutine die 3 oder 4 dringendsten und wichtigsten Angelegenheiten auf, die heute erledigt werden müssen, und arbeiten Sie an diesen, wenn Sie am produktivsten sind.

Verbringen Sie Ihren Morgen mit MITs.

Mark Twain sagte einmal: „Wenn es Ihr Job ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie es am besten gleich am Morgen. Und wenn es dein Job ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, den größten zuerst zu essen.“

Gruselig? Sicher. Aber der Punkt, den Twain damit sagen wollte, ist, dass Sie Ihre größten und herausforderndsten Aufgaben am Morgen erledigen sollten, auch bekannt als Ihre wichtigsten Aufgaben (MITs) des Tages.

Es gibt ein paar Gründe, warum dies ein so effektiver Zeitmanagement-Trick ist. Zunächst einmal haben Sie morgens in der Regel die meiste Energie. Es ist also besser, diese Aufgaben in Angriff zu nehmen, wenn Sie nicht ausgelaugt sind. Außerdem können Sie dieses Gefühl der Erledigung nutzen, um den Rest des Tages zu überstehen.

Lernen Sie zu delegieren/auszulagern.

Delegation und Auslagerung können ein bisschen schwierig werden. Für manche ist es schwer, jemand anderen die Arbeit machen zu lassen, die sie früher selbst gemacht haben. Für andere haben sie nicht die Zeit, jemand anderen für bestimmte Aufgaben zu schulen.

Die Sache ist, dass Delegieren oder Auslagern echte Zeitsparer sind, da es Ihre Arbeitslast verringert – was bedeutet, dass Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben oder weniger Arbeit haben. Übergeben Sie die Verantwortung entweder an qualifizierte Teammitglieder oder engagieren Sie einen erfahrenen Freiberufler. Und wenn Sie sich für eine interne Schulung entscheiden, wird sich die anfängliche Investition am Ende lohnen.

Eliminieren Sie halbe Arbeit.

„In unserem Zeitalter der ständigen Ablenkung ist es dummerweise einfach, unsere Aufmerksamkeit zwischen dem, was wir tun sollten, und dem, womit uns die Gesellschaft bombardiert, aufzuteilen“, schreibt James Clear.

„Normalerweise balancieren wir zwischen Nachrichten, E-Mails und To-Do-Listen hin und her, während wir gleichzeitig versuchen, etwas zu erledigen. Es ist selten, dass wir voll und ganz mit der anstehenden Aufgabe beschäftigt sind.“

Clear hat dies als „Halbarbeit“ bezeichnet und hier sind ein paar Beispiele;

• Sie schreiben einen Bericht, halten aber zufällig an, um Ihr Telefon ohne Grund zu überprüfen.
• Sie probieren ein neues Trainingsprogramm aus, wechseln aber ein paar Tage später zu einem anderen Programm, weil Sie online darüber gelesen haben.
• Während Sie telefonieren, wandern Ihre Gedanken zu Ihrem E-Mail-Posteingang.

„Unabhängig davon, wo und wie man in die Falle der halben Arbeit tappt, ist das Ergebnis immer dasselbe: Man ist nie vollständig mit der anstehenden Aufgabe beschäftigt, man widmet sich selten über längere Zeiträume einer Aufgabe, und man braucht doppelt so lange, um halb so viel zu erreichen“, fügt Clear hinzu.

Clear hat herausgefunden, dass der beste Weg, um die halbe Arbeit zu überwinden, darin besteht, „signifikante Zeit zu blockieren, um sich auf ein Projekt zu konzentrieren und alles andere zu eliminieren.“ Zum Beispiel wählt er eine Übung aus und konzentriert sich nur auf diese Übung, während er trainiert. Er nimmt sich auch ein paar Stunden Zeit, um sich einem wichtigen Projekt zu widmen, lässt aber das Telefon in einem anderen Raum.

„Diese komplette Eliminierung von Ablenkungen ist der einzige Weg, den ich kenne, um in eine tiefe, fokussierte Arbeit zu gelangen und fragmentierte Sitzungen zu vermeiden, in denen man nur halbe Arbeit leistet.“

Ändern Sie Ihren Zeitplan.

Wenn Sie diesen Artikel lesen, dann offensichtlich, weil Sie ein nützliches Zeitmanagement entdecken wollen – und ich bin mehr als glücklich, Ihnen dabei zu helfen. Aber wenn Sie mit Zeitmanagement zu kämpfen haben, kann die Lösung so einfach sein wie das Umstellen Ihres Zeitplans.

Anstatt zum Beispiel bis 6:30 Uhr auszuschlafen, wachen Sie eine Stunde früher auf. Ich persönlich finde, dass 5:15 Uhr die produktivste Zeit des Tages ist, da ich dann Zeit habe, Sport zu treiben, meinen Tag zu planen, meine E-Mails durchzugehen und sogar an Nebenprojekten zu arbeiten, ohne gestört zu werden.

Auch sollten Sie in Erwägung ziehen, an den Wochenenden früher aufzuwachen und vielleicht die Menge des Fernsehens zu reduzieren.

Lassen Sie eine Pufferzeit zwischen Aufgaben und Meetings.

Sofort von einer Aufgabe oder einem Meeting zum nächsten zu springen, mag wie eine gute Nutzung Ihrer Zeit erscheinen, aber es hat eigentlich den gegenteiligen Effekt. Wir brauchen Zeit, um den Kopf frei zu bekommen und uns aufzuladen, indem wir spazieren gehen, meditieren oder einfach nur träumen. Schließlich kann sich das menschliche Gehirn nur etwa 90 Minuten am Stück konzentrieren.

Ohne diese Pause ist es schwieriger, konzentriert und motiviert zu bleiben. Das Einplanen von Pufferzeiten kann auch verhindern, dass man zu spät zum nächsten Meeting kommt. Ich halte 25 Minuten zwischen Aufgaben und Meetings für ideal.

Organisieren Sie sich und erledigen Sie nur eine Aufgabe.

Der durchschnittliche Amerikaner verbringt jedes Jahr 2,5 Tage mit der Suche nach verlegten Gegenständen. Das Ergebnis ist, dass wir jährlich über 2,7 Milliarden Dollar für den Ersatz dieser Gegenstände ausgeben. Anstatt Ihre Zeit und Ihr Geld zu verschwenden, sollten Sie Ordnung schaffen.

Fangen Sie damit an, dass Sie für alles ein Zuhause haben und sicherstellen, dass die Gegenstände an ihren Platz zurückgelegt werden. Räumen Sie am Ende des Tages Ihren Arbeitsplatz auf und schaffen Sie ein Dokumentenmanagementsystem.

Und beginnen Sie mit Single-Tasking. Die meisten Menschen nennen Multitasking als Hauptschuldigen für das Verlegen von Gegenständen.

Befolgen Sie die 80-20-Regel.

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % des aufgewendeten Aufwands entstehen. Dies wird häufig im Verkauf verwendet, da 80 % der Verkäufe typischerweise von 20 % der Kunden kommen“, schreibt Renzo Costarella in einem früheren Kalenderbeitrag.

„Wenn es darum geht, wie Sie Ihre Zeit verwalten sollten, kann dieses Prinzip ebenfalls angewendet werden. 80 % Ihrer Ergebnisse kommen von 20 % Ihrer Handlungen.“

Renzo schlägt vor, dass Sie damit beginnen, „jeden Tag einen Blick auf Ihren Zeitplan oder Ihre To-Do-Liste zu werfen. Versuchen Sie der Einfachheit halber, fünf Aufgaben zu notieren, die Sie erledigen müssen. Wenn Sie das Prinzip anwenden, können Sie wahrscheinlich die Mehrheit der Punkte auf Ihrer Liste streichen. Es mag sich anfangs unnatürlich anfühlen, aber mit der Zeit werden Sie sich darauf konditionieren, den Aufwand für die wichtigsten Aufgaben zu erhöhen.“

Verwenden Sie einen Online-Kalender.

Kalender sind schon lange ein grundlegendes Werkzeug für das Zeitmanagement. Online-Kalender haben dies jedoch auf die nächste Stufe gehoben. Das liegt daran, dass Sie von mehreren Geräten aus darauf zugreifen können, Besprechungen und Termine einfach planen, Erinnerungen einrichten, Zeitblöcke erstellen und wiederkehrende Ereignisse planen können.

Persönlich verwende ich Google Calendar. Ich denke, es ist der beste. Aber Outlook und Apple Calendar funktionieren auch gut.

Hören Sie auf, perfekt zu sein.

Wenn Sie ein Perfektionist sind, wird nichts jemals gut genug sein. Das bedeutet, dass Sie immer wieder zur gleichen Aufgabe zurückkehren werden. Was glauben Sie, wie produktiv Ihr Tag dadurch sein wird?

Hören Sie also auf, perfekt zu sein. Das gibt es nicht. Geben Sie Ihr Bestes und machen Sie weiter.

Sagen Sie einfach „Nein“

Ich weiß, dass Sie niemanden verärgern wollen. Aber Sie können nur mit so viel umgehen. Wenn Sie bereits einen vollen Teller haben, dann lehnen Sie die Einladung zum Essen oder die Hilfe für ein Projekt Ihrer Kollegen ab, bis Sie die Zeit dafür haben.

Bewahren Sie Schlüsselgewohnheiten.

Charles Duhigg, Autor von „The Power of Habit“, hat den Begriff „Schlüsselgewohnheiten“ geprägt. Aber was sind sie? Einfach gesagt, sind es Gewohnheiten, die Ihr Leben verändern können, wie z. B. Sport treiben, verfolgen, was Sie essen, tägliche Routinen entwickeln und meditieren.

Diese Gewohnheiten ersetzen schlechte Gewohnheiten und fördern andere gute Gewohnheiten. Als Ergebnis werden Sie gesünder, fokussierter und besser in der Lage sein, Ihre Zeit zu managen.

Vergeuden Sie keine Zeit mit Warten.

Ich will ehrlich sein. Ich kann es nicht ausstehen zu warten. Es ist nicht so, dass ich ungeduldig bin. Es ist nur so, dass ich weiß, dass dies Zeit ist, die anderswo besser verbracht werden könnte.

Anstatt diese Zeit jedoch zu verschwenden, habe ich Wege gefunden, das Beste daraus zu machen. Während ich zum Beispiel im Wartezimmer sitze, lese ich ein inspirierendes Buch, höre einen Podcast oder entwerfe einen Entwurf für einen kommenden Blogbeitrag.

Telecommute.

Wussten Sie, dass die durchschnittliche amerikanische Pendelzeit über 26 Minuten beträgt? Und, um es noch schlimmer zu machen, dieser tägliche Pendelweg wird immer länger. Wenn man dann noch die Zeit hinzurechnet, die man braucht, um sich fertig zu machen, kann man leicht erkennen, wie viel Zeit auf dem Weg zur und von der Arbeit verschwendet wird.

Auch wenn es nicht für jeden Job möglich ist, kann man durch Telearbeit sogar zweimal pro Woche mehrere Stunden einsparen.

Inspirieren lassen.

Wenn ich mich hinreißen lasse, verwende ich Inspirationsquellen wie einen TED Talk oder eine Biografie. Es ist ein einfacher Weg, das Feuer neu zu entfachen, um mich zu motivieren und wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Bündeln Sie ähnliche Aufgaben.

Wenn Sie verwandte Aufgaben haben, bündeln Sie sie. Beantworten Sie zum Beispiel nicht den ganzen Tag über Ihre E-Mails und Telefonanrufe. Planen Sie eine bestimmte Zeit ein, um diese Aufgaben zu erledigen.

Der Grund? Verschiedene Aufgaben erfordern verschiedene Arten des Denkens. Indem Sie verwandte Aufgaben zusammenfassen, schaltet Ihr Gehirn nicht um – was bedeutet, dass Sie die Zeit für die Neuorientierung einsparen.

Tun Sie weniger.

Dies ist eine Taktik von Leo Babauta. Er hat den Blog Zen Habits ins Leben gerufen und der ist definitiv eine Pflichtlektüre. Also, was hat Leo über weniger tun zu sagen.

Weniger tun bedeutet nicht „weniger ist mehr.“ Es bedeutet „weniger ist besser“. Das erreicht man, indem man langsamer wird, sich bewusst macht, was getan werden muss, und sich nur auf diese Dinge konzentriert. Sobald Sie das tun, lassen Sie jede Aktion zählen. Als Ergebnis werden Sie mehr Wert schaffen, statt nur Futter.

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