Board Meeting Minutes Template – And Tips for Minutes
Alle staten vereisen dat bedrijven notulen van vergaderingen maken en verspreiden, en alle staten vereisen dat raden van bestuur notulen van vergaderingen bijhouden. Maar er zijn geen specifieke regels over wat er in de notulen moet komen te staan en hoe deze notulen moeten worden gemaakt. Hier zijn enkele tips voor het gebruik van het leven van uw corporate bestuur te bemoeilijken, met inbegrip van tips over virtuele vergaderingen.
Waarom Corporate Board Meeting Notulen
Er zijn eigenlijk verschillende redenen voor het nemen en vastleggen van notulen van uw corporate vergaderingen.
Voor juridische doeleinden. De eerste en belangrijkste reden om notulen van vergaderingen te maken, is om een verslag te hebben van wat u hebt besloten, voor het geval de notulen tijdens een rechtszaak door een rechtbank worden opgevraagd.
Voor aansprakelijkheidsdoeleinden. Bestuursleden bevinden zich in een vertrouwenspositie. De bescherming van bestuursleden tegen aansprakelijkheid wordt een ondernemingsluier genoemd, omdat er een juridische scheiding blijft bestaan tussen het bestuur en het bedrijf. De leden van de raad van bestuur nemen beslissingen over geld dat door de aandeelhouders van het bedrijf wordt geïnvesteerd, en zij moeten kunnen bewijzen dat zij verstandig hebben gehandeld, in het beste belang van het bedrijf en zonder belangenconflicten.
Wat een Raad van Bestuur doet – en niet doet
Een Raad van Bestuur van een bedrijf neemt besluiten over het algemene beleid voor het bedrijf of de organisatie. De dagelijkse beslissingen worden genomen door de leidinggevenden van het bedrijf op basis van dat beleid. Soms gaat een bestuur te ver en probeert beslissingen te nemen die beter aan het management kunnen worden overgelaten.
Stel vóór de vergadering een agenda vast
Een vergaderagenda bevat de onderwerpen die tijdens de vergadering moeten worden besproken en goedgekeurd. Het hebben van een specifieke agenda zorgt er niet alleen voor dat de vergadering soepeler verloopt, maar het laat het bestuur (en iedereen die later de notulen leest) ook weten wat het relatieve belang van elk agendapunt is. De voorzitter presenteert meestal een voorgestelde agenda aan het begin van de vergadering en de raad keurt deze goed, na wijzigingen te hebben aangebracht.
Uw bestuursagenda moet specifieke informatie bevatten over elk van deze onderwerpen die door de bestuursleden moeten worden besproken en in stemming gebracht:
- Agenda ter goedkeuring (de raad kan een aanvulling goedkeuren)
- Notulen van de laatste vergadering ter goedkeuring
- Verslagen van leidinggevenden en commissies
- Old business (overgedragen van een vorige vergadering)
- New Business
- Commentaren en mededelingen
- Afsluiting (met tijd)
- Volgende vergaderdatum vastgesteld.
Om uw vergadering sneller te laten verlopen en ervoor te zorgen dat u tijd hebt om alles te bespreken, moet u geen discussie toestaan over iets dat niet op de agenda staat. Voeg het onderwerp toe aan de agenda van de volgende vergadering.
Belangrijke onderdelen van de notulen van de bestuursvergadering
Het sjabloon voor de notulen van de bestuursvergadering moet het volgende bevatten:
Wat voor soort bestuursvergadering – periodiek, speciaal of jaarlijks (in alle staten moeten vennootschappen een jaarlijkse vergadering houden). Als er presentaties worden gegeven door commissies of anderen, vermeld dan de namen en titels van de presentatoren.
Wie er aanwezig waren, met vermelding van bestuurders, gasten en personeelsleden, en welke bestuursleden niet aanwezig waren. De namen van degenen die te laat komen of te vroeg weggaan, moeten worden vermeld.
Of het quorum aanwezig is. Een quorum is meestal vereist volgens de statuten van het bedrijf om te kunnen stemmen. Het quorum is gewoonlijk meer dan de helft van de leden. (Voor een raad van bestuur van negen leden, bijvoorbeeld, moeten vijf leden aanwezig zijn voor een quorum).
Sjablonen voor notulen van bestuursvergaderingen
Microsoft heeft een groot aantal sjablonen voor notulen van bestuursvergaderingen voor verschillende soorten bedrijven en organisaties.
BoardEffect, dat non-profits en onderwijsinstellingen bedient, heeft een sjabloon voor notulen van vergaderingen dat u kunt gebruiken.
Wat wel en wat niet op te nemen
Waarschijnlijk de grootste fout die besturen maken is het eisen van gedetailleerde informatie over discussies (soms ruzies) en processen. De vergaderingen moeten weergeven wat er tijdens de vergadering is gedaan en besloten, niet wie wat tijdens de discussie heeft gezegd.
Let op: uw raad stemt over een motie om een nieuwe productlijn te verkopen. In de notulen van de vergadering moet staan: “Motie om een nieuwe kruidenlijn toe te voegen. Motie gesteund en goedgekeurd, met zo-en-zo tegenstemmend.” Als de groep een discussie had, hoeft u daar niets over te zeggen.
De notulen zijn een officieel verslag, wat betekent dat ze in een proces kunnen worden gedagvaard. Neem alleen op wat nodig is.
Een toestemmingsagenda gebruiken om vergaderingen kort te houden
Niemand houdt van lange vergaderingen, maar er zijn enkele manieren om de vergadering en de notulen in te korten. U kunt de vergadertijd verkorten door een toestemmingsagenda te maken. In principe is deze agenda een lijst van zaken die snel kunnen worden afgehandeld zonder discussie. De lijst kan bestaan uit notulen van de vorige vergadering, financiële gegevens en verslagen van comités of de CEO.
Opties voor virtuele bestuursvergaderingen
U kunt virtuele bestuursvergaderingen houden in een van de verschillende soorten:
- Over de telefoon of een speakerphone, met of zonder internetondersteuning
- Een combinatie van leden online en in persoon
- Een “volwaardige” vergadering, met internet, telefoon, audio, video, tekst en stemmogelijkheden
Een aantal overwegingen en vragen om te beantwoorden:
- Hoe kunnen leden stemmen? Is anoniem stemmen per telefoon of sms mogelijk? Hoe gaat dat in zijn werk? Is inloggen voldoende?
- Hoe krijgen de leden de agenda en belangrijke documenten te zien? Hoe zit het met wijzigingen in een document voordat er gestemd wordt? Moeten moties schriftelijk worden ingediend?
- Wil iemand de leden helpen met technische problemen en het oplossen van problemen?
- Hoe beslist u wie het woord krijgt?
U kunt uw besluiten over het houden van virtuele bestuursvergaderingen opnemen in uw bedrijfsstatuten. Roberts Rules of Order heeft een aantal voorbeeldregels voor elektronische vergaderingen die u kunnen helpen bij het nemen van besluiten en het vastleggen daarvan in uw statuten.
Notulen van vergaderingen bijhouden
Na alle moeite die u zich hebt getroost om goede notulen voor uw bedrijf bij te houden, moet u niet vergeten om de notulen van uw bedrijfsvergadering ergens veilig en toegankelijk te bewaren. Zet een proces op voor het bewaren van notulen in een bedrijfsadministratieboek, of “in the cloud”, in een bestand dat met een wachtwoord is beveiligd.
Voeg een advocaat toe aan uw raad van bestuur
Of uw bedrijf nu privaat, publiek of non-profit is, u zou een advocaat moeten hebben die u adviseert over hoe u bedrijfsnotulen maakt, en die aanwezig is bij belangrijke bestuursvergaderingen om ervoor te zorgen dat u en uw bestuur beschermd zijn.