Manipuleer de tijd met deze krachtige 20 tips voor tijdbeheer

We hebben allemaal 24 uur in een dag. Maar, waarom lijkt het dat sommige mensen in staat zijn om het meeste uit elke minuut van de dag te halen? Geloof het of niet, maar zij hebben niet de macht om de tijd te vertragen. Ze weten echter wel hoe ze hun tijd goed moeten beheren.

Wilt u weten hoe u ook een meester in tijdmanagement kunt worden? Begin met deze 20 superkrachtige tips voor time management.

Stel een tijdsaudit op.

Als het op time management aankomt, is de eerste stap die u moet nemen, erachter komen waar uw tijd eigenlijk naartoe gaat. U denkt misschien dat u maar 30 minuten aan e-mails besteedt, maar in werkelijkheid slokt die taak een uur van uw dag op.

De eenvoudigste manier om uw tijd bij te houden is door een app als RescueTime, Toggl of mijn app Calendar te downloaden om een week lang alles bij te houden wat u doet. U kunt dan een rapport openen om erachter te komen wat uw tijd steelt. Met deze informatie kun je vervolgens de juiste aanpassingen maken.

Stel een tijdslimiet in voor elke taak.

Ik heb gemerkt dat het instellen van een tijdslimiet voor elke taak voorkomt dat ik word afgeleid of uitstelgedrag ga vertonen. Als ik bijvoorbeeld een artikel voor mijn blog wil schrijven, geef ik mezelf twee uur. Dus als ik om 8 uur ’s ochtends ben begonnen, probeer ik het om 10 uur geschreven te hebben.

In zekere zin wordt het een spel.

Doordat ik buffers zet tussen taken en activiteiten, kan ik, als ik de taak niet op tijd af heb, er toch aan werken zonder dat het ten koste gaat van de tijd die voor iets anders is gereserveerd.

Gebruik een takenlijst, maar laat taken niet liggen.

“Alle doelen en projecten bestaan uit kleinere onderdelen die moeten worden volbracht om het doel te bereiken, of het project af te ronden. Maak to-do lijstjes voor elk doel en project, met alle meetbare stappen die moeten worden uitgevoerd,” suggereert William Lipovsky.

“Behalve dat dit je gefocust houdt, motiveert het je ook omdat je kunt zien wat je al hebt bereikt, en wat er nog moet gebeuren.”

Zelfs zullen er onderbrekingen zijn die je kunnen verhinderen een taak te voltooien. William raadt u aan “er een punt van te maken om altijd terug te keren naar deze taken en ze af te maken zodra u daartoe in staat bent. Dit kan betekenen dat je een limiet moet stellen aan het aantal taken waar je op een bepaald moment mee bezig bent.”

Plan vooruit.

Een van de ergste dingen die je kunt doen is wakker worden zonder een plan voor de dag. In plaats van je te concentreren op wat er moet gebeuren, dwaal je doelloos rond en houd je je bezig met meer triviale zaken.

Daarom moet je altijd vooruit plannen met behulp van een van deze opties;

• De avond ervoor. Voordat u vertrekt van het werk voor de dag, besteden de laatste 15-minuten het organiseren van uw kantoor en het samenstellen van een lijst van uw belangrijkste items voor morgen.
• Eerste ding in de ochtend. Schrijf tijdens uw ochtendroutine de 3 of 4 meest urgente en belangrijke zaken op die vandaag moeten worden aangepakt en werk daaraan wanneer u het meest productief bent.

Spendeer uw ochtenden aan MIT’s.

Mark Twain zei ooit: “Als het je taak is om een kikker op te eten, kun je dat het beste ’s ochtends als eerste doen. En als het je taak is om twee kikkers op te eten, kun je het beste de grootste als eerste opeten.”

Gruw? Zeker. Maar het punt dat Twain maakte was dat je je grootste en meest uitdagende taken ’s ochtends moet afhandelen, ook wel je belangrijkste taken (MIT’s) van de dag genoemd.

Er zijn een paar redenen waarom dit zo’n effectieve time management truc is. Om te beginnen heb je meestal de meeste energie in de ochtend. Het is dus beter om deze taken aan te pakken als je nog niet uitgeput bent. Bovendien kun je dat gevoel van voldoening gebruiken om de rest van de dag door te komen.

Leer delegeren/uitbesteden.

Delegeren en uitbesteden kan een beetje lastig zijn. Voor sommigen is het moeilijk om iemand anders werk te laten doen dat zij vroeger deden. Anderen hebben niet de tijd om iemand anders op te leiden om bepaalde taken uit te voeren.

Het zit zo, delegeren of uitbesteden bespaart echt tijd omdat het je werklast vermindert – wat betekent dat je meer tijd hebt om aan belangrijkere taken te besteden of minder werk te doen. Draag verantwoordelijkheden over aan teamleden die gekwalificeerd zijn of huur een ervaren freelancer in. En als u besluit om interne training te volgen, is de initiële investering het uiteindelijk waard.

Verwijder half werk.

“In ons tijdperk van constante afleiding is het domweg gemakkelijk om onze aandacht te verdelen tussen wat we zouden moeten doen en waar de maatschappij ons mee bombardeert,” schrijft James Clear.

“Meestal balanceren we de behoeften van berichten, e-mails en to-do lijstjes op hetzelfde moment dat we proberen om iets te bereiken. Het komt zelden voor dat we volledig met onze taak bezig zijn.”

Clear noemt dit “half werk” en hier zijn een paar voorbeelden;

• Je bent een verslag aan het schrijven, maar stopt willekeurig om je telefoon te checken zonder reden.
• Je probeert een nieuwe workout routine uit, maar schakelt een paar dagen later over op een nieuw programma omdat je er online over hebt gelezen.
• Tijdens een telefoongesprek dwalen je gedachten af naar je e-mail inbox.

“Ongeacht waar en hoe je in de val van half werk trapt, het resultaat is altijd hetzelfde: je bent nooit volledig betrokken bij je taak, je zet je zelden voor langere tijd in voor een taak, en het kost je twee keer zoveel tijd om half zoveel te bereiken,” voegt Clear toe.

Clear heeft ontdekt dat de beste manier om half werk te overwinnen is door “veel tijd te reserveren om je op één project te richten en al het andere te elimineren.” Hij kiest bijvoorbeeld één oefening en concentreert zich tijdens het trainen alleen op die oefening. Hij trekt ook een paar uur uit voor een belangrijk project, maar laat de telefoon in een andere kamer.

“Deze volledige eliminatie van afleidingen is de enige manier die ik ken om diep, gefocust werk te doen en gefragmenteerde sessies te vermijden waarbij je slechts half werk doet.”

Verander je schema.

Als je dit artikel leest, dan is dat natuurlijk omdat je wat nuttig tijdmanagement wilt ontdekken – en ik help je daar graag bij. Maar, als je worstelt met time management, kan de oplossing zo simpel zijn als het veranderen van je schema.

Bijv. in plaats van uitslapen tot 6:30 uur, een uur eerder wakker worden. Persoonlijk vind ik 5.15 uur het meest productieve tijdstip van de dag, omdat ik dan de tijd heb om te sporten, mijn dag te plannen, mijn e-mails door te nemen en zelfs ongestoord aan nevenprojecten te werken.

Ook kun je overwegen om in het weekend eerder op te staan en misschien wat minder tv te kijken.

Laat een buffer tussen taken en vergaderingen.

Hierna meteen van de ene taak of vergadering naar de volgende springen lijkt misschien een goed gebruik van je tijd, maar het heeft eigenlijk het tegenovergestelde effect. We hebben tijd nodig om onze geest leeg te maken en op te laden door een wandeling te maken, te mediteren of gewoon te dagdromen. Het menselijk brein kan zich per slot van rekening maar 90 minuten per keer concentreren.

Zonder die pauze is het moeilijker om gefocust en gemotiveerd te blijven. Het inplannen van buffertijd kan ook voorkomen dat je te laat komt bij je volgende vergadering. Ik vind 25 minuten tussen taken en vergaderingen een ideale hoeveelheid buffertijd.

Gereorganiseerd en één-task.

De gemiddelde Amerikaan besteedt 2,5 dag per jaar aan het zoeken naar zoekgeraakte spullen. Het resultaat is dat we jaarlijks meer dan 2,7 miljard dollar uitgeven aan het vervangen van deze spullen. In plaats van tijd en geld te verspillen, kunt u zich beter organiseren.

Begin met alles een eigen plek te geven en zorg ervoor dat alles wordt teruggelegd waar het hoort. Maak aan het eind van de dag uw werkplek schoon en creëer een documentbeheersysteem.

En, begin met single-tasken. De meeste mensen noemen multitasking als de grootste boosdoener voor het verkeerd opbergen van spullen.

Volg de 80-20 regel.

“Het Pareto-principe, ook wel bekend als de 80-20 regel, suggereert dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de inspanning die wordt geleverd. Dit wordt vaak gebruikt in de verkoop, omdat 80% van de verkoop meestal van 20% van de klanten komt,” schrijft Renzo Costarella in een eerdere Calendar post.

“Als het gaat om hoe je je tijd moet beheren kan dit principe ook worden toegepast. 80% van je resultaten komt van 20% van je acties.”

Renzo stelt voor dat je begint met te kijken “naar je agenda of to-do-lijst elke dag. Probeer voor de eenvoud vijf taken te noteren die je moet volbrengen. Met dit principe kun je waarschijnlijk de meerderheid van de items op je lijst elimineren. Het voelt in het begin misschien onnatuurlijk, maar na verloop van tijd zal dit u ertoe aanzetten om de inspanningen op de belangrijkste taken te concentreren.”

Gebruik een online agenda.

Kalenders zijn al lang een fundamenteel instrument voor timemanagement. Online kalenders hebben dit echter naar een hoger niveau getild. Je kunt er namelijk vanaf meerdere apparaten bij, je kunt er gemakkelijk vergaderingen en afspraken mee plannen, herinneringen instellen, tijdblokken aanmaken en terugkerende gebeurtenissen plannen.

Persoonlijk gebruik ik Google Calendar. Ik vind het de beste. Maar Outlook en Apple Calendar werken ook goed.

Stop met perfect zijn.

Als je een perfectionist bent, zal niets ooit goed genoeg zijn. Dat betekent dat je steeds weer terugkomt op dezelfde taak. Hoe productief denk je dat je dag als gevolg daarvan zal zijn?

Dus, stop met perfect zijn. Dat bestaat niet. Doe het beste wat je kunt en ga verder.

Zeg gewoon “Nee.”

Ik weet dat je niemand van streek wilt maken. Maar je kunt maar zoveel aan. Als je al een vol bord hebt, sla dan die uitnodiging voor een etentje of het helpen van je collega’s bij een project af totdat je tijd over hebt.

Stil belangrijke gewoonten.

Charles Duhigg, auteur van “The Power of Habit”, heeft de term “belangrijke gewoonten” bedacht. Maar, wat zijn dat? Simpel gezegd zijn het gewoonten die je leven kunnen veranderen, zoals bewegen, bijhouden wat je eet, dagelijkse routines ontwikkelen en mediteren.

Deze gewoonten vervangen slechte gewoonten en lokken andere goede gewoonten uit. Het resultaat is dat je gezonder wordt, meer gefocust, en beter in staat om je tijd te beheren.

Verlies geen tijd met wachten.

Ik zal eerlijk zijn. Ik kan niet tegen wachten. Het is niet dat ik ongeduldig ben. Het is gewoon dat ik weet dat dit tijd is die elders beter besteed kan worden.

Hoewel, in plaats van deze tijd te verspillen, heb ik manieren gevonden om er het beste van te maken. Terwijl ik in de wachtkamer zit, lees ik bijvoorbeeld een inspirerend boek, luister ik naar een podcast of stel ik een blauwdruk op voor een blogpost.

Telecommen.

Wist je dat het gemiddelde Amerikaanse woon-werkverkeer meer dan 26 minuten duurt? En om het nog erger te maken, wordt dat dagelijkse woon-werkverkeer steeds langer. Tel daarbij op hoeveel tijd het kost om je klaar te maken en je ziet al snel hoeveel tijd er verloren gaat met van en naar je werk gaan.

Hoewel dit niet voor elke baan mogelijk is, kun je door zelfs maar twee keer per week te telewerken uiteindelijk meerdere uren per week besparen.

Op zoek naar inspiratie.

Als ik aan het slepen ben, gebruik ik inspirerende bronnen zoals een TED Talk of biografie. Het is een eenvoudige manier om het vuurtje weer aan te wakkeren en me weer gemotiveerd en op het goede spoor te krijgen.

Gelijksoortige taken samenvoegen.

Als je gerelateerd werk hebt, voeg ze dan samen. Beantwoord bijvoorbeeld niet de hele dag door uw e-mails en telefoontjes. Plan een specifiek tijdstip in om deze taken af te handelen.

De reden? Verschillende taken vereisen verschillende soorten denkwerk. Door gerelateerde taken samen te voegen, schakelen je hersenen niet over – en dat betekent dat je minder tijd kwijt bent aan heroriëntatie.

Doe minder.

Dit is een tactiek van Leo Babauta. Hij begon de blog Zen Habits en het is zeker een aanrader om te lezen. Dus, wat heeft Leo te zeggen over minder doen.

Minder doen betekent niet “minder is meer.” Het betekent “minder is beter.” Dit bereik je door langzamer te werken, je bewust te zijn van wat er gedaan moet worden en je alleen op die dingen te concentreren. Zodra je dat doet, laat je elke actie tellen. Het resultaat is dat je meer waarde creëert in plaats van alleen maar voer.

Volg me op Twitter. Bekijk mijn website.