Manipular o tempo com estas poderosas 20 dicas de gestão do tempo

Todos nós temos 24 horas num dia. Mas, porque é que parece que algumas pessoas são capazes de tirar o máximo proveito de cada minuto do dia? Acredite ou não, elas não têm o poder de abrandar o tempo. Sabem, contudo, como gerir correctamente o seu tempo.

p>Querem saber como se pode tornar também um mestre da gestão do tempo? Comece por utilizar estas 20 dicas super-poderosas de gestão de tempo.

Criar uma auditoria de tempo.

Quando se trata de gestão de tempo, o primeiro passo que precisa de dar é descobrir para onde vai realmente o seu tempo. Pode acreditar que só envia 30 minutos em e-mails, mas na realidade essa tarefa está a comer uma hora do seu dia.

A forma mais fácil de controlar o seu tempo é descarregar uma aplicação como RescueTime, Toggl ou o meu calendário de aplicações para controlar tudo o que faz durante uma semana. Pode então aceder a um relatório para descobrir o que lhe está a roubar o seu tempo. Com esta informação, pode então fazer os ajustes apropriados.

Definir um limite de tempo para cada tarefa.

Descobri que a definição de um limite de tempo para cada tarefa me impede de me distrair ou procrastinar. Por exemplo, se eu quiser escrever um artigo para o meu blogue, dou-me duas horas. Assim, se comecei às 8 da manhã, tento que seja escrito até às 10 da manhã.

De certa forma, torna-se um jogo.

Desde que ponha buffers entre tarefas e actividades, se não completar a tarefa a tempo, ainda posso trabalhar nela sem comer o tempo reservado para outra coisa.

Utilizar uma lista de afazeres, mas não abandonar tarefas.

“Todos os objectivos e projectos são constituídos por partes mais pequenas que precisam de ser cumpridas para se atingir o objectivo, ou completar o projecto. Criar listas de afazeres para cada objectivo e projecto, listando todos os passos mensuráveis que precisam de ser realizados”, sugere William Lipovsky.

“Para além de o manter concentrado, isto também o motiva, uma vez que é capaz de ver o que já alcançou, e o que resta”.

Ao mesmo tempo, haverá interrupções que podem impedi-lo de completar uma tarefa. William recomenda-lhe que “faça questão de voltar sempre a estas tarefas e de as completar uma vez que seja capaz de o fazer”. Isto pode exigir que estabeleça um limite para o número de tarefas em que está a trabalhar a qualquer momento”

Planear com antecedência.

Uma das piores coisas que pode fazer é acordar sem um plano para o dia. Em vez de se concentrar no que precisa de ser feito, vagueia sem rumo e trata de assuntos mais triviais.

É por isso que deve sempre planear com antecedência usando uma destas opções;

• Na noite anterior. Antes de deixar o trabalho para o dia, passe os últimos 15 minutos a organizar o seu escritório e a compor uma lista dos seus itens mais importantes para amanhã.
• Primeira coisa da manhã. Durante a sua rotina da manhã escreva os 3 ou 4 assuntos mais urgentes e importantes que precisam de ser tratados hoje e trabalhe naqueles em que for mais produtivo.

Passe as manhãs no MITs.

Mark Twain disse uma vez: “Se é o seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se é o seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro”

Gross? Claro. Mas, o ponto que Twain estava a fazer é que deves cuidar das tuas maiores e mais desafiantes tarefas da manhã, também conhecidas como as tuas tarefas mais importantes (MITs) do dia.

Há algumas razões para este truque de gestão do tempo tão eficaz. Para começar, normalmente tem a maior quantidade de energia no AM. Por isso, é melhor enfrentar estas tarefas quando não se está esgotado. Além disso, pode usar essa sensação de realização para passar o resto do dia.

Aprender a delegar/fonte.

Delegação e externalização podem tornar-se um pouco complicadas. Para alguns é difícil deixar outra pessoa fazer o trabalho que costumava fazer. Para outros, não têm tempo para treinar outra pessoa para completar certas tarefas.

O problema é que a delegação ou externalização são verdadeiras poupanças de tempo, uma vez que diminui a sua carga de trabalho – o que significa que tem mais tempo para gastar em tarefas mais importantes ou fazer menos trabalho. Entregue as responsabilidades aos membros da equipa que são qualificados ou contrate um freelancer experiente. E, se decidir fazer formação interna, o investimento inicial valerá no final.

Eliminar meio trabalho.

“Na nossa era de constante distracção, é estupidamente fácil dividir a nossa atenção entre o que deveríamos estar a fazer e o que a sociedade nos bombardeia”, escreve James Clear.

“Normalmente estamos a equilibrar as necessidades das mensagens, e-mails, e listas de afazeres ao mesmo tempo que estamos a tentar conseguir algo. É raro que estejamos totalmente empenhados na tarefa em mãos”

Clear chamou a isto “meio trabalho” e aqui estão alguns exemplos;

• Estás a escrever um relatório, mas pára aleatoriamente para verificar o teu telefone sem nenhuma razão.
• Experimenta uma nova rotina de treino, mas muda para um novo programa um par de dias mais tarde porque leu sobre ele online.
• Enquanto fala ao telefone, a sua mente vagueia para a sua caixa de correio electrónico.

“Independentemente de onde e como cai na armadilha do meio trabalho, o resultado é sempre o mesmo: nunca está totalmente empenhado na tarefa em mãos, raramente se compromete com uma tarefa durante longos períodos de tempo, e leva o dobro do tempo a realizar metade do trabalho”, acrescenta Clear.

Clear descobriu que a melhor forma de ultrapassar o meio trabalho é bloqueando “o tempo significativo para se concentrar num projecto e eliminar tudo o resto”. Por exemplo, ele escolherá um exercício e concentrar-se-á apenas nesse exercício enquanto trabalha. Ele também vai esculpir algumas horas para se dedicar a um projecto importante, mas vai deixar o telefone noutra sala.

“Esta completa eliminação de distracções é a única forma que conheço de entrar num trabalho profundo e focalizado e evitar sessões fragmentadas em que se está apenas a fazer meio trabalho.”

Altere o seu horário.

Se está a ler este artigo, então é óbvio que quer descobrir alguma gestão útil do tempo – e estou mais do que feliz por o ajudar a colocar. Mas, se estiver a debater-se com a gestão do tempo, a solução pode ser tão simples como alterar a sua agenda por volta de.

Por exemplo, em vez de dormir até às 6h30 da manhã, acorde uma hora antes. Pessoalmente, acho que 5:15 da manhã é a hora mais produtiva do dia, uma vez que me dá tempo para fazer exercício, planear o meu dia, ver os meus e-mails, e até trabalhar em projectos paralelos sem ser incomodado.

Também, considere acordar mais cedo nos fins-de-semana e talvez reduzir a quantidade de TV que vê.

Deixe um tempo tampão entre tarefas e reuniões.

P>Pular imediatamente de uma tarefa ou reunião para outra pode parecer uma boa utilização do seu tempo, mas na realidade tem o efeito oposto. Precisamos de tempo para limpar as nossas mentes e recarregar, dando um passeio, meditando, ou apenas sonhando acordado. Afinal, o cérebro humano só consegue concentrar-se durante cerca de 90 minutos de cada vez.

Sem essa pausa é mais difícil manter-se concentrado e motivado. A programação do tempo tampão também pode impedir que se atrase para a sua próxima reunião. Acho 25 minutos entre tarefas e reuniões uma quantidade ideal de tempo tampão.

Encontrar e organizar uma única tarefa.

O americano médio gasta 2,5 dias por ano à procura de artigos mal colocados. Como resultado, gastamos mais de 2,7 mil milhões de dólares anualmente na substituição destes itens. Em vez de desperdiçar o seu tempo e dinheiro, organize-se.

Comece por ter uma casa para tudo e certifique-se de que os artigos são colocados de volta onde pertencem. No final do dia, limpe o seu local de trabalho e crie um sistema de gestão de documentos.

E, comece com uma única tarefa. A maioria das pessoas cita a multi-tarefa como o principal culpado pela colocação errada de itens.

Seguir a regra 80-20.

“O Princípio de Pareto também conhecido como regra 80-20 sugere que 80% dos resultados provêm de 20% do esforço investido. Isto é normalmente utilizado nas vendas, uma vez que 80% das vendas provêm tipicamente de 20% dos clientes”, escreve Renzo Costarella num post de Calendário anterior.

“Quando se trata de como deve gerir o seu tempo, este princípio também pode ser aplicado. 80% dos seus resultados provêm de 20% das suas acções”

Renzo sugere que comece por olhar “para a sua agenda ou lista de afazeres todos os dias. Por uma questão de simplicidade, tente descer cinco tarefas que precisa de realizar. Usando o princípio, pode provavelmente eliminar a maioria dos itens da sua lista. Pode parecer pouco natural no início, mas as horas extraordinárias irão condicioná-lo a aumentar o esforço nas tarefas mais importantes”

Utilizar um calendário online.

Calendários há muito que são uma ferramenta fundamental para a gestão do tempo. No entanto, os calendários em linha levaram isto ao nível seguinte. Isto porque se pode aceder a ele a partir de múltiplos dispositivos, agendar facilmente reuniões e compromissos, configurar lembretes, criar blocos de tempo, e agendar eventos recorrentes.

Pessoalmente, utilizo o Calendário Google. Acho que é o melhor. Mas o Outlook e o Apple Calendar também funcionam bem.

Parar de ser perfeito.

Quando se é perfeccionista, nada será suficientemente bom. Isso significa que continuará a voltar à mesma tarefa uma e outra vez. Quão produtivo pensas que o teu dia será como resultado?

P>Pára de ser perfeito. Ele não existe. Faça o melhor que puder e siga em frente.

Diga apenas “Não”

Eu sei que não quer aborrecer ninguém. Mas só se pode lidar com tanta coisa. Se já tiver um prato cheio, então recuse o convite para jantar ou ajude os seus colegas num projecto até ter tempo livre.

Instigue hábitos keystone.

Charles Duhigg, autor de “The Power of Habit”, cunhou o termo “hábitos keystone”. Mas, quais são eles? Simplificando, são hábitos que podem transformar a sua vida, tais como o exercício, o rastreio do que come, o desenvolvimento de rotinas diárias, e a meditação.

Estes hábitos substituem os maus hábitos e solicitam outros bons hábitos. Como resultado, será mais saudável, mais concentrado, e mais adequado para gerir o seu tempo.

Não perca tempo à espera.

Serei honesto. Não suporto esperar. Não é que eu seja impaciente. É que sei que este é o tempo que poderia ser melhor gasto noutro lugar.

No entanto, em vez de desperdiçar este tempo, encontrei formas de tirar o melhor partido dele. Por exemplo, enquanto estou sentado numa sala de espera, leio um livro inspirador, ouço um podcast, ou faço um esboço de um próximo post no blog.

Telecommute.

Sabia que o tempo médio de viagem dos americanos é superior a 26 minutos? E, para piorar a situação, esse trajecto diário está a tornar-se cada vez mais longo. Acrescente no máximo o tempo que leva a preparar-se e poderá facilmente ver quanto tempo é desperdiçado a chegar e a sair do trabalho.

Embora não seja possível para cada trabalho, o teletrabalho mesmo duas vezes por semana pode acabar por lhe poupar várias horas por semana.

Encontrar inspiração.

Quando estou a arrastar-me, uso fontes inspiradoras como uma TED Talk ou biografia. É uma forma simples de reacender esse fogo para me motivar e recuar.

Tarefa semelhante em lote.

Quando tiveres trabalho relacionado, agrupa-os em lotes. Por exemplo, não responda aos seus e-mails e telefonemas ao longo do dia. Marque uma hora específica para tratar destas tarefas.

A razão? Tarefas diferentes exigem diferentes tipos de pensamento. Ao agrupar tarefas relacionadas, o seu cérebro não está a mudar de equipamento – o que significa que corta esse tempo reorientando.

Fazer menos.

Esta é uma táctica de Leo Babauta. Ele iniciou o blogue Hábitos Zen e é definitivamente uma leitura obrigatória. Portanto, o que Leo tem a dizer sobre fazer menos.

Fazer menos não significa “menos é mais”. Significa “menos é melhor”. Isto é conseguido abrandando, tendo consciência do que tem de ser feito, e concentrando-se apenas nessas coisas. Uma vez feito, fazer com que cada acção conte. Como resultado, estará a criar mais valor em vez de apenas forragem.

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