Modelo de actas de reuniões do conselho – E Dicas para Actas
Todos os estados exigem que as empresas elaborem e distribuam actas das reuniões, e todos os estados exigem que os conselhos de administração mantenham actas das reuniões. Mas não há regras específicas sobre o que incluir nas actas das reuniões do conselho de administração e como redigir essas actas. Aqui estão algumas dicas de utilização que dificultam a vida do seu conselho corporativo, incluindo dicas sobre reuniões virtuais.
Porquê guardar actas de reuniões do conselho corporativo
Existem na realidade várias razões para levar e registar actas das suas reuniões corporativas.
Para fins legais. A primeira e mais importante razão para elaborar actas de reuniões é ter um registo do que decidiu, no caso de as actas serem convocadas por um tribunal durante o litígio.
Para fins de responsabilidade. Os membros do conselho estão numa posição de confiança. A protecção dos membros do conselho contra a responsabilidade é chamada de véu corporativo porque mantém uma barreira legal entre o conselho e o negócio. Os membros do conselho tomam decisões sobre o dinheiro investido pelos accionistas da empresa, e precisam de poder provar que agiram com sabedoria, no melhor interesse da empresa, e sem conflitos de interesses. As actas ajudam os membros do conselho a evitar a responsabilidade pessoal pelas suas acções.
O que um conselho faz – e não faz – faz
Um conselho de administração da empresa toma decisões sobre a política geral para a empresa ou organização. As decisões quotidianas são tomadas pelos executivos da empresa com base nessa política. Por vezes, os conselhos de administração exageram e tentam tomar decisões que são melhor deixadas à direcção.
Adoptar uma agenda antes da reunião
Uma agenda de reunião enumera os tópicos a serem discutidos e aprovados durante a reunião. Ter uma ordem de trabalhos específica não só torna a reunião mais fluida, como permite ao conselho (e a quem ler a acta mais tarde) saber a importância relativa de cada ponto da ordem de trabalhos. O presidente apresenta normalmente uma proposta de ordem de trabalhos no início da reunião e a direcção adopta-a, depois de ter feito alterações.
A sua ordem do dia do conselho deve incluir pontos específicos em cada uma destas áreas a serem discutidas, votados pelos membros do conselho:
- Agenda para aprovação (o conselho pode aprovar um aditamento)
- Relatórios dos executivos e comités
- Coisas antigas (transitadas de uma reunião anterior)
- Novos Negócios
- Comentários e anúncios
- Adjorno (com tempo)
- Próxima data marcada para a reunião.
Minutos da última reunião para aprovação
Partes importantes da acta da reunião do Conselho de Administração
O modelo para a acta da reunião do Conselho de Administração deve incluir:
Que tipo de reunião da administração – regular, especial ou anual (todos os estados exigem que as empresas tenham uma reunião anual). Se as apresentações forem feitas por comités ou outros, incluir nomes e títulos de apresentadores.
Quem esteve presente, anotando directores, convidados, e membros do pessoal, e quais os membros do conselho que não estiveram presentes. Os nomes de qualquer pessoa que chegue atrasada ou saia mais cedo devem ser anotados.
Quem quórum está presente. O estatuto da empresa exige normalmente um quórum para a realização de qualquer votação. A exigência de quórum é geralmente superior a metade dos membros. (Para um conselho de nove membros, por exemplo, cinco membros devem estar presentes para a obtenção do quórum).
Modelos de actas de reuniões do conselho de administração
Microsoft tem uma variedade de modelos de actas de reuniões para diferentes tipos de empresas e organizações.
BoardEffect, que serve organizações sem fins lucrativos e instituições de ensino, tem um modelo de actas de reuniões que pode utilizar.
O que registar e o que NÃO registar
Provavelmente o maior erro dos fóruns é exigir informação detalhada sobre discussões (por vezes argumentos) e processos. As reuniões devem reflectir o que foi feito e decidido na reunião, e não quem disse o quê na discussão.
Vamos dizer que o seu conselho está a votar uma moção para vender uma nova linha de produtos. A acta da reunião deve dizer: “Moção para acrescentar uma nova linha de especiarias”. Moção secundada e aprovada, com tanta ou tanta discordância”. Se o grupo teve uma discussão, não precisa de dizer nada sobre isso.
Minutes são um registo oficial, o que significa que podem ser sujeitos a uma intimação num julgamento. Incluir apenas o necessário.
Usando uma Agenda de Consentimento para Manter Reuniões Curtas
Ninguém gosta de reuniões longas, mas há algumas formas de encurtar a reunião e a acta. Poderá querer poupar tempo de reunião do conselho de administração criando uma agenda de consentimento. Basicamente, esta agenda é uma lista de questões que podem ser tratadas rapidamente sem discussão. A lista pode incluir actas da reunião anterior, finanças, e relatórios dos comités ou do CEO.
Opções para Reuniões do Conselho de Administração de Empresas Virtuais
P>É possível ter reuniões do Conselho de Administração virtuais num de vários tipos diferentes:
- No telefone ou num viva-voz, com ou sem suporte de Internet
- Uma combinação de membros online e pessoalmente
- Uma reunião “completa”, com Internet, telefone, áudio, vídeo, texto, e capacidade de voto
p>algumas considerações e perguntas a responder:
- Como podem os membros votar? Permitirá uma votação anónima por telefone ou por texto? Como é que isso funcionará? Será o login suficiente?
- Como é que os membros verão a agenda e os documentos importantes? E as alterações a um documento antes da votação? Será necessário apresentar moções por escrito?
- li>Alguém estará disponível para ajudar os membros com questões técnicas e resolução de problemas?
li> Como decidirá quem tem a palavra para discussão?
p>Pode querer incluir as suas decisões sobre a realização de reuniões virtuais do conselho de administração no seu estatuto social. Roberts Rules of Order tem alguns exemplos de regras para reuniões electrónicas que podem ajudá-lo a tomar decisões e documentá-las nos seus estatutos.
Manter registos das actas das reuniões
Depois de todo o trabalho a que tem de se esforçar para manter boas actas para a sua empresa, não se esqueça de manter as suas actas das reuniões corporativas em algum lugar seguro e acessível. Estabeleça um processo para manter as actas num livro de actas corporativas, ou “na nuvem”, num ficheiro protegido por palavra-passe.
Adicione um Advogado ao seu Conselho de Administração
Se a sua empresa for privada ou pública ou sem fins lucrativos, deverá ter um advogado que o aconselhe sobre como redigir as actas corporativas, e estar presente em reuniões importantes do Conselho de Administração para garantir que você e o seu conselho estão protegidos.