Modelo de actas de reuniões do conselho – E Dicas para Actas

Todos os estados exigem que as empresas elaborem e distribuam actas das reuniões, e todos os estados exigem que os conselhos de administração mantenham actas das reuniões. Mas não há regras específicas sobre o que incluir nas actas das reuniões do conselho de administração e como redigir essas actas. Aqui estão algumas dicas de utilização que dificultam a vida do seu conselho corporativo, incluindo dicas sobre reuniões virtuais.

Porquê guardar actas de reuniões do conselho corporativo

Existem na realidade várias razões para levar e registar actas das suas reuniões corporativas.

Para fins legais. A primeira e mais importante razão para elaborar actas de reuniões é ter um registo do que decidiu, no caso de as actas serem convocadas por um tribunal durante o litígio.

Para fins de responsabilidade. Os membros do conselho estão numa posição de confiança. A protecção dos membros do conselho contra a responsabilidade é chamada de véu corporativo porque mantém uma barreira legal entre o conselho e o negócio. Os membros do conselho tomam decisões sobre o dinheiro investido pelos accionistas da empresa, e precisam de poder provar que agiram com sabedoria, no melhor interesse da empresa, e sem conflitos de interesses. As actas ajudam os membros do conselho a evitar a responsabilidade pessoal pelas suas acções.

O que um conselho faz – e não faz – faz

Um conselho de administração da empresa toma decisões sobre a política geral para a empresa ou organização. As decisões quotidianas são tomadas pelos executivos da empresa com base nessa política. Por vezes, os conselhos de administração exageram e tentam tomar decisões que são melhor deixadas à direcção.

Adoptar uma agenda antes da reunião

Uma agenda de reunião enumera os tópicos a serem discutidos e aprovados durante a reunião. Ter uma ordem de trabalhos específica não só torna a reunião mais fluida, como permite ao conselho (e a quem ler a acta mais tarde) saber a importância relativa de cada ponto da ordem de trabalhos. O presidente apresenta normalmente uma proposta de ordem de trabalhos no início da reunião e a direcção adopta-a, depois de ter feito alterações.

A sua ordem do dia do conselho deve incluir pontos específicos em cada uma destas áreas a serem discutidas, votados pelos membros do conselho:

• Agenda para aprovação (o conselho pode aprovar um aditamento)

Minutos da última reunião para aprovação

• Relatórios dos executivos e comités
• Coisas antigas (transitadas de uma reunião anterior)
• Novos Negócios
• Comentários e anúncios
• Adjorno (com tempo)
• Próxima data marcada para a reunião.

Partes importantes da acta da reunião do Conselho de Administração

O modelo para a acta da reunião do Conselho de Administração deve incluir:

Que tipo de reunião da administração – regular, especial ou anual (todos os estados exigem que as empresas tenham uma reunião anual). Se as apresentações forem feitas por comités ou outros, incluir nomes e títulos de apresentadores.

Quem esteve presente, anotando directores, convidados, e membros do pessoal, e quais os membros do conselho que não estiveram presentes. Os nomes de qualquer pessoa que chegue atrasada ou saia mais cedo devem ser anotados.

Quem quórum está presente. O estatuto da empresa exige normalmente um quórum para a realização de qualquer votação. A exigência de quórum é geralmente superior a metade dos membros. (Para um conselho de nove membros, por exemplo, cinco membros devem estar presentes para a obtenção do quórum).

O que registar e o que NÃO registar

Provavelmente o maior erro dos fóruns é exigir informação detalhada sobre discussões (por vezes argumentos) e processos. As reuniões devem reflectir o que foi feito e decidido na reunião, e não quem disse o quê na discussão.

Vamos dizer que o seu conselho está a votar uma moção para vender uma nova linha de produtos. A acta da reunião deve dizer: “Moção para acrescentar uma nova linha de especiarias”. Moção secundada e aprovada, com tanta ou tanta discordância”. Se o grupo teve uma discussão, não precisa de dizer nada sobre isso.

Usando uma Agenda de Consentimento para Manter Reuniões Curtas

Ninguém gosta de reuniões longas, mas há algumas formas de encurtar a reunião e a acta. Poderá querer poupar tempo de reunião do conselho de administração criando uma agenda de consentimento. Basicamente, esta agenda é uma lista de questões que podem ser tratadas rapidamente sem discussão. A lista pode incluir actas da reunião anterior, finanças, e relatórios dos comités ou do CEO.

Opções para Reuniões do Conselho de Administração de Empresas Virtuais

P>É possível ter reuniões do Conselho de Administração virtuais num de vários tipos diferentes:

• No telefone ou num viva-voz, com ou sem suporte de Internet
• Uma combinação de membros online e pessoalmente
• Uma reunião “completa”, com Internet, telefone, áudio, vídeo, texto, e capacidade de voto

p>algumas considerações e perguntas a responder:

• Como podem os membros votar? Permitirá uma votação anónima por telefone ou por texto? Como é que isso funcionará? Será o login suficiente?
• Como é que os membros verão a agenda e os documentos importantes? E as alterações a um documento antes da votação? Será necessário apresentar moções por escrito?
• li>Alguém estará disponível para ajudar os membros com questões técnicas e resolução de problemas?

li> Como decidirá quem tem a palavra para discussão?

Manter registos das actas das reuniões

Depois de todo o trabalho a que tem de se esforçar para manter boas actas para a sua empresa, não se esqueça de manter as suas actas das reuniões corporativas em algum lugar seguro e acessível. Estabeleça um processo para manter as actas num livro de actas corporativas, ou “na nuvem”, num ficheiro protegido por palavra-passe.

Adicione um Advogado ao seu Conselho de Administração

Se a sua empresa for privada ou pública ou sem fins lucrativos, deverá ter um advogado que o aconselhe sobre como redigir as actas corporativas, e estar presente em reuniões importantes do Conselho de Administração para garantir que você e o seu conselho estão protegidos.