So verwenden Sie Google Kalender: 18 Funktionen, die Sie produktiver machen

Einige Dinge, von denen man denkt, dass sie einfach sind, werden am Ende wirklich komplex. Google weiß das nur zu gut und hat deshalb vor kurzem einen brandneuen Google Kalender auf den Markt gebracht – und eine Menge schicker Funktionen dazu.

Während ein paar Funktionen im neuesten Google Kalender nicht neu sind, haben sie sich etwas verändert. Wieder andere Funktionen, von denen Sie vielleicht gar nicht wissen, dass es sie gibt. Gehen wir sie alle durch, um Ihnen das Leben ein wenig leichter zu machen.

Ihr Google Kalender wird mit Ihrer persönlichen Google Mail-Adresse geliefert, und Sie werden nicht glauben, wie einfach er zu verwenden und einzurichten ist. Aber wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das einen eigenen Google-Kalender verwendet, müssen Sie plötzlich herausfinden, wie Sie Ihren persönlichen Kalender am besten in Ihren wöchentlichen Besprechungsplan integrieren.

Google Calendar kann sich immer weniger einfach anfühlen, je mehr Ereignisse Sie in Ihrer Agenda haben. Zum Glück gibt es einige coole Hacks und unauffällige Funktionen, mit denen Sie Ihr Leben in Google Calendar viel einfacher organisieren können.

Nachfolgend finden Sie 18 unserer Lieblingstipps, -tricks und -funktionen, die in Google Calendar verfügbar sind.

18 Google Calendar-Funktionen, die Sie produktiver machen

Erstellen Sie neue Kalender für verschiedene Bereiche Ihres Lebens.

Wenn Sie zum ersten Mal mit Google Calendar beginnen, erhalten Sie einen Kalender, mit dem Sie beginnen können – es ist der mit Ihrem Namen unter „Meine Kalender“, wie im Screenshot unten gezeigt.

Wenn Sie also Ihren Kalender für mehrere Zwecke verwenden möchten – wie die Verwaltung Ihres aktuellen Zeitplans, die Planung von Zeiträumen mit konzentrierter Arbeit und die Planung von sich wiederholenden Erinnerungen -, haben Sie nur einen Ort, um dies zu tun. Aber wenn Sie nur mit einem Kalender arbeiten, werden alle diese Dinge gleich behandelt – was bedeutet, dass Sie die nicht-wiederkehrenden, wichtigen Aufgaben, die Sie für den Tag haben, nicht schnell und einfach abrufen können.

Um dem entgegenzuwirken, erstellen Sie einfach einen neuen Kalender für jeden Teil Ihres Lebens, den Sie in Ihrem Google-Kalender verfolgen möchten.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um einen neuen Kalender zu erstellen, klicken Sie auf das kleine Pluszeichen (+) neben „Meine Kalender“, und Sie sehen die Option „Neuer Kalender“. Wählen Sie diese Option aus, geben Sie Ihrem neuen Kalender einen Namen, eine Beschreibung und eine Zeitzone und voilà – schon haben Sie einen neuen Kalender.

Pro-Tipp: Sie können jeden Kalender sogar farblich kodieren, um es Ihnen leicht zu machen, herauszufinden, was Sie jeden Tag zu tun haben.

Planen Sie Meetings mit Gruppen über „Zeit finden“ oder „Vorgeschlagene Zeiten“

Müssen Sie jemals ein Meeting mit mehreren Personen vereinbaren, die einen vollen Terminkalender haben? Es kann wirklich nervig sein, herauszufinden, wann Sie alle Zeit haben. Zum Glück hat Google Calendar zwei Funktionen, die Ihnen diese Arbeit abnehmen können: „Vorgeschlagene Zeiten“ oder „Zeit finden“

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um eine dieser beiden Optionen zu verwenden, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle Personen, die an dem Ereignis teilnehmen müssen, hinzugefügt haben. Wenn Sie dann möchten, dass Google Ihnen eine Uhrzeit für das Treffen vorschlägt, wählen Sie einfach den Link „Vorgeschlagene Zeiten“ unter den Namen Ihrer Gäste. Es wird ein Dropdown-Fenster mit einer Liste von Zeiten angezeigt, zu denen alle Meeting-Gäste, einschließlich Ihnen, ohne Konflikte verfügbar sind.

„Eine Zeit finden“ ist die andere Möglichkeit, schnell eine Zeit zu finden, die für jeden Gast in der Meeting-Einladung funktioniert. Um diese Funktion zu nutzen, wählen Sie die Registerkarte neben „Ereignisdetails“ mit dem Namen „Zeit finden“ und Sie sehen die Zeitpläne aller Teilnehmer für den Tag des geplanten Meetings nebeneinander. Wenn Sie eine Zeit sehen, bei der keiner Ihrer Gäste Konflikte hat, klicken Sie auf diese Zeile des Kalenders, um die Zeit zu markieren, und drücken Sie oben in Ihrem Kalender auf „Speichern“.

Pro-Tipp: Sie können auch ein kostenloses Produkt wie HubSpot Meetings verwenden, um Meetings einfach zu planen, ohne E-Mails hin- und herzuschicken.

Verstecken Sie Ihre Veranstaltungsdetails.

Manchmal sind die Meetings, die Sie veranstalten oder an denen Sie teilnehmen, sensibler Natur. Bedenken Sie jedoch, dass eine geschlossene Tür nicht die einzige Möglichkeit ist, damit andere wissen, was drinnen vor sich geht. Die Details des Ereignisses in Google Calendar können auch dem Rest des Büros mehr verraten, als Ihnen lieb ist.

Um sicherzustellen, dass Sie bei sensibleren Meetings so viel Privatsphäre haben, wie Sie brauchen, setzen Sie Ihr Ereignis auf „Privat“. Dies bewirkt, dass niemand, der Ihren Wochenplan betrachtet, die Details des Ereignisses sieht – Name des Meetings, Teilnehmer, Anhänge und so weiter.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um die Details bestimmter Ereignisse in Ihrem Kalender zu privatisieren, klicken Sie in der Kalenderansicht auf das Ereignis und wählen das Stiftsymbol, um die Details des Ereignisses zu bearbeiten. In dem sich öffnenden Fenster finden Sie das Aktenkoffer-Symbol direkt über dem Feld für die Ereignisbeschreibung.

Wenn das erste Feld auf „Belegt“ eingestellt ist, klicken Sie in das zweite Feld und wählen Sie „Privat“ aus dem Dropdown-Menü, wie unten gezeigt. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Speichern“ am oberen Rand des Bildschirms und Sie sind fertig.

Fügen Sie ein Google Hangout zu Ihrem Ereignis hinzu.

Sollen Sie ganz einfach ein persönliches Remote-Meeting einrichten? Klicken Sie einfach auf den Link „Videoanruf hinzufügen“, und Google richtet ein Hangout ein, das Ihre Veranstaltungsteilnehmer nutzen können. (Weitere Informationen zu Google Hangouts finden Sie hier.)

Anhänge hinzufügen.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich nehme oft an Meetings teil, bei denen ich auf ein relevantes Dokument verweisen muss. Vielleicht arbeiten wir alle mit einem Google Doc, oder wir arbeiten an einer komplizierten Tabelle.

Abgesehen davon ist es am besten, sicherzustellen, dass alle Meeting-Plattformen die Materialien haben, die sie brauchen, bevor das Meeting beginnt, damit sie nicht in ihren Posteingängen danach suchen müssen. Google Calendar kann Ihnen dabei helfen, indem Sie Dokumente direkt an das Ereignis anhängen können, damit die Gäste sie öffnen und überprüfen können.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um ein Dokument an Ihr Ereignis anzuhängen, klicken Sie in der Kalenderansicht auf Ihren Ereignisblock und wählen Sie das Stiftsymbol, um das Ereignis zu bearbeiten, wie unten gezeigt.

Wenn Sie sich im Bearbeitungsbildschirm des Termins befinden, suchen Sie nach einem Büroklammer-Symbol direkt über dem Beschreibungsabschnitt, wie im Screenshot unten gezeigt. Klicken Sie auf dieses Symbol und es erscheint ein großes Fenster, in dem Sie Dateien direkt aus Ihrem Google Drive hochladen können.

Pro-Tipp: Wenn Sie das Upload-Fenster erreichen, können Sie auf die Registerkarte „Mein Drive“ umschalten, um Google Docs, Sheets und Slides anzuhängen, die bereits in Ihrem Google Drive existieren. Oder Sie können auf die Registerkarte „Hochladen“ ganz links im Fenster klicken, um Offline-Dateien von Ihrem Computer anzuhängen.

Aktivieren Sie Ihre Weltzeituhr.

Arbeiten Sie mit Teamkollegen, die auf der ganzen Welt leben? Vielleicht finden Sie es schwierig, herauszufinden, welche Zeit geeignet ist, um Besprechungen mit ihnen zu planen. Zum Glück können Sie das – indem Sie die „Weltzeituhr“ in Ihren Google Kalender-Einstellungen aktivieren.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um beim Vereinbaren von Meetings schnell mehrere Zeitzonen zu überprüfen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Kalenderansicht. Dies sind Ihre Einstellungen. Navigieren Sie dann zum Abschnitt „Weltzeituhr“, aktivieren Sie das erste blaue Kästchen und wählen Sie die Zeitzonen aus, die Sie in Ihrer Kalenderansicht sehen möchten.

Wenn Sie die gewünschten Zeitzonen ausgewählt haben, kehren Sie zu Ihrer Kalenderansicht zurück und Sie sehen in der linken Seitenleiste Ihres Google Kalenders Folgendes:

Arbeitszeiten aktivieren.

Nicht jeder ist ein 9-to-5-Arbeiter, aber sie arbeiten vielleicht viel mit denen, die es sind. Wenn Sie einen unkonventionellen Arbeitsplan haben, an den sich keiner Ihrer Kollegen zu erinnern scheint, ist diese Funktion genau das Richtige für Sie.

„Arbeitszeiten“ ist eine Einstellung, die Leute warnt, wenn sie versuchen, Sie zu einer Besprechung hinzuzufügen, die außerhalb der von Ihnen im Google-Kalender festgelegten Zeitspanne liegt. Das ist besser, als auf „Ablehnen“ zu klicken und den Organisator des Meetings daran zu erinnern, dass Sie in dieser Zeit nicht verfügbar sind.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um bestimmte Arbeitszeiten in Ihrem Google Kalender zu aktivieren, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in Ihrer Kalenderansicht, um Ihre Einstellungen aufzurufen. Navigieren Sie zum Abschnitt „Arbeitszeiten“, wie unten dargestellt. Hier können Sie festlegen, wann Sie an jedem Tag der Woche arbeiten.

E-Mail an Event-Gäste.

Erinnern Sie sich an das eine Mal, als Sie versucht haben, einer großen Gruppe von Leuten eine E-Mail über ein Event zu schicken? Vielleicht haben Sie versucht, einen Teamausflug zu koordinieren – oder einfach alle wissen zu lassen, dass sie ihre Laptops zum All-Hands-Meeting mitbringen sollen. Egal, ich wette, es war lästig, herauszufinden, wer tatsächlich zu der Veranstaltung geht und sicherzustellen, dass Sie niemanden vergessen haben.

Nun, diese Google Kalender-Funktion wird beim nächsten Mal sehr nützlich sein.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Solange Sie alle Personen zu der Veranstaltung hinzugefügt haben, die gehen müssen, können Sie einfach eine E-Mail an alle in der Gruppe senden, indem Sie auf den Ereignisblock in Ihrer Kalenderansicht klicken und auf das Briefumschlag-Symbol klicken.

Wenn Sie auf das Briefumschlag-Symbol innerhalb des Ereignisblocks klicken, wird ein E-Mail-Erstellungsfeld angezeigt. Geben Sie einfach Ihre Nachricht ein, tragen Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die sie erhalten sollen, und klicken Sie auf „Senden“.

Besondere Besprechungsorte hinzufügen.

Ich wünschte, ich hätte von dieser Funktion gewusst, als ich mich das letzte Mal mit jemandem in der Bostoner Innenstadt zum Kaffee traf. Wir hatten vereinbart, uns bei Starbucks zu treffen … aber dank der vielen Starbucks-Standorte in Boston verlief unser Gespräch in etwa so:

„Okay, dann treffen wir uns bei dem in der State Street“, sagte ich.

„Oh, der beim Gerichtsgebäude?“ fragte er.

„Naja, es ist irgendwie beim Court House, aber weiter unten in der State Street“, antwortete ich.

„Oh, Sie meinen die bei Downtown Crossing?“, klärte er mich auf.

Wie Sie diese Funktion nutzen

Die Logistik eines Meetings kann ohne eine bestimmte Adresse oder einen Konferenzraum unübersichtlich werden. Zum Glück hat Google Calendar eine Funktion, die all das behebt. Statt dieses Hin und Her zu haben, hätte ich meinem Freund einfach eine Kalendereinladung mit der spezifischen Adresse im Feld „Wo“ schicken können. Es ist mit Google Maps integriert, so dass es super einfach ist, herauszufinden, wo man sich trifft und wie man dorthin kommt.

Desktop-Benachrichtigungen verwenden.

Wie Sie wahrscheinlich inzwischen wissen, liebe ich Google Calendar …. aber es gibt eine Funktion, von der ich kein Fan bin.

Wenn Sie Ihren Google Kalender als Tab in Ihrem Browser geöffnet haben und es 10 Minuten vor Ihrem nächsten Termin ist, unterbricht die 10-Minuten-Warnung alles, was Sie gerade tun und übernimmt Ihren Bildschirm. Vergessen Sie, woran Sie gerade gearbeitet haben – der Google-Kalender taucht plötzlich mit einer großen Popup-Warnung, gepaart mit einem nervigen Ton, auf der Registerkarte auf. Das ist das Schlimmste.

Glücklicherweise gibt es eine Einstellung in Google Calendar, mit der Sie die Benachrichtigungen viel weniger nervig machen können: „Desktop-Benachrichtigungen“. Anstatt Ihre Arbeit zu unterbrechen, sehen Sie eine viel sanftere Box in der oberen rechten Ecke Ihres Computerbildschirms, die den Namen des Ereignisses anzeigt, das noch 10 Minuten entfernt ist.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um die „Desktop-Benachrichtigungen“ in Google Kalender zu aktivieren, klicken Sie in Ihre Einstellungen mit dem Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Kalenderansicht. Scrollen Sie nach unten zu „Ereigniseinstellungen“ und klicken Sie auf das Feld „Benachrichtigungen“, wie unten abgebildet.

Standardmäßig sind Ihre Benachrichtigungen möglicherweise als „Alerts“ eingestellt, was dazu führt, dass die 10-Minuten-Warnung jedes Ereignisses Ihren Computerbildschirm in Beschlag nimmt. Wählen Sie stattdessen „Desktop-Benachrichtigungen“, kehren Sie zu Ihrer Kalenderansicht zurück, und Sie haben erfolgreich sanftere Meeting-Benachrichtigungen aktiviert.

Ändern Sie die Ereignis-Benachrichtigungszeit.

Im vorherigen Tipp haben Sie gelernt, wie Sie die Benachrichtigungen, die Sie im Vorfeld eines Meetings erhalten, abmildern können. Aber wussten Sie auch, dass Sie die Anzahl der Minuten vor dem Ereignis, über das Sie benachrichtigt werden möchten, ändern können?

Wie Sie diese Funktion verwenden

Standardmäßig benachrichtigt Google Sie 10 Minuten vor der Startzeit des Ereignisses. Um diese Vorwarnzeit für ein bestimmtes Ereignis zu ändern, klicken Sie in Ihrer Kalenderansicht auf das Ereignis und wählen Sie das Stiftsymbol, um die Einstellungen des Ereignisses zu bearbeiten.

In den Ereignisdetails finden Sie das Glockensymbol direkt unter der Zeile für die Videokonferenz. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Kästchen mit der Aufschrift „10“ und schalten Sie mit den kleinen Pfeiltasten rechts daneben die Anzahl der Minuten im Voraus, die Sie benachrichtigt werden möchten, um. Wie Sie unten sehen, können Sie Google auch anweisen, Sie Stunden, Tage oder Wochen im Voraus zu benachrichtigen.

Pro-Tipp: Links von der „10“ können Sie „Benachrichtigung“ in „E-Mail“ ändern, wenn Sie lieber per E-Mail statt per Desktop-Benachrichtigung über anstehende Meetings informiert werden möchten.

Termine vereinbaren.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, „Bürozeiten“ einzubauen, damit andere Leute in Ihrer Firma Zeit mit Ihnen buchen können? Vielleicht sind Sie ein Teilzeit-Berater mit begrenzten Stunden, um Meetings zu buchen, oder Sie möchten die Zeiten, zu denen Ihr Team Zeit mit Ihnen buchen kann, auf bestimmte Tageszeiten beschränken.

Wenn eines der oben genannten Szenarien auf Sie zutrifft, sollten Sie über die Verwendung von Googles Termin-Slots nachdenken.

Googles Termin-Slots ermöglichen es Ihnen, bestimmte Tageszeiten in Ihrem Kalender zu markieren und diese Zeiten dann über einen privaten Kalender-Link mit ausgewählten Personen zu teilen. Wenn diese Personen auf den Link klicken, können sie Treffen mit Ihnen zu den von Ihnen festgelegten Zeiten vereinbaren.

Wenn die Empfänger Ihres Links eine Zeit finden, die ihnen gefällt, müssen sie diese nur auswählen, um ein privates Ereignis mit Ihnen zu buchen, einschließlich aller Informationen, die sie für das Treffen benötigen.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um Ihre eigenen Terminslots einzurichten, klicken Sie zunächst auf eine beliebige Stelle in Ihrer Kalenderansicht, um ein Ereignis zu erstellen. Wenn die Ereignisoptionen erscheinen, klicken Sie auf „Terminslots“, wie unten ganz oben im Fenster gezeigt. Legen Sie den Datumsbereich der Slots fest, die Sie für Termine öffnen möchten, sowie die Standarddauer jedes Termins neben „Slots mit Dauer“

Wenn Sie mehr Kontrolle über Ihre Termine haben möchten, klicken Sie auf „Weitere Optionen“, und Sie gelangen zum unten gezeigten Fenster. Klicken Sie auf „Terminseite dieses Kalenders“, um den Link zu erhalten, den Sie dann mit denjenigen teilen können, mit denen Sie Termine vereinbaren möchten.

Suchen Sie nach Kalendern, die Sie interessieren.

Möchten Sie sichergehen, dass Sie die Feiertage in anderen Ländern, den Spielplan Ihrer Lieblingssportmannschaft oder einfach nur die Zeit, zu der die Sonne jeden Tag auf- und untergeht, im Auge behalten? Sie finden diese Kalender (und mehr) in der linken Seitenleiste Ihres Google Kalenders.

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um interessante Kalender zu durchsuchen und hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben „Kalender eines Mitarbeiters hinzufügen“. Wählen Sie dann „Interessante Kalender durchsuchen“. Von dort aus wählen Sie die Kalender aus, die Sie abonnieren möchten.

Einrichten einer benutzerdefinierten Ansicht.

Wenn Sie Ihren Kalender zum ersten Mal einrichten, haben Sie die Möglichkeit, ihn als Woche, Monat, die nächsten 4 Tage oder als Agenda anzuzeigen. Die Option „4 Tage“?

Wie Sie diese Funktion verwenden

Um die Anzahl der Tage, die Sie in Ihrer Kalenderansicht sehen, anzupassen, klicken Sie in Ihre Einstellungen mit dem Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Scrollen Sie nach unten zu „Ansichtsoptionen“. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Ansicht festlegen“ und wählen Sie aus, wie viele Tage Sie auf einmal in Ihrer Kalenderansicht sehen möchten, wie unten gezeigt.

Sie können auch schnellere, allgemeinere Anpassungen an Ihrer Benutzeroberfläche direkt in Ihrer Kalenderansicht vornehmen. Neben dem Zahnradsymbol Ihrer Einstellungen sehen Sie ein Kästchen, auf dem standardmäßig „Woche“ stehen könnte. Klicken Sie darauf, um ein Dropdown-Menü zu öffnen, in dem Sie Ihre Ansicht weiter anpassen können, wie unten gezeigt.

Teilen Sie Ihre Kalender mit anderen.

Wenn Sie Google Apps für Ihr Unternehmen verwenden, können Sie auch steuern, wer Ihren Kalender sieht, was er sieht und ob er die Berechtigung hat, ihn zu bearbeiten. (Wenn Sie einen Assistenten haben, ist dieser Tipp sehr wichtig.) Sie können Ihren Kalender auch öffentlich machen, wenn Sie es wünschen.

Wie Sie diese Funktion nutzen

Um Ihre Freigabeeinstellungen zu ändern, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem gewünschten Kalender und wählen Sie „Einstellungen und Freigabe“, wie unten gezeigt.

Dann gelangen Sie auf die unten gezeigte Seite. Hier können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

• Machen Sie den Kalender öffentlich.
• Wählen Sie aus, ob Veranstaltungsdetails für alle in Ihrem Unternehmen angezeigt werden sollen oder nur freie/gebuchte Informationen.
• Fügen Sie jemanden zu Ihrem Kalender hinzu und wählen Sie dessen individuelle Berechtigungen (alle Details sehen, Änderungen an Ereignissen vornehmen, alle Details ausblenden usw.).

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms, um zu Ihrer Kalenderansicht zurückzukehren. Google speichert Ihre neuen Kalendereinstellungen automatisch.

Tastaturkürzel verwenden.

Sind Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit, Ihre Arbeit mit Google Calendar zu optimieren? Google Calendar hat eine Menge Tastaturkürzel, die Sie verwenden können, wie zum Beispiel:

• t = Verschieben Sie Ihre Kalenderansicht auf heute
• c = Erstellen Sie ein Ereignis
• q = Schnelles Hinzufügen eines Ereignisses

Schauen Sie sich die vollständige Liste hier an.

Synchronisieren Sie Meetings mit Ihrem CRM.

Sie verwenden täglich ein CRM? Es kann lästig sein, zwischen Ihrem Google-Kalender und Ihrem CRM hin und her zu springen. Gehen Sie stattdessen in Ihre CRM-Einstellungen, um zu sehen, ob es eine bestehende Integration mit Google Calendar gibt.

HubSpot CRM-Nutzer haben Glück – diese Integration lässt sich schnell und einfach einrichten. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Synchronisieren Sie Ihren Kalender mit Ihrer Marketing-Software.

Und wenn Sie Ihren Google-Kalender noch besser auf Ihre Marketing-Aktivitäten abstimmen möchten, können Sie ihn sogar in Ihre Marketing-Software integrieren.

Für HubSpot-Kunden können Sie Zapier verwenden, um einige ziemlich raffinierte Workflows einzurichten, wie z. B. das Erstellen einer Social-Media-Nachricht jedes Mal, wenn ein Event beginnt. Schauen Sie sich diese Seite an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie diese Integration einrichten können, sowie einige Ideen für Möglichkeiten, wie Sie die beiden integrieren können.