Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle – und Tipps für Protokolle

Alle Staaten verlangen von Unternehmen, dass sie Sitzungsprotokolle erstellen und verteilen, und alle Staaten verlangen, dass Vorstände Sitzungsprotokolle führen. Aber es gibt keine spezifischen Regeln darüber, was in Vorstandssitzungsprotokollen enthalten sein soll und wie man diese Protokolle anfertigt. Hier sind einige Tipps, die Ihnen das Leben als Unternehmensvorstand erschweren, einschließlich Tipps für virtuelle Meetings.

Warum Sitzungsprotokolle führen

Es gibt tatsächlich mehrere Gründe für die Erstellung und Aufzeichnung von Protokollen Ihrer Unternehmenssitzungen.

Für rechtliche Zwecke. Der erste und wichtigste Grund, ein Sitzungsprotokoll anzufertigen, ist eine Aufzeichnung dessen, was Sie beschlossen haben, für den Fall, dass das Protokoll während eines Rechtsstreits von einem Gericht angefordert wird.

Zu Haftungszwecken. Vorstandsmitglieder befinden sich in einer Vertrauensposition. Der Schutz der Vorstandsmitglieder vor Haftung wird als Corporate Veil bezeichnet, weil er eine rechtliche Barriere zwischen dem Vorstand und dem Unternehmen aufrechterhält. Die Vorstandsmitglieder treffen Entscheidungen über Geld, das von den Aktionären des Unternehmens investiert wird, und sie müssen in der Lage sein zu beweisen, dass sie klug, im besten Interesse des Unternehmens und ohne Interessenkonflikte gehandelt haben. Protokolle helfen den Vorstandsmitgliedern, eine persönliche Haftung für ihre Handlungen zu vermeiden.

Was ein Vorstand tut – und nicht tut

Ein Unternehmensvorstand trifft Entscheidungen über die allgemeine Politik für das Unternehmen oder die Organisation. Die täglichen Entscheidungen werden von den Führungskräften des Unternehmens auf der Grundlage dieser Politik getroffen. Manchmal übertreiben Vorstände und versuchen, Entscheidungen zu treffen, die am besten der Geschäftsleitung überlassen werden sollten.

Verabschieden Sie vor der Sitzung eine Tagesordnung

Eine Sitzungsagenda listet die Themen auf, die während der Sitzung diskutiert und genehmigt werden sollen. Eine bestimmte Tagesordnung sorgt nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf des Meetings, sondern lässt den Vorstand (und jeden, der später das Protokoll liest) die relative Wichtigkeit der einzelnen Punkte auf der Tagesordnung erkennen. In der Regel stellt der Präsident zu Beginn der Sitzung eine vorgeschlagene Tagesordnung vor, die der Vorstand nach Änderungen annimmt.

Ihre Vorstandstagesordnung sollte Angaben zu jedem dieser zu diskutierenden Bereiche enthalten, über die die Vorstandsmitglieder abstimmen:

• Tagesordnung zur Genehmigung (der Vorstand kann eine Ergänzung genehmigen)
• Protokoll der letzten Sitzung zur Genehmigung
• Berichte von Führungskräften und Ausschüssen
• Alte Angelegenheiten (von einer vorherigen Sitzung übertragen)
• Neue Angelegenheiten
• Kommentare und Ankündigungen
• Vertagung (mit Zeitangabe)
• Nächster Sitzungstermin festgelegt.

Wichtige Bestandteile des Vorstandssitzungsprotokolls

Die Vorlage für ein Vorstandssitzungsprotokoll sollte enthalten:

Welche Art von Vorstandssitzung – regulär, speziell oder jährlich (alle Staaten verlangen von Kapitalgesellschaften eine jährliche Sitzung). Wenn Präsentationen von Ausschüssen oder anderen Personen gehalten werden, geben Sie die Namen und Titel der Vortragenden an.

Wer anwesend war, mit Angabe der Direktoren, Gäste und Mitarbeiter, und welche Vorstandsmitglieder nicht anwesend waren. Die Namen von Personen, die zu spät kommen oder früher gehen, müssen notiert werden.

Ob ein Quorum anwesend ist. Die Beschlussfähigkeit ist in der Regel durch die Statuten des Unternehmens vorgeschrieben, damit Abstimmungen durchgeführt werden können. Die Beschlussfähigkeit wird in der Regel von mehr als der Hälfte der Mitglieder gefordert. (Bei einem Vorstand mit neun Mitgliedern müssen beispielsweise fünf Mitglieder anwesend sein, um beschlussfähig zu sein).

Was protokollieren und was NICHT protokollieren

Der wohl größte Fehler, den Vorstände machen, ist die Forderung nach detaillierten Informationen über Diskussionen (manchmal auch Argumente) und Prozesse. Die Meetings sollten das widerspiegeln, was in der Sitzung getan und entschieden wurde, nicht wer was in der Diskussion gesagt hat.

Angenommen, Ihr Vorstand stimmt über einen Antrag zum Verkauf einer neuen Produktlinie ab. Im Sitzungsprotokoll sollte stehen: „Antrag, eine neue Produktlinie von Gewürzen einzuführen. Der Antrag wurde unterstützt und angenommen, mit einer Gegenstimme von so-und-so.“ Wenn die Gruppe eine Diskussion hatte, müssen Sie nichts darüber sagen.

Mit einer Konsens-Agenda können Sie Meetings kurz halten

Niemand mag lange Meetings, aber es gibt einige Möglichkeiten, das Meeting und das Protokoll zu verkürzen. Sie können Zeit für Vorstandssitzungen sparen, indem Sie eine Zustimmungsagenda erstellen. Im Grunde ist diese Tagesordnung eine Liste von Themen, die schnell und ohne Diskussion behandelt werden können. Die Liste könnte Protokolle der vorherigen Sitzung, Finanzen und Berichte von Ausschüssen oder dem CEO enthalten.

Optionen für virtuelle Vorstandssitzungen

Sie können virtuelle Vorstandssitzungen in einer von mehreren verschiedenen Arten abhalten:

• Am Telefon oder über eine Freisprecheinrichtung, mit oder ohne Internetunterstützung
• Eine Kombination aus Mitgliedern, die online und persönlich anwesend sind
• Ein „vollwertiges“ Meeting, mit Internet-, Telefon-, Audio-, Video-, Text- und Abstimmungsmöglichkeiten

Ein paar Überlegungen und Fragen, die Sie beantworten sollten:

• Wie können die Mitglieder abstimmen? Werden Sie anonyme Abstimmungen per Telefon oder Text erlauben? Wie wird das funktionieren? Reicht ein Log-in aus?
• Wie werden die Mitglieder die Tagesordnung und wichtige Dokumente sehen? Was ist mit Änderungen an einem Dokument vor der Abstimmung? Müssen Anträge schriftlich eingereicht werden?
• Wird jemand vor Ort sein, um den Mitgliedern bei technischen Problemen und der Fehlerbehebung zu helfen?
• Wie werden Sie entscheiden, wer das Wort zur Diskussion erhält?

Aufbewahren von Meeting-Protokollen

Nach all der Mühe, die Sie sich machen, um gute Protokolle für Ihr Unternehmen zu führen, vergessen Sie nicht, Ihre Meeting-Protokolle irgendwo sicher und zugänglich aufzubewahren. Richten Sie einen Prozess für die Aufbewahrung von Protokollen in einem Corporate Records Book oder „in der Cloud“ in einer passwortgeschützten Datei ein.

Ergänzen Sie Ihren Vorstand um einen Anwalt

Ob Ihr Unternehmen privat, öffentlich oder gemeinnützig ist, Sie sollten einen Anwalt haben, der Sie bei der Erstellung von Firmenprotokollen berät und bei wichtigen Vorstandssitzungen anwesend ist, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Vorstand geschützt sind.