Voorbeelden van herinnerings-e-mails (en hoe u een herinnerings-e-mail maakt die de aandacht trekt)

Heeft u zich ooit afgevraagd of uw belangrijke evenement of productlancering misschien onopgemerkt is gebleven? Of misschien is het al veel te lang geleden dat u het voor het eerst aankondigde en vreest u dat uw klantenkring het bijna allemaal is vergeten.

Daarom is een herinnerings-e-mail een belangrijk onderdeel van uw bedrijf. Door gebruikers op de hoogte te houden, laat u zien dat u er bovenop zit en dat ze op uw bedrijf kunnen vertrouwen.

In dit artikel zullen we onderzoeken – wat ze zijn en hoe u dit type e-mail bij verschillende gelegenheden kunt maken. Zoals gebruikelijk zullen we u voorzien van een paar sjablonen die u kunt aanpassen voor uw eigen gebruik.

Wat is een Reminder Email?

Veel effectiever dan sociale shares en zoekresultaten, moet e-mailcommunicatie een topprioriteit blijven bij het inzetten van uw marketingstrategieën.

Door middel van e-mail bevestigt u gebeurtenissen en aankopen, boekingen en RSVP’s, en verzekert u uw klanten dat alles wat ze met u hebben gedaan, goed is verlopen.

Soms is het zo dat wanneer mensen diensten bij u afnemen, deze niet onmiddellijk van kracht worden. Een evenement of een boeking kan bijvoorbeeld weken of maanden na de eerste bevestiging die u hebt gestuurd, plaatsvinden. Of in andere gevallen is er misschien iets tussengekomen en zijn uw klanten uw voorstel gewoon vergeten.

Al deze situaties vragen om dit soort e-mails. Een vriendelijke herinnering kan een geweldig hulpmiddel zijn om de effectiviteit van uw e-mailmarketingcampagnes te vergroten. Het laat uw klanten zien dat u om hen geeft en om de zaken die zij voor u doen. Bovendien biedt het verschillende mogelijkheden om meer feedback en betrokkenheid te krijgen bij uw e-mailcampagnes.

Hier volgen enkele voorbeelden van situaties waarin u uw voordeel zou kunnen doen :

• Een belangrijk evenement staat voor de deur

Herken je je die evenementbevestiging nog die je een paar maanden geleden naar je klanten hebt gestuurd? Natuurlijk weet JIJ dat nog, maar dat geldt misschien niet voor je klanten. Een eenvoudige herinneringse-mail met de tekst “komt over X dagen” zorgt ervoor dat u ze geïnteresseerd houdt, zodat de opkomst van uw evenement aan de verwachtingen voldoet.

• Actie van de ontvanger

Wanneer iemand een follow-up mist of niet tijdig handelt, wilt u hem aanmoedigen om iets te doen. Als iemand bijvoorbeeld zijn dubbele opt-in niet doorzet om zijn inschrijving te bevestigen, kun je hem een vriendelijke herinnering sturen voor het geval er sprake is van een vergissing van zijn kant.

• Vervaldatum/automatische verlenging

Als u een dienst aanbiedt die een vervaldatum heeft, zoals een jaarabonnement, is het wellicht een goed idee om uw klanten op de hoogte te stellen van de datum waarop de vervaldatum nadert of van de automatische verlenging.

• Aftelherinnering

Laten we zeggen dat uw voordelige aanbieding zeer binnenkort afloopt. Met een herinnering voor zo’n gelegenheid creëert u een beetje “Fear Of Missing Out” (FOMO) en grijpt u de kans om uw promotie met een knaller af te sluiten.

Afleveringsherinnering

Als u uw klanten herinnert aan een levering van een product dat ze hebben gekocht, kunt u ze informeren over aanbiedingen voor soortgelijke producten die voor hen interessant kunnen zijn. Op deze manier creëert u upsell-mogelijkheden terwijl u ze op de hoogte houdt van de status van hun aankoop.

Na bestudering van deze voorbeelden kunnen we concluderen dat de belangrijkste doelen van het versturen van een herinneringsmail zijn om:

• Houd hen op de hoogte van naderende mijlpalen

• Vraag om actie of feedback

• Klanten op de hoogte houden

• Zorg ervoor dat uw evenementen en aanbiedingen niet onopgemerkt blijven

• Openen van upsell-mogelijkheden

Laten we eens kijken welke algemene richtlijnen je moet volgen om effectief te schrijven, zodat het in alle sectoren werkt.

Herinnerings-e-mails – Best Practices

Wanneer u een herinnerings-e-mail verstuurt, communiceert u meestal vriendelijk met de ontvanger om hem te laten weten dat hij iets is vergeten. In de snelle maatschappij van vandaag is het gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen. Daarom zijn deze e-mails een prima oplossing om uw gebruikers op de hoogte te houden en te interesseren voor uw recente ontwikkelingen.

Bij het versturen van deze e-mails is het bovendien de bedoeling dat uw contactpersoon actie onderneemt. Daarom wilt u niet dat deze wordt overgeslagen of onopgemerkt blijft.

Wij hebben een lijst samengesteld met best practices die u moet volgen bij het schrijven van een herinnering:

• Kies een duidelijke onderwerpregel

De onderwerpregel moet het doel van uw e-mail duidelijk maken. Dit vergroot de kans dat uw e-mail wordt geopend. Verder kunt u krachtige woorden als “belangrijk” of “reactie nodig” gebruiken om de aandacht van de lezer te trekken.

• Zie er vriendelijk maar direct uit

Zoals we al eerder zeiden, suggereert u dat uw klant misschien iets is vergeten. Dit is een goede reden om vriendelijk en aardig te zijn wanneer u hen aanspreekt. Maar nogmaals, u wilt niet doorschieten naar het “te lieve” spectrum, waarbij uw lezer zou kunnen denken dat u overdrijft.

• Breng het kort

Dit is iets wat u in al uw e-mailmarketingcampagnes moet toepassen, maar nog meer bij het schrijven van herinneringen. Bijna niemand zal een herinnering doorlezen als hij of zij wordt geconfronteerd met een muur van tekst. Het maakt uw contactpersoon niet uit hoe belangrijk de informatie is als het meer dan een paar minuten van hun kostbare tijd kost om deze door te lezen.

• Een CTA opnemen

Hoewel uw belangrijkste doel is mensen aan iets te herinneren, is er altijd ruimte voor extra feedback of betrokkenheid. Door een CTA-knop in uw e-mail op te nemen, kan de lezer gemakkelijk tot de kern van de zaak doordringen.

• Vind het juiste verzendmoment

De timing is misschien wel het belangrijkste element voor het succes van e-mails. Hoe lang het duurt voordat u actie onderneemt, hangt grotendeels af van de al dan niet expliciete overeenkomst die u met uw ontvanger hebt.

Bij een betalingsachterstand wordt bijvoorbeeld een dag na de vervaldatum meestal goed geaccepteerd.

Overigens hebben we gemerkt dat extra wachten met het versturen van uw herinnering niet helpt.

Hoe meer tijd verstrijkt, hoe minder uw klanten zich zullen herinneren dat ze nog iets te doen hadden.

Een goede oplossing voor het vinden van de perfecte timing is het A/B-testen van de afleverdatum en -tijd. Wanneer u Mailigen gebruikt om uw campagnes te A/B Split-testen, is een van de testelementen die u kunt gebruiken de verzenddag en -tijd van uw e-mails. Rapporten helpen u snel te bepalen op welke dagen en uren uw ontvangers meer geneigd zijn uw e-mails te openen en door te klikken.

Al met al verschilt het perfecte tijdstip voor het verzenden van een effectieve e-mail van geval tot geval. Het is dus een goed idee om de resultaten te A/B-testen om uit te vinden wat bij een bepaalde gelegenheid het beste werkt.

• Volg indien nodig meer dan één keer

Het maakt niet uit of uw herinnering gaat over een ontbrekende betaling of een productlancering, wees niet bang om een vervolgactie te ondernemen als u denkt dat uw boodschap niet overkomt. In combinatie met een goede timing kan een tweede e-mail uw klanten overhalen om door te gaan.

• Gebruik het als een marketingkans

Wanneer mogelijk en in de juiste context, voeg dan afbeeldingen of links van speciale producten toe, promoot nieuwe aanbiedingen of geef een stimulans om lid te worden van uw sociale media-kanalen.

Maar genoeg theorie, laten we eens kijken naar een paar mooie voorbeelden.

Goede voorbeelden van herinneringsmails

1. Herinneringse-mail voor het beëindigen van de Black Friday-aanbieding

Vooreerst is de bedoeling op het eerste gezicht heel duidelijk. Slechts een paar woorden zijn voldoende om de boodschap over te brengen dat de aanbieding afloopt om zo een stimulans en FOMO – Fear of Missing Out – te creëren.

De hoofdtekst in de e-mail brengt een boodschap over hun producten over, waarbij de filosofie van het bedrijf in slechts een paar regels duidelijk wordt uitgelegd. Hiermee vermijden ze lange inleidingen en laten ze de lezer wennen aan hun visie.

De Call To Action is duidelijk onder de tekst aanwezig, en nodigt de klant uit om meteen van het aanbod gebruik te maken.

Er zijn enkele uitgelichte producten aanwezig, die laten zien wat ze nu eigenlijk verkopen. Op deze manier presenteren ze extra aanbiedingen en kortingen op mogelijk interessante producten.

Ten slotte staat er onderaan de e-mail een uitnodiging om hun app te downloaden en lid te worden van hun sociale netwerken, om zo de ontvanger aan zich te binden.

We kunnen concluderen dat deze e-mail geen ingewikkeld grafisch ontwerp nodig had om een eenvoudige maar effectieve boodschap over te brengen. De aandacht wordt meteen vanaf het begin getrokken en met duidelijke afbakeningen kan de lezer snel scannen naar de relevante info die hij zoekt.

2. Evenement Uitnodiging RSVP e-mail herinnering

Hier, krijgen we, naast een geweldig opvallend ontwerp, een goed voorbeeld van hoe je een evenementherinnering effectief maakt.

Je wordt allereerst verwelkomd door een “You Are Invited”-boodschap, waardoor je wordt gestimuleerd om te ontdekken waar het allemaal om draait. De categorie “design + finance” wordt duidelijk aan het begin vermeld, zodat geïnteresseerden weten wat ze van het evenement kunnen verwachten.

Volgende is een CTA waarmee mensen die te druk zijn met het lezen van de rest van de e-mail, meteen hun plaatsen kunnen reserveren. Het is een tijdbesparende techniek die zowel voor de lezer als de afzender werkt.

Naast de e-mail staat een korte en bondige uitleg over het evenement en de inhoud, en een onweerstaanbaar aanbod met aanvullend eten.

Ook hier wordt de FOMO benadrukt met de vermelding “beperkt aantal plaatsen”.

Wat volgt is een in het oog springende lijst van de panelleden om de exclusiviteit van het evenement te onderstrepen. Tot slot, voor degenen die de hele e-mail hebben doorgenomen, is aan het eind een herhaal CTA opgenomen. Dit is nog een tijdsbesparing voor de lezer om te voorkomen dat hij terug naar boven moet scrollen om zijn aanwezigheid te bevestigen.

Deze twee CTA-knoppen laten zien dat de afzender begrijpt hoe kostbaar de tijd van de lezer is, en geven een zeer professionele indruk.

3. Eenvoudige “Actie nodig” e-mailherinnering

Tookapic is een 365-foto-uitdaging, wat betekent dat er één foto per dag moet worden geüpload om deze uitdaging bij te houden.

Omdat zoveel mensen onderweg zijn, is dit een mooie korte herinnering aan waar het platform eigenlijk om draait.

Een duidelijke titel en een korte uitleg komen meteen ter zake. De hoofdtekst is erg kort, maar leidt op een slimme manier naar de CTA waarin de gebruiker wordt gevraagd zijn foto meteen te uploaden, zodat hij dat later niet vergeet.

Tot slot geven ze de ontvanger de optie om het tijdstip te wijzigen waarop ze dit bericht ontvangen, waardoor het flexibel en handig is.

4. Herinnering voor deactivering van een account

Deze herinnering van Hubspot laat zien dat ze hun marketingberichten echt onder de knie hebben.

De titel is bot en misschien zelfs een beetje agressief, in een poging om in te spelen op de emoties van de lezer dat er iets mis dreigt te gaan.

Maar wat volgt is een duidelijke uitleg van de situatie en er wordt meteen een oplossing gepresenteerd om te voorkomen dat je account wordt opgeschort.

Tegelijkertijd onderstrepen ze hoe waardevol hun gebruikers voor hen zijn en dat ze graag willen dat ze “blijven hangen” met deze eenvoudige actie die ze moeten ondernemen.

Ten slotte wordt er een link naar een gids gegeven die je kan helpen als je problemen ondervindt, waarmee de zorg die ze aan hun klanten besteden wordt benadrukt.

Nu we enkele gelegenheden hebben besproken die om een herinneringsmail vragen en enkele uitstekende voorbeelden hebben besproken, is het tijd om te leren hoe u een echt goede kunt schrijven aan de hand van best practices.

Hoe schrijf je een herinneringsmail die werkt

Als u eenmaal hebt besloten waar uw boodschap over gaat en aan welk publiek u deze wilt sturen, is het tijd om een goede tekst te schrijven. We hebben al een van de best practices besproken – nu gaan we ons richten op hoe u die technieken in een goed presterende herinneringsmail kunt verwerken.

Het kiezen van een goede onderwerpregel

Het belang van een onderwerpregel die de aandacht trekt, kan niet genoeg worden benadrukt. Dit is het eerste wat uw ontvanger te zien krijgt, dus u moet zorgen dat het telt!

U kunt een reeks verschillende zinnen gebruiken die de aandacht trekken, afhankelijk van de actie die moet worden ondernomen. Begin bijvoorbeeld met “Reactie vereist” of “Actie nodig” in plaats van “Vriendelijke herinnering”, omdat de kans dan groter is dat de lezer de e-mail opent.

Onderwerplijnen als “Mis niets van…” of “Aanbieding loopt af” kunnen ook werken als u de emoties van de lezer wilt aanspreken.

Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u voldoende relevante informatie opneemt, zodat uw contactpersoon weet waar u hem aan herinnert. Houd de onderwerpregel kort en bondig en kom meteen ter zake.

Groet uw contact

Afhankelijk van de stem van uw merk, en vooral van uw publiek, zult u uw boodschap willen aanpassen met een gepaste toon.

Als uw publiek voornamelijk uit jongere mensen bestaat, moet u niet aarzelen om hen wat nonchalanter aan te spreken, omdat het gebruik van zeer formele taal hen zou kunnen vervreemden.

Hetzelfde geldt voor het tegenovergestelde. Als uw contacten CEO’s en leidinggevenden zijn, werkt beleefder en terughoudender taalgebruik meestal het beste.

De begroeting is belangrijk omdat deze de toon zet voor de rest van de e-mail.

De inhoud of body

Nadat u een goede begroeting hebt gemaakt, is het tijd om over te gaan op het hoofddoel van uw e-mail. U kunt de inhoud van uw herinneringsberichten in twee afzonderlijke delen verdelen:

• Aanmaning Uitleg

Na de begroeting moet u precies en kort zijn. Dit is immers de reden waarom uw contactpersoon de e-mail in eerste instantie heeft geopend. Het onderwerp of de gebeurtenis waaraan u uw contactpersoon wilt herinneren, moet duidelijk worden uitgelegd in een paar korte, gemakkelijk te begrijpen zinnen.

• Aanroep tot actie

Nadat u de belangrijkste reden voor uw e-mail hebt vermeld, voegt u een knop of een link toe met een oproep tot actie om het uw lezers gemakkelijk te maken. Het laatste wat u wilt, is uw lezers frustreren door ze te laten zoeken naar die volgende stap.

Moet er een betaling worden gedaan? Voeg een link toe naar hun account waar ze het kunnen afhandelen.

Bedenk dat één soort call to action genoeg is. Je wilt de onverdeelde aandacht van je klanten, zodat ze tot actie overgaan.

Afsluiten

Als je je boodschap hebt overgebracht, bedank je je lezers voor het doornemen van al die informatie. Je boodschap moet positief en bemoedigend blijven, omdat je meestal wilt dat ze op de een of andere manier reageren op je herinnering.

Het kan ook nuttig zijn om te ondertekenen met de naam en achternaam van iemand uit het team. Het maakt de boodschap menselijker en meer herkenbaar voor de lezer.

Afrondingen en extra’s

Het is u misschien opgevallen dat er in de voorbeelden hierboven een aantal extra functies staan die herinneringen hebben.

Bij een aanbieding die binnenkort afloopt, kunt u bijvoorbeeld een upsell doen door een paar van uw paradepaardjes te laten zien.

Het aanbieden van verwante inhoud of nuttige bronnen is een goede manier om uw gebruikers te laten zien dat u om hen geeft. Hoewel dit een geweldige manier is om uw bedrijf te promoten, moet u wel in de context blijven. Stuur bijvoorbeeld geen kortingsbonnen wanneer u betalingsherinneringen verstuurt.

Ten slotte is het uitnodigen van uw klanten om lid te worden van uw sociale netwerken een geweldige manier om merkaanwezigheid op te bouwen.

Nu we al deze kennis hebben doorgenomen, zou het gemakkelijker moeten zijn om deze toe te passen in een paar sjablonen voor verschillende gelegenheden. Voel je vrij om ze aan te passen voor persoonlijk gebruik.

Aanmaning e-mail sjablonen

Zachte aanmaning betaling sjabloon (1e follow up)

Onderwerpregel: Factuur Herinnering voor

2. Countdown Reminder – Aankomende hotelovernachting

Subject Line: Nog maar 3 dagen om in te pakken!

Q&Een sessie

Subject Line: Herinnering: Q&Een sessie met devs begint binnenkort

Aanmaning + Aanbieding loopt binnenkort af

Onderwerpregel: Laatste paar dagen om te besparen op tickets

Aanmaning – Upsell Tactics

Onderwerpregel: Uw is/zijn bijna voor de deur!

Conclusie

De richtlijnen en best practices die hierboven zijn besproken, moeten u helpen bij het schrijven van een herinneringsbericht dat resultaat oplevert.

Met de sjablonen en voorbeelden weten we zeker dat u een aantal goede ideeën zult opdoen over hoe u een herinneringsbericht kunt opstellen en versturen naar uw klanten. Volg de best practices die we hebben opgenomen en zorg ervoor dat u verschillende e-mailelementen test met onze A/B Split Campaign tool.

Of u nu verschillende onderwerpregels of afleverdata wilt gebruiken, met onze krachtige rapportagetools kunt u snel de resultaten vergelijken en bepalen wat voor u het beste werkt.

Bedenk dat u vriendelijk en positief blijft bij het schrijven van deze e-mails, omdat ze een sleutelrol spelen bij het onderhouden van een goede relatie met uw gebruikers.