How to Track Your Vacation and Holiday Benefits by Spreadsheet

Urlaubsquiz… Wissen Sie, wie viele Urlaubstage Sie genommen haben und wie viele Sie dieses Jahr noch übrig haben? Bekommen Sie Bonustage für Wochenendarbeit, Geschäftsreisen oder Überstunden? Haben Sie gleitenden Urlaub oder persönliche Tage, die Sie verfolgen müssen? Wie sieht es mit der Dokumentation von bezahltem Betriebsurlaub oder Zwangsschließungen aus?

Lernen Sie, wie Sie eine sichere und private Tabelle erstellen, um alle Ihre Zahlen zu Freizeitleistungen und Urlaubsverteilung für das Kalenderjahr zu speichern.

Freizeit ist Geld, also verlieren Sie nicht den Überblick, wie viele bezahlte freie Tage Sie in Ihrem Job pro Jahr verdient und genommen haben.

Die bezahlte Freistellung von der Arbeit ist einer der wertvollsten Vorteile Ihres Arbeitsverhältnisses. Anstatt sich auf Ihre Gehaltsabrechnung zu verlassen oder zu versuchen, sie von Hand zu berechnen, verwenden Sie eine Tabellenkalkulation, um alle Details zu speichern. Sie können Ihre eigene Tabelle in Excel, OpenOffice oder Google Sheets™ erstellen, um Ihre freien Tage aufzuschlüsseln. Für eine sofortige Lösung verwenden Sie die kostenlose Spreadsheet-Vorlage Vacation Days Tracker, die bereits eingerichtet ist, um jede Kategorie der freien Zeit zu dokumentieren und zu messen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum die Dokumentation Ihrer freien Tage wichtig ist, um Ihre Work-Life-Balance und Ihre Urlaubsziele zu erreichen.

Vertrauen Sie Ihrer Gehaltsabrechnung?

Sie denken wahrscheinlich, warum sollten Sie Ihre freien Tage dokumentieren, wenn Ihre Gehaltsabrechnung dies bereits beinhaltet. Fragen Sie sich selbst, wie sicher Sie sich sind, dass diese Angaben korrekt sind. Ihre Gehaltsabrechnung wird oft von einem externen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister gedruckt und ist nicht immer auf dem neuesten Stand. Fehler passieren auch.

Ihr sicheres HR-Mitarbeiterportal kann auch Ihre angesammelten und verbrauchten Freizeitstunden oder -tage auflisten. Es fehlt jedoch die Möglichkeit, private Notizen darüber zu machen, wie Sie Ihre freie Zeit nutzen wollen, damit Sie vorausplanen können. Es geht nicht nur darum, Ihre freie Zeit genau zu erfassen. Sie wollen auch optimieren, wie Sie freie Tage beantragen und die Betriebsferien in jedem Monat des Jahres nutzen.

Auf die gleiche Weise, wie Sie in jeder Gehaltsperiode überprüfen (sollten), ob Ihr Gehalt und Ihre Abzüge korrekt sind, sollten Sie auch sicherstellen, dass Ihre bezahlten Freizeitzahlen zu 100 % korrekt sind. Wenn Sie eine Unstimmigkeit auf Ihrer Gehaltsabrechnung finden, melden Sie diese natürlich sofort. Denken Sie daran, dass das Schlüsselwort in „bezahlte Freizeit“ oder PTO „bezahlt“ ist. Sie haben sich diese freie Zeit durch eine bestimmte Anzahl von Arbeitswochen in Ihrem Job verdient. Wäre es für Sie in Ordnung, wenn Ihr Gehalt oder Ihre Bonuszahlungen falsch wären? Mit dem gleichen wachsamen Auge sollten Sie prüfen, wie viele Urlaubstage (und Bruchteile eines Tages) Ihnen zustehen.

Warum Sie Ihre Urlaubstage von der Arbeit aus verfolgen sollten

Den Überblick über jeden Urlaubstag zu behalten ist unerlässlich, wenn Sie sich darum kümmern, für jede Stunde Freizeit, die Sie verdient haben, bezahlt zu werden. Gewöhnen Sie sich an, nicht nur zu dokumentieren, wie viele Stunden oder Tage Sie angesammelt haben, sondern auch, wie und wann sie genutzt wurden. Verwenden Sie zumindest einen Online-Kalender, um die Inanspruchnahme von Urlaubstagen zu markieren, obwohl eine Tabellenkalkulation klare Vorteile bietet.

Seien Sie sich bewusst, dass manchmal Fehler auf Ihrer Gehaltsabrechnung passieren, also setzen Sie sich eine Erinnerung, um sie jede Gehaltsperiode zu überprüfen. Wenn Sie eine Ungenauigkeit auf Ihrer Gehaltsabrechnung entdecken, haben Sie den Beweis, den Sie den Mitarbeitern der Gehaltsabrechnung vorlegen können, um den Fehler umgehend zu korrigieren. Und genauso wichtig ist es, dass Sie Ihre verbleibenden Urlaubstage genau im Auge behalten, damit Sie sich nicht erlauben, einen Tag ohne Arbeit zu verlieren, weil Sie ihn nicht genutzt haben.

Sparen Sie nicht einmal einen Urlaubstag

Es ist bedauerlich, dass wir Umfragen brauchen, um uns an die irrsinnige Anzahl von Urlaubstagen zu erinnern, die amerikanische Arbeiter jedes Jahr verlieren. Millionen! Laut CNBC verfallen im Jahr 2013 rekordverdächtige 169 Millionen Tage bei US-Arbeitern. Diese Summe erhöhte sich dramatisch auf 212 Millionen im Jahr 2017, laut Project: Time Off. Wenn sie doch nur den Menschen geschenkt werden könnten, die mit weniger als 2 Wochen Urlaub im Jahr auskommen müssen.

Wussten Sie, dass es einen „Plan For Vacation“-Feiertag gibt?
Markieren Sie Ihren Kalender im Januar, um Ihre bezahlten Freizeitansprüche nachzuschlagen und Ihren Urlaub für das Jahr zu planen. Erfahren Sie, wie dieser „Feiertag“ die Amerikaner in den USA daran erinnert, mehr zu reisen.

Ihre Urlaubstage sind ein wesentlicher Teil Ihres gesamten Vergütungspakets. Sie werden nicht nur in Dollar und Cent bezahlt. Sie werden auch in wertvollen Leistungen wie Krankenversicherung, Pendlergutscheinen, 401K-Rentenkonten und Gewinnbeteiligungsplänen bezahlt. Rechnen Sie Ihren Tageslohn aus, um sich daran zu erinnern, wie viel Ihnen jeder Urlaubstag finanziell wert ist.

Ob Sie nun Ihre Urlaubsstunden, -tage oder den monetären Verdienst verfolgen, der Schlüssel ist, sie ab jetzt zu verfolgen. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie diesen Work-Life-Benefit voll ausschöpfen. Erwarten Sie nicht, dass Ihre Personalabteilung Sie im Laufe des Jahres daran erinnert, Ihre Urlaubstage zu nehmen (obwohl manche das tun). Vielleicht erhalten Sie am Ende des Jahres eine Erinnerung an die verbleibenden Urlaubstage und Ihre „Use-it-or-lose-it“-Richtlinie, aber dann kann es schon zu spät sein, um sie wie gewünscht zu nutzen. Außerdem haben Sie bis dahin nur wenig Zeit, um Unstimmigkeiten zu beheben.

Was ist mit der Verfolgung von Feiertagen, freien Tagen und Bonustagen?

Neben den bezahlten Urlaubstagen sollten Sie auch an die anderen freien Tage denken, die Ihnen laut Arbeitsvertrag jedes Jahr zustehen und die Sie legal verdienen. Sie haben bestimmt mindestens ein paar offizielle Feiertage, an denen Sie von der Arbeit zu Hause bleiben können. Gleitende Tage werden manchmal zusätzlich zu einer festgelegten Liste von Betriebsferien vergeben. Sie können sie nutzen, um Feiertage Ihrer Wahl zu feiern, aber oft können sie mit Genehmigung genommen werden, wann immer Sie möchten.

Persönliche Tage sind eine weitere Kategorie von Freizeit, die einigen Mitarbeitern gewährt wird. Sie können traditionell für Urlaub, Krankheit oder andere „persönliche“ Gründe genutzt werden. Der Begriff kann auch verwendet werden, um sich auf Tage zu beziehen, die von einer Freizeitbank genommen werden, wie sie Mitarbeiter mit einer PTO-Richtlinie (Paid Time Off) erhalten – eine feste Anzahl von bezahlten freien Tagen für das Jahr, oft einschließlich Krankheit.

Bonustage sind zusätzliche freie Tage, die Sie aus verschiedenen Gründen verdienen können. Vielleicht hat Ihr Unternehmen allen einen freien Tag als Bonus für die Einführung eines neuen Produkts, das Erreichen eines Firmenmeilensteins oder einfach für die Feiertage gegeben. Für bezahlte, freigestellte Mitarbeiter, die keinen gesetzlichen Anspruch auf Überstundenvergütung haben (im Gegensatz zu stundenweise oder nicht freigestellten Mitarbeitern), können zusätzliche bezahlte Tage auf der Grundlage offizieller Unternehmens- oder inoffizieller Teamrichtlinien verdient werden. Als Gegenleistung für eine Reise an einem Wochenende oder für die Arbeit an langen Abenden während einer Firmenveranstaltung können Sie zum Beispiel einen Bonus an Freizeit erhalten. Die Regeln variieren stark, also recherchieren Sie, wie Ihr Arbeitgeber mit Angestellten umgeht, die außerhalb der normalen Arbeitszeiten arbeiten müssen.

Es versteht sich von selbst, dass Sie jede Kategorie von bezahlten freien Tagen verfolgen sollten, da sie genauso viel Geld wert sind wie normale Urlaubstage. Fragen Sie sich, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie einen Bonustag oder Freizeitausgleich verlieren würden, den Sie sich verdient haben, weil Sie an einem Sonntag zu einer Konferenz fliegen? Das könnten mehr als 8 Stunden Ihrer Zeit sein, die Sie nie vergütet bekommen.

Google Docs zur Urlaubsrettung

Sie müssen nicht länger eine Kopie von Microsoft Excel™ kaufen, um Zugang zu Tabellenkalkulationen auf Ihrem Computer zu haben. Nachdem ich Excel jahrelang in der Schule und im Beruf verwendet habe, fiel es mir schwer, es zugunsten einer kostenlosen (und meist ebenso guten) Cloud-Softwarelösung aufzugeben. Google Docs und Sheets ist Ihre kostenlose Alternative zum Schreiben und Bearbeiten von Dokumenten und Tabellenkalkulationen und sogar zum Erstellen von Präsentationen.

Wechseln Sie von Excel zu Google Sheets

Um mit Google Sheets loszulegen, benötigen Sie lediglich ein Google-Konto, das Sie höchstwahrscheinlich bereits haben. Wenn Sie beispielsweise Gmail für E-Mails nutzen oder ein YouTube-Konto eingerichtet haben, verfügen Sie bereits über ein vollwertiges Google-Konto (ein Login für alles), in dem Docs und Sheets kostenlos enthalten sind. Gehen Sie einfach zu Ihrem Google Drive, um Ihren Online-Dokumentenspeicherordner anzuzeigen, in dem Elemente in der Cloud gespeichert sind. So können Sie nicht nur ein leistungsstarkes Textverarbeitungsprogramm und eine Tabellenkalkulation nutzen, ohne irgendeine Software installieren zu müssen, sondern Sie erhalten auch ein automatisches Dokumenten-Backup auf Ihrem sicheren Speicherplatz auf Googles globalen Servern.

Um auf diese Funktionen zuzugreifen, gehen Sie zu Ihrem Google Drive und melden Sie sich entweder mit Ihrem persönlichen Google-Nutzernamen und -Passwort an oder erstellen Sie ein neues Konto mit Ihrer primären E-Mail-Adresse, zum Beispiel von Yahoo oder Apple. Wenn Sie auf die bunte Schaltfläche „Neu“ klicken, können Sie auswählen, welche Art von Datei Sie zu Ihrem Laufwerk hinzufügen möchten. Wählen Sie ein leeres Dokument oder eine Vorlage aus und denken Sie daran, sie zu Organisationszwecken in einen benannten Ordner zu verschieben.

Vacation Days Tracker Template

Vorlagen sind eine der leistungsstärksten Funktionen der Google Docs und Spreadsheets Anwendungen. Genau wie bei Microsoft Office™ können Sie Vorlagen wiederverwenden, um bestimmte und sich wiederholende Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie z. B. ein Mitarbeiterbeurteilungsformular haben, kann dieses in eine Vorlage umgewandelt werden, um es immer wieder als Ausgangspunkt zu verwenden. Auf diese Weise folgen alle Bewertungsformulare dem gleichen Datenformat. Es gibt kostenlose, populäre und Premium-Vorlagen für alle Arten von Verwendungszwecken, von der Angebotserstellung über die Projektplanung und die Budgeterstellung bis hin zu Urlaubsgrußkarten.

Glücklicherweise hat VacationCounts für Menschen, die Wert darauf legen, ihre gesamte Urlaubszeit zu nehmen, bereits eine Vorlage erstellt, die es einfach macht, Ihre freie Zeit zu verfolgen. Sie werden nicht mit einer Reihe von leeren Zeilen und Spalten konfrontiert sein und sich fragen, wo Sie anfangen sollen zu tippen und wie Sie Formeln, Diagramme und Berechnungen für den Freizeitausgleich erstellen sollen.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Urlaubstage-Tracker-Seite auf VacationCounts, um eine Anleitung zu erhalten, wie Sie eine persönliche Kopie für Ihren eigenen Gebrauch erstellen können. Die Vacation Days Tracker-Vorlage ist bereits so konfiguriert, dass Sie Folgendes eingeben können:

• Freizeitzähler
• Firmenfeiertage
• Floating Days und Personal Days
• Bonus oder Days Off In Lieu
• Urlaub, den Sie nehmen

Nicht nur das, es wird wichtige Freizeitstatistiken berechnen und grafisch darstellen. Sie sehen auf einen Blick, wie viele freie Tage Sie in jeder Kategorie noch haben, und können dann Ihre aufgeschlüsselte Urlaubsliste abrufen, um weiter zu planen. Hier sind ein paar Screenshots, damit Sie sich ein Bild von den Urlaubsverfolgungsblättern, Spalten, Graphen und Zeilen mit Freizeitdaten machen können.

Schritt 2: Nachdem Sie Ihre Urlaubszahlen eingegeben haben, ist es Ihre Aufgabe, jeden Urlaub aufzulisten, den Sie nehmen oder in Zukunft nehmen werden, zusammen mit der Anzahl der PTO-Tage nach Kategorie, die Sie jedem zugewiesen haben. Dies kann sowohl für ein- oder zweiwöchige Reisen als auch für lange Wochenenden und Urlaube am Wochenende verwendet werden. Jedes Mal, wenn Sie einen bezahlten freien Tag von der Arbeit nehmen, werden Sie ihn elektronisch in einer Zeile (Line-Position) in der Kalkulationstabelle verfolgen, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind.

Nicht nur, dass Sie unsere Vorlage zur Urlaubsverfolgung verwenden können, um sicherzustellen, dass Ihre Zeitabgrenzungen und die Nutzung korrekt sind, Sie haben auch eine Aufzeichnung über jede Reise, die Sie in diesem Jahr gemacht haben.

Machen Sie mehr Urlaub, indem Sie Ihre verdiente Freizeit messen

Machen Sie es sich zum Ziel, so viele Urlaube wie möglich pro Jahr zu nehmen. Denken Sie daran, dass ein Urlaub nur ein paar Stunden oder einen Tag dauern kann. Wenn Sie sich entscheiden, eine Auszeit von der Arbeit und vom Leben zu nehmen, um etwas zu tun, das Sie glücklich und erfüllt macht, dann sind Sie mit Sicherheit im Urlaub. Mit dieser von Google Docs gehosteten Tabelle „Vacation Days Tracker“ haben Sie die volle Kontrolle über Ihre monatliche Aufteilung und Nutzung. Erstellen Sie noch heute eine Kopie der Vorlage, um jeden Urlaub Jahr für Jahr zu verfolgen, zu planen, zu dokumentieren und das Beste daraus zu machen.

Benutzerhandbuch für die Vacation Days Tracker Template

Besuchen Sie unsere Produktseite Vacation Days Tracker Spreadsheet Template, um eine detaillierte Anleitung für den Zugriff zu erhalten (es ist nicht notwendig, Dateien herunterzuladen) und mit der Verwendung der Tabelle zur Verfolgung von Freizeitvorteilen zu beginnen. Die Vorlage ist absolut kostenlos und Sie werden aufgefordert, eine private Kopie zu erstellen, wenn Sie sie öffnen, solange Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind. Erstellen Sie so viele Kopien, wie Sie möchten, um die Urlaubstage des Kalenderjahres zu verfolgen. Teilen Sie Ihre Liebe zum Urlaub, indem Sie die Vorlage mit Familie, Freunden und Kollegen teilen.

Schritt 3: Ihre eigene persönliche (private) Kopie des Vacation Days Tracker erscheint in Ihrem sicheren Google Drive in einem Ordner Ihrer Wahl. Wir empfehlen Ihnen, ihn umzubenennen und mit einem Stern und Lesezeichen zu versehen, damit Sie jederzeit schnell darauf zugreifen können – sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem Smartphone. Laden Sie Google Drive und die zugehörigen Apps aus dem Android- oder iPhone-Store herunter, um sie mobil zu nutzen.

Den Überblick über Ihre bezahlten freien Tage und Ihren Urlaub zu behalten, ist jedes Jahr so einfach wie 1-2-3. Fügen Sie Ihre Kommentare unten oder zu unserem Feedback von auf der Vacation Days Tracker Produktseite mit Vorschlägen für Möglichkeiten, um es noch besser zu machen.

Neu: VacationCounts the Web App

Nachdem wir die Vacation Days Tracker-Vorlagendatei für Google Sheets jahrelang veröffentlicht haben (mit tausenden von Downloads), hat das Warten endlich ein Ende. Jetzt können Sie eine spezielle Web-App verwenden, um Ihre bezahlte Freizeit und Ihren Urlaubskalender zu verfolgen, zuzuordnen und zu messen. Das Urlaubs-Tracking-Tabellenblatt wird nicht mehr benötigt, sobald Sie auf die ebenfalls kostenlose App upgraden. Probieren Sie es aus und senden Sie Feedback, um es noch besser zu machen.

Zusätzlich können Sie die VacationCounts App nutzen, um eine Liste all Ihrer vergangenen Urlaube (Namen, Daten, Orte, Links, Reisenotizen, Reise-Hashtags) zu erstellen und Ihre Reiseerfolge zu visualisieren. Probieren Sie es aus – es ist kostenlos und funktioniert auf Desktop und Mobile gleichermaßen, ohne dass eine Installation erforderlich ist.

Mehr erfahren: VacationCounts App Funktionen und Vorteile Seite