Cómo hacer un seguimiento de sus beneficios de vacaciones y festivos mediante una hoja de cálculo
Cuestionario de vacaciones… ¿Sabe cuántos días de vacaciones ha tomado y cuántos le quedan este año? Ganarás días extra por trabajar los fines de semana, viajar por negocios u horas extras? ¿Tienes vacaciones flotantes o días personales a los que dar seguimiento? Qué tal documentar las vacaciones pagadas por la empresa o los cierres forzosos?
Aprenda a crear una hoja de cálculo segura y privada para almacenar todos los números de beneficios de tiempo libre y la asignación de vacaciones para el año natural.
El tiempo libre es dinero, así que no pierdas la cuenta de cuántos días libres pagados has ganado y tomado en tu trabajo cada año.
El tiempo libre pagado en el trabajo es uno de tus beneficios laborales más valiosos. En lugar de confiar en el talón de la nómina o intentar calcularlo a mano, utiliza una hoja de cálculo para almacenar todos los detalles. Podrías crear la tuya propia en Excel, OpenOffice o Google Sheets™ para detallar el uso de tus días libres. Para una solución instantánea utilice la plantilla de hoja de cálculo gratuita Vacation Days Tracker, que ya está configurada para documentar y medir cada categoría de tiempo libre.
Siga leyendo para saber por qué documentar sus días libres es esencial para lograr su equilibrio entre la vida laboral y personal y sus objetivos de tomar vacaciones.
¿Confías en el número de acumulación de vacaciones de tu talón de pago?
Probablemente estés pensando, ¿por qué llevar un registro de los números de tu tiempo libre si tu talón de pago o declaración de pago ya lo incluye? Pregúntese hasta qué punto confía en su exactitud. Su talón de pago a menudo es impreso por un proveedor de servicios de nómina externo y puede no estar siempre actualizado. Los errores también ocurren.
Su portal seguro de empleados de RRHH también puede enumerar sus horas o días de permiso acumulados y utilizados. Sin embargo, carece de la capacidad de tomar notas privadas sobre cómo planea utilizar su tiempo libre para que pueda planificar con antelación. No se trata sólo de hacer un seguimiento preciso del tiempo libre. También quieres optimizar cómo solicitas los días libres y aprovechar las vacaciones de la empresa cada mes del año.
De la misma manera que (deberías) verificar que tu salario y las deducciones son correctas cada periodo de pago, también deberías asegurarte de que los números de tu tiempo libre pagado son 100% precisos. Por supuesto, si encuentra una discrepancia en su nómina, infórmelo de inmediato. Recuerda que la palabra clave en «tiempo libre pagado» o PTO es «pagado». Te has ganado este tiempo libre por haber trabajado un número determinado de semanas en tu trabajo. ¿Te parecería bien que tu sueldo o tu paga extra estuvieran mal? El mismo ojo cauteloso debe usarse para examinar cuántos días de vacaciones (y fracciones de día) le corresponden.
Por qué hacer un seguimiento de sus días de vacaciones fuera del trabajo
Hacer un seguimiento de cada día de vacaciones es esencial si se preocupa por recibir el pago de cada hora de tiempo libre que ha ganado. Acostúmbrese a documentar no sólo cuántas horas o días ha acumulado, sino también cómo y cuándo se han utilizado. Como mínimo, utilice un calendario en línea para marcar el uso de los días de vacaciones, aunque una hoja de cálculo ofrece claras ventajas.
Tenga en cuenta que a veces se producen errores en su recibo de pago, así que establezca un recordatorio para revisarlo cada período de pago. Cuando detecte una inexactitud en su nómina, tendrá las pruebas para presentarlas al personal de nóminas y conseguir que se corrijan rápidamente. Y lo que es igual de importante, al llevar un control exhaustivo de los días de vacaciones que le quedan, nunca se permitirá perder un día de sueldo sin trabajar por no haberlo utilizado.
No sacrifique ni siquiera un día de vacaciones
Es lamentable que necesitemos encuestas que nos recuerden el alucinante número de días de vacaciones que los trabajadores estadounidenses pierden cada año. ¡Millones! Según la CNBC, en 2013 los trabajadores estadounidenses perdieron la cifra récord de 169 millones de días. Este total aumentó drásticamente a 212 millones en 2017, según Project: Time Off. Si tan solo se pudieran donar a las personas que carecen de vacaciones con menos de 2 semanas de vacaciones al año.
¿Sabías que hay un día festivo para Planificar las Vacaciones?
Marque su calendario en enero para buscar sus beneficios de tiempo libre pagado y planificar su calendario de vacaciones para el año. Conozca cómo este «día festivo» recuerda a los estadounidenses que deben viajar más en Estados Unidos.
Sus días de vacaciones son una parte esencial de su paquete de compensación global. No sólo te están pagando en dólares y centavos. También te están pagando en valiosos beneficios como el seguro médico, los bonos de transporte, la equiparación de la cuenta de jubilación 401K, los planes de participación en los beneficios. Haga las cuentas con su tasa de pago diaria para recordar cuánto vale cada día de vacaciones para usted financieramente.
Ya sea que haga un seguimiento de sus horas de vacaciones, días o ganancias monetarias, la clave es hacer un seguimiento a partir de ahora. Esa es la única manera de estar seguro de que estás aprovechando al máximo este beneficio de la vida laboral. No esperes que tu departamento de RRHH te recuerde que debes coger tus días de vacaciones a lo largo del año (aunque algunos lo hacen). Tal vez al final del año reciba un recordatorio sobre los días de vacaciones restantes y su política de «úsalo o piérdelo», pero puede ser demasiado tarde para utilizarlos como desee. Además, para entonces, si hay alguna discrepancia en los números, tendrá muy poco tiempo para arreglarlo.
¿Qué pasa con el seguimiento de las vacaciones, los días flotantes y los días de bonificación?
Además de los días de vacaciones pagadas no olvides pensar en estos otros días libres que se te conceden y que ganas legalmente cada año según tu contrato de trabajo. Seguro que tienes al menos unos cuantos días festivos oficiales en los que puedes quedarte en casa sin trabajar. A veces se conceden días flotantes además de una lista fija de vacaciones de la empresa. Puede utilizarlos para celebrar los días festivos de su elección, pero a menudo pueden tomarse cuando lo desee con la aprobación.
Los días personales son otra categoría de tiempo libre que se concede a algunos empleados. Tradicionalmente se pueden utilizar para vacaciones, enfermedad u otras razones «personales». El término también puede usarse para referirse a los días tomados de un banco de tiempo libre, como los que reciben los empleados con una política de PTO (tiempo libre remunerado): un número fijo de días libres con paga para el año, a menudo incluyendo la enfermedad.
Los días de bonificación son días libres adicionales que puede ganar por una variedad de razones. Tal vez su empresa dio a todo el mundo un día libre como bonificación por el lanzamiento de un nuevo producto o por alcanzar un hito de la empresa o simplemente por las vacaciones. En el caso de los trabajadores asalariados exentos que no tienen derecho legalmente a cobrar las horas extraordinarias (a diferencia de los que trabajan por horas o no están exentos), los días extra pagados pueden ganarse en función de la política oficial de la empresa o del equipo. Por ejemplo, a cambio de viajar durante un fin de semana o de trabajar largas tardes durante un evento de la empresa, PUEDE que se le conceda un tiempo libre extra. Las reglas varían mucho, así que investigue cómo maneja su empleador al personal asalariado que debe trabajar fuera del horario normal.
No hace falta decir que debe hacer un seguimiento de cada categoría de días libres pagados, ya que valen tanto dinero como los días de vacaciones normales. Pregúntese cómo se sentiría si perdiera un día libre extra o un tiempo libre en lugar de otro ganado por volar a una conferencia en domingo. Eso podrían ser más de 8 horas de su tiempo que nunca serán compensadas.
Google Docs al rescate de las vacaciones
Ya no necesita comprar una copia de Microsoft Excel™ para tener acceso a las hojas de cálculo en su ordenador. Después de usar Excel durante años en la escuela y en el trabajo, fue difícil abandonarlo en favor de una solución de software en la nube gratuita (y casi tan buena). Google Docs y Sheets es tu alternativa gratuita para escribir y editar documentos y hojas de cálculo, e incluso para crear presentaciones.
Cambiar de Excel a Google Sheets
Para empezar a utilizar Google Sheets, lo único que necesitas es una cuenta de Google que probablemente ya tengas. Si utilizas Gmail para el correo electrónico o has configurado una cuenta de YouTube, por ejemplo, ya tienes una cuenta de Google con todas las funciones (un solo inicio de sesión para todo) que viene con Docs y Sheets de forma gratuita. Sólo tienes que ir a tu Google Drive para ver tu carpeta de almacenamiento de documentos en línea donde se guardan los elementos en la nube. Así, no solo podrás utilizar un potente procesador de textos y una hoja de cálculo sin necesidad de instalar ningún software, sino que también obtendrás una copia de seguridad automática de los documentos en tu espacio seguro en los servidores globales de Google.
Para acceder a estas funciones, ve a tu Google Drive y accede con tu nombre de usuario y contraseña personales de Google o crea una nueva cuenta utilizando tu dirección de correo electrónico principal de Yahoo o Apple, por ejemplo. Si haces clic en el colorido botón «Nuevo», podrás seleccionar el tipo de archivo que quieres añadir a tu unidad. Selecciona un documento u hoja en blanco o una plantilla y recuerda moverlo a una carpeta con nombre para organizarlo.
Plantilla de seguimiento de días de vacaciones
Las plantillas son una de las características más potentes de las aplicaciones Google Docs y Hojas de cálculo. Al igual que con Microsoft Office™, puedes reutilizar plantillas para manejar tareas específicas y repetitivas. Por ejemplo, si tienes un formulario de evaluación de empleados, puedes convertirlo en una plantilla para utilizarlo como punto de partida una y otra vez. De este modo, todos los formularios de evaluación seguirán el mismo formato de datos. Hay plantillas gratuitas, populares y premium para todo tipo de usos, desde la redacción de propuestas hasta la planificación de proyectos, pasando por la elaboración de presupuestos o las tarjetas de felicitación de las fiestas.
Por suerte para las personas que valoran tomarse todas las vacaciones, VacationCounts ya ha creado una plantilla que facilita el seguimiento del tiempo libre. No se encontrará con una serie de filas y columnas en blanco, preguntándose por dónde empezar a escribir y cómo generar fórmulas, gráficos y cálculos de tiempo libre.
Paso 1: Navegue a la página del Rastreador de días de vacaciones en VacationCounts para obtener instrucciones sobre cómo hacer una copia personal para su propio uso. La plantilla del Rastreador de Días de Vacaciones ya está configurada para permitirle introducir:
- Cuentas de Tiempo Libre
- Días Festivos de la Empresa
- Días Flotantes y Días Personales
- Bonificaciones o Días Libres en Lugar
- Vacaciones que Usted Toma
No sólo eso, sino que calculará las estadísticas vitales de tiempo libre y las graficará visualmente. Podrás ver en un instante cuántos días libres de cada categoría te quedan y luego desglosar tu lista de vacaciones desglosada para planificarlas. Aquí tienes unas capturas de pantalla para que puedas visualizar las hojas de seguimiento de vacaciones, las columnas, los gráficos y las filas de datos de tiempo libre.
Paso 2: Después de introducir los números de sus vacaciones, su tarea es listar cada una de las vacaciones que toma o que va a tomar en el futuro junto con cuántos días de PTO por categoría ha asignado a cada una. Esto se puede utilizar para viajes de una semana o de dos semanas, así como para escapadas de fin de semana largo y de vacaciones. Cada vez que te tomes un día libre pagado en el trabajo, harás un seguimiento electrónico en una fila (partida) de la hoja de cálculo para estar siempre al día.
No sólo puede utilizar nuestra plantilla de seguimiento de vacaciones para asegurarse de que su tiempo libre acumulado y su uso son precisos, sino que también tendrá un registro de todos los viajes que ha realizado ese año.
Toma más vacaciones midiendo tu tiempo libre ganado
Tómate el objetivo de tomar tantas vacaciones como sea posible cada año. Recuerde que unas vacaciones pueden durar tan solo unas horas o un día. Cuando eliges tomarte un tiempo libre del trabajo y de la vida para hacer algo que te hace feliz y te llena, sin duda estás de vacaciones. Con esta hoja de cálculo de seguimiento de días de vacaciones alojada en Google Docs, tendrás un control total de tu asignación y uso mes a mes. Haga una copia de la plantilla hoy mismo para rastrear, planificar, documentar y aprovechar al máximo todas las vacaciones año tras año.
Guía del usuario de la plantilla de seguimiento de días de vacaciones
Visite nuestra página de producto de la plantilla de hoja de cálculo de seguimiento de días de vacaciones para ver las instrucciones detalladas sobre cómo acceder (no hay necesidad de descargar ningún archivo) y empezar a utilizar su hoja de cálculo de seguimiento de beneficios de tiempo libre. La plantilla es de uso absolutamente gratuito y se te pedirá que hagas una copia privada cuando la abras, siempre y cuando estés conectado a tu cuenta de Google. Haz tantas copias como desees para hacer un seguimiento de los días de vacaciones del año natural. Comparte tu amor por las vacaciones compartiendo la plantilla con tu familia, amigos y compañeros de trabajo.
Paso 3: Tu propia copia personal (privada) de tu Rastreador de Días de Vacaciones aparecerá en tu Google Drive seguro en una carpeta de tu elección. Te recomendamos que le cambies el nombre, le pongas una estrella y la marqueses para que puedas acceder rápidamente a ella en cualquier momento tanto desde tu ordenador como desde tu smartphone. Descárgate Google Drive y las aplicaciones relacionadas en la tienda de Android o iPhone para jugar con ella en el móvil.
Llevar el control de tu tiempo libre remunerado y tus vacaciones cada año es tan fácil como 1-2-3. Añada sus comentarios a continuación o en nuestra página de comentarios del Rastreador de Días de Vacaciones con sugerencias para hacerlo aún mejor.
Nuevo: VacationCounts the Web App
Después de lanzar el archivo de plantilla del Rastreador de Días de Vacaciones para Google Sheets durante años (con miles de descargas), la espera finalmente ha terminado. Ahora puede utilizar una aplicación web dedicada para controlar, asignar y medir su tiempo libre remunerado y su calendario de vacaciones. La hoja de cálculo de seguimiento de las vacaciones ya no es necesaria una vez que se actualiza a la aplicación, que también es gratuita. Pruébala y envía tus comentarios para mejorarla aún más.
Además, puedes utilizar la app de Recuentos de Vacaciones para hacer una lista de todas tus vacaciones pasadas (nombres, fechas, lugares, enlaces, notas de viaje, hashtags de viaje) y visualizar tus logros de viaje. Pruébela: es gratuita y funciona igualmente bien en el ordenador y en el móvil sin necesidad de instalación.
Aprenda más: Página de características y beneficios de VacationCounts App