Come tracciare le tue ferie e le tue ferie con un foglio elettronico

Quiz sulle ferie… Sai quanti giorni di ferie hai preso e quanti te ne restano quest’anno? Guadagnerai giorni di bonus per aver lavorato nei fine settimana, viaggi di lavoro o ore di straordinario? Avete ferie fluttuanti o giorni personali da tracciare? Che ne dici di documentare le ferie pagate dall’azienda o le chiusure forzate?

Impara come creare un foglio di calcolo sicuro e privato per memorizzare tutti i numeri dei tuoi benefici per il tempo libero e l’assegnazione delle ferie per l’anno solare.

Il tempo libero è denaro, quindi non perdere il conto di quanti giorni di ferie pagate hai guadagnato e preso al tuo lavoro ogni anno.

Il tempo libero retribuito dal lavoro è uno dei tuoi più preziosi benefici lavorativi. Invece di fare affidamento sulla tua busta paga o cercare di calcolarlo a mano, usa un foglio di calcolo per memorizzare tutti i dettagli. Puoi creare il tuo in Excel, OpenOffice, o Google Sheets™ per catalogare i tuoi giorni di ferie. Per una soluzione immediata usa il modello gratuito di foglio di calcolo Vacation Days Tracker che è già impostato per documentare e misurare ogni categoria di tempo libero.

Continua a leggere per sapere perché documentare i tuoi giorni di ferie è essenziale per raggiungere il tuo equilibrio vita-lavoro e gli obiettivi di vacanza.

Ti fidi del tuo numero di ferie sulla busta paga?

Starai pensando, perché tenere traccia del tuo numero di ferie se la tua busta paga o il tuo prospetto paga già lo includono. Chiedetevi quanto siete sicuri della sua accuratezza. La tua busta paga è spesso stampata da un fornitore esterno di servizi di paghe e potrebbe non essere sempre aggiornata. Anche gli errori capitano.

Il tuo portale sicuro per i dipendenti HR può anche elencare le ore o i giorni di ferie maturati e utilizzati. Tuttavia manca la capacità di prendere note private su come si prevede di utilizzare il tempo libero in modo da poter pianificare in anticipo. Non si tratta solo di tracciare accuratamente il tuo tempo libero. Volete anche ottimizzare il modo in cui richiedete i giorni liberi e sfruttate le vacanze aziendali ogni mese dell’anno.

Nello stesso modo in cui (dovreste) verificare che il vostro stipendio e le detrazioni siano corrette ogni periodo di paga, dovreste anche assicurarvi che i numeri delle vostre ferie pagate siano accurati al 100%. Naturalmente, se trovate una discrepanza sulla vostra busta paga, segnalatela subito. Ricordate che la parola chiave in “tempo libero pagato” o PTO è “pagato”. Avete guadagnato questo tempo libero lavorando un certo numero di settimane al vostro lavoro. Sareste d’accordo se il vostro stipendio o bonus fosse sbagliato? Lo stesso occhio prudente dovrebbe essere usato per esaminare quanti giorni di ferie (e frazioni di giorno) ti sono dovuti.

Perché tenere traccia dei tuoi giorni di ferie dal lavoro

Tenere traccia di ogni giorno di ferie è essenziale se ti interessa essere pagato per ogni ora di tempo libero che hai guadagnato. Prendi l’abitudine di documentare non solo quante ore o giorni hai maturato, ma anche come e quando sono stati utilizzati. Come minimo usate un calendario online per segnare l’uso dei giorni di ferie, anche se un foglio di calcolo offre chiari vantaggi.

Siate consapevoli che a volte capitano degli errori sulla vostra busta paga, quindi impostate un promemoria per rivederla ogni periodo di paga. Quando individuate un’imprecisione sulla vostra busta paga avrete la prova da presentare allo staff del libro paga per farla correggere prontamente. E altrettanto importante, tenendo sotto controllo i tuoi giorni di ferie rimanenti, non ti permetterai mai di perdere un giorno di paga senza lavorare perché non sei riuscito a usarli.

Non sacrificare nemmeno 1 giorno di ferie

È un peccato che abbiamo bisogno di sondaggi per ricordarci il numero sbalorditivo di giorni di ferie che i lavoratori americani perdono ogni anno. Milioni! Secondo la CNBC, un record di 169 milioni di giorni sono stati persi dai lavoratori americani nel 2013. Questo totale è aumentato drammaticamente a 212 milioni nel 2017 secondo Project: Time Off. Se solo potessero essere donati alle persone che sono prive di ferie con meno di 2 settimane di ferie all’anno.

Sapevate che c’è una vacanza Plan For Vacation?
Segnate il vostro calendario a gennaio per consultare i vostri benefici di tempo libero pagato e pianificare il vostro calendario di ferie per l’anno. Scopri come questa “vacanza” ricorda agli americani di viaggiare di più negli USA.

I tuoi giorni di vacanza sono una parte essenziale del tuo pacchetto di compensazione globale. Non sei solo pagato in dollari e centesimi. Sei anche pagato in benefici preziosi come l’assicurazione sanitaria, i buoni per il pendolarismo, l’adeguamento del conto pensionistico 401K, i piani di partecipazione agli utili. Fate i conti con la vostra paga giornaliera per ricordare a voi stessi quanto vale ogni giorno di vacanza per voi finanziariamente.

Sia che teniate traccia delle vostre ore di vacanza, dei giorni o dei guadagni monetari, la chiave è tenerne traccia a partire da ora. Questo è l’unico modo per essere sicuri che state sfruttando appieno questo beneficio della vita lavorativa. Non aspettatevi che il vostro dipartimento delle risorse umane vi ricordi di prendere i vostri giorni di vacanza durante l’anno (anche se alcuni lo fanno). Forse alla fine dell’anno riceverai un promemoria sui giorni di ferie rimanenti e sulla tua politica “use-it-or-lose-it”, ma potrebbe essere troppo tardi per usarli come desideri. Inoltre, a quel punto, se ci sono delle discrepanze nei numeri, avrai poco tempo prezioso per correggerle.

Che mi dici del monitoraggio delle vacanze, dei giorni variabili e dei giorni di bonus?

Oltre ai giorni di ferie pagate, non dimenticare di pensare a questi altri giorni liberi che ti vengono concessi e guadagnati legalmente ogni anno secondo il tuo contratto di lavoro. Avete sicuramente almeno qualche giorno festivo ufficiale in cui potete stare a casa dal lavoro. I giorni fluttuanti sono a volte concessi in aggiunta a un elenco fisso di festività aziendali. Puoi usarli per celebrare feste di tua scelta, ma spesso possono essere presi quando vuoi con l’approvazione.

I giorni personali sono un’altra categoria di tempo libero che viene concessa ad alcuni dipendenti. Tradizionalmente possono essere usati per ferie, malattia o altri motivi “personali”. Il termine può anche essere usato per riferirsi a giorni presi da una banca del tempo libero, come quelli ricevuti dai dipendenti con una politica di PTO (ferie pagate) – un numero fisso di giorni liberi con retribuzione per l’anno, spesso includendo la malattia.

I giorni di bonus sono giorni extra di ferie che si possono guadagnare per una varietà di motivi. Forse la vostra azienda ha dato a tutti un giorno libero come bonus per il lancio di un nuovo prodotto o il raggiungimento di una pietra miliare aziendale o semplicemente per le vacanze. Per i lavoratori stipendiati esenti che non hanno legalmente diritto al pagamento degli straordinari (a differenza dei lavoratori a ore o non esenti), i giorni extra pagati possono essere guadagnati in base alla politica ufficiale dell’azienda o della squadra non ufficiale. Per esempio, in cambio di un viaggio nel fine settimana o di un lungo lavoro serale durante un evento aziendale, potresti ricevere un bonus di tempo libero. Le regole variano molto, quindi cercate come il vostro datore di lavoro gestisce il personale stipendiato che deve lavorare al di fuori dell’orario normale.

Va da sé che dovreste tenere traccia di ogni categoria di giorni di ferie pagate, perché valgono tanto quanto i normali giorni di vacanza. Chiedetevi come vi sentireste se perdeste un giorno di bonus o di ferie guadagnate volando a una conferenza di domenica? Potrebbero essere più di 8 ore del tuo tempo che non saranno mai compensate.

Google Docs al salvataggio delle vacanze

Non è più necessario acquistare una copia di Microsoft Excel™ per avere accesso ai fogli di calcolo sul tuo computer. Dopo aver usato Excel per anni a scuola e sul lavoro, è stato difficile rinunciarvi in favore di una soluzione software cloud gratuita (e per lo più altrettanto buona). Google Docs and Sheets è la tua alternativa gratuita per scrivere e modificare documenti e fogli di calcolo e anche per creare presentazioni.

Passa da Excel a Google Sheets

Per iniziare a usare Google Sheets, tutto ciò di cui hai bisogno è un account Google che molto probabilmente hai già. Se usi Gmail per la posta elettronica o hai impostato un account YouTube per esempio, hai già un account Google completo (un login per tutti) che viene fornito con Docs e Sheets gratuitamente. Basta andare al tuo Google Drive per visualizzare la tua cartella di archiviazione dei documenti online dove gli elementi sono memorizzati nel cloud. Così non solo puoi usare un potente elaboratore di testi e un foglio di calcolo senza installare alcun software, ma ottieni anche il backup automatico dei documenti nel tuo spazio sicuro sui server globali di Google.

Per accedere a queste funzioni, vai al tuo Google Drive e fai il login con il tuo nome utente e password personali di Google o crea un nuovo account usando il tuo indirizzo email principale di Yahoo o Apple, per esempio. Facendo clic sul pulsante colorato “Nuovo” è possibile selezionare il tipo di file da aggiungere al vostro drive. Seleziona un documento o un foglio vuoto o un modello e ricordati di spostarlo in una cartella con nome per scopi organizzativi.

Vacation Days Tracker Template

I modelli sono una delle caratteristiche più potenti delle applicazioni Google Docs e Spreadsheets. Proprio come con Microsoft Office™, è possibile riutilizzare i modelli per gestire compiti specifici e ripetitivi. Per esempio, se avete un modulo di valutazione dei dipendenti, può essere trasformato in un modello da utilizzare come punto di partenza più volte. In questo modo tutti i moduli di valutazione seguiranno lo stesso formato di dati. Ci sono modelli gratuiti, popolari e premium disponibili per tutti i tipi di utilizzo, dalla scrittura di proposte alla pianificazione di progetti, alla stesura di budget, ai biglietti d’auguri per le vacanze.

Per fortuna per le persone che apprezzano prendere tutte le loro ferie, VacationCounts ha già costruito un modello che rende semplice tracciare il vostro tempo libero. Non ti troverai di fronte a una serie di righe e colonne vuote, chiedendoti da dove iniziare a digitare e come generare formule, grafici e calcoli sul tempo libero.

Step 1: Naviga alla pagina Vacation Days Tracker su VacationCounts per ottenere istruzioni su come fare una copia personale per il tuo uso personale. Il modello Vacation Days Tracker è già configurato per permettervi di inserire:

• Time Off Counts
• Festività aziendali
• Giorni fluttuanti e personali
• Bonus o Giorni di ferie in sostituzione
• Vacanze che prendete

Non solo, calcolerà le statistiche vitali delle ferie e le rappresenterà in un grafico. Sarete in grado di vedere in un istante quanti giorni di ferie in ogni categoria vi sono rimasti, e quindi di accedere alla vostra lista di ferie dettagliate per pianificare in anticipo. Qui ci sono alcune schermate in modo da poter visualizzare i fogli di monitoraggio delle ferie, le colonne, i grafici e le righe di dati sulle ferie.

Step 2: Dopo aver inserito i numeri delle tue vacanze, il tuo compito è quello di elencare ogni vacanza che fai o farai in futuro insieme a quanti giorni PTO per categoria hai assegnato a ciascuno. Questo può essere usato per i viaggi di una settimana o di 2 settimane, così come per i weekend lunghi e le vacanze. Ogni volta che prendete un giorno di ferie pagato dal lavoro, lo traccerete elettronicamente su una riga (line-item) nel foglio di calcolo in modo da essere sempre aggiornati.

Non solo puoi usare il nostro modello di monitoraggio delle vacanze per assicurarti che il tuo tempo libero sia accurato, ma avrai anche una registrazione di ogni viaggio che hai fatto quell’anno.

Fai più vacanze misurando il tuo tempo libero guadagnato

Fai il tuo obiettivo di prendere più vacanze possibili ogni anno. Ricorda che una vacanza può durare poche ore o solo un giorno. Quando scegli di prendere del tempo libero dal lavoro e dalla vita per fare qualcosa che ti rende felice e soddisfatto, sei certamente in vacanza. Con questo foglio di calcolo Vacation Days Tracker ospitato da Google Docs, avrai il pieno controllo della tua assegnazione e utilizzo mese per mese. Fai una copia del modello oggi per tracciare, pianificare, documentare e sfruttare al meglio ogni vacanza anno dopo anno.

Guida per l’utente di Vacation Days Tracker Template

Visita la nostra pagina del prodotto Vacation Days Tracker Spreadsheet Template per visualizzare le istruzioni dettagliate su come accedere (non c’è bisogno di scaricare alcun file) e iniziare a utilizzare il tuo foglio di calcolo per tracciare i benefici del tempo libero. Il modello è assolutamente gratuito da usare e ti verrà richiesto di fare una copia privata quando lo aprirai, purché tu abbia effettuato l’accesso al tuo account Google. Fai tutte le copie che vuoi per tracciare i giorni di vacanza dell’anno solare. Condividi il tuo amore per le vacanze condividendo il modello con la famiglia, gli amici e i colleghi di lavoro.

Step 3: La tua copia personale (privata) del tuo Vacation Days Tracker apparirà nel tuo Google Drive sicuro in una cartella di tua scelta. Ti raccomandiamo di rinominarla e di metterle un asterisco e un segnalibro in modo che tu possa accedervi rapidamente in qualsiasi momento sia dal tuo computer che dal tuo smartphone. Scarica Google Drive e le relative applicazioni dallo store di Android o iPhone per giocarci sul cellulare.

Tenere traccia delle tue ferie pagate e delle vacanze ogni anno è facile come 1-2-3. Aggiungi i tuoi commenti qui sotto o al nostro feedback dalla pagina del prodotto Vacation Days Tracker con suggerimenti su come renderlo ancora migliore.

Nuovo: VacationCounts the Web App

Dopo aver rilasciato per anni il file modello del Vacation Days Tracker per Google Sheets (con migliaia di download), l’attesa è finalmente finita. Ora puoi usare una web app dedicata per tracciare, assegnare e misurare il tuo tempo libero pagato e il calendario delle vacanze. Il foglio di calcolo per il monitoraggio delle vacanze non è più necessario una volta che si passa all’app, che è anche gratuita. Provala e invia un feedback per renderla ancora migliore.

Inoltre puoi usare l’app VacationCounts per fare una lista di tutte le tue vacanze passate (nomi, date, luoghi, link, note di viaggio, hashtag di viaggio) e visualizzare i tuoi risultati di viaggio. Provala – è gratuita e funziona ugualmente bene su desktop e mobile senza necessità di installazione.

Per saperne di più: VacationCounts App pagina delle caratteristiche e dei benefici